一、基建档案管理存在的问题和不足
（一）基建项目资料较难以收集齐全完整
一个工程从计划、招标到开工、验收等整个过程完成牵扯方方面面。周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点使得基建档案较为多样和复杂。如果施工单位资质齐全还能够较为负责和完整的收集整理材料，如果是资质较差的施工单位就会出现问题。尤其涉及到经济利益等原因，施工方因故拖、缓，就容易造成技术文件资料处在分散、损坏、丢失等状态。
（二）快速发展的基建工程项目，对传统的基建档案管理模式提出了挑战
一方面，许多学校基于人员配置等原因，档案馆专业基建档案管理人员不能对基建工程从开始到结束实行档案归档工作全程的监督、检查和指导。另一方面，虽然很多高校在基建负责部门配备了兼职档案员，但在其本职工作比较忙的时候，对基建档案就会无暇顾及，直接影响了基建档案的收集和整理。
（三）基建档案管理意识不强，对档案保护工作缺乏应有的重视
基建部门出于方便工作的考虑，有些基建文件材料会保留在本部门，不移交档案馆。有些具有凭证作用、法律效力的关键文件是复印件，或者签字、盖章不全而失去作用。基建部门的工作人员往往是重建设而缺乏对档案资料的保护意识和经验，而档案馆专业人员却缺乏工程建设知识，不熟悉基建项目流程，不能参与到档案材料的收集整理过程中。由于工作机制及管理制度落后的制约，双方各有所长却不能互通有无，进而影响了材料的收集和归档工作。
（四）利用水平不高
由于基建档案是维修、改造和扩建的重要依据，因此在一定的时间段内，基建图纸等材料必然会大量的查档使用。由于图纸材料材质的原因，在长期的查档过程中必然会造成图纸的磨损和损坏，从而造成了永久的损失。随着档案管理现代化进程的加速，无论是管理理念还是控制手段都有所改善。但是由于高校在硬件设施的投入和档案人员素质及基建图纸不易数字化等原因的限制，使得基建图纸档案的管理还比较落后，直接限制了图纸资源的保管和利用水平。
二、基建档案管理的对策
（一）完善基建档案管理制度，完善基建档案收集工作流程是做好基建工程档案归档的关键
结合本校工作实际，制定出一套切实可行的规章制度，将基建档案工作纳入到基建日常管理工作中，使档案工作做到“有法可依”，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提。由于基建项目参与单位多，周期长，因此只有在制度中明确各方责任才能使基建档案的前期收集整理工作更加顺利有序。
（二）把档案服务方式从传统的被动服务变为主动地跟踪服务，将封闭式服务转化为开放式服务
一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，因此在工程建设初期，档案部门首先要对相关部门和人员开展宣传教育和培训工作，提高档案意识。更要及早地争取各相关部门和领导的重视和支持，建立档案工作领导责任制，将基建档案工作纳入议事日程，对工程档案集中统一管理[3]。这样才能做为日后档案收集的有力保证。
（三）要引领基建档案管理向系统化、科学化、现代化方向迈进，最重要的是提高基建档案管理人员的专业素质和科学知识
现代的档案管理方式要求专业档案人员不断增加自己各种学习的机会，拓展知识面，优化知识结构，将合理的、有效的科学管理方式引进过来。另外，因为工作关系，同时还要做好兼职档案员的业务培训工作，只有不断加强他们的档案业务能力，才能确保归档资料的合理、准确和完整并符合归档要求。
（四）文档电子化是信息时代发展的必由之路，也是高校档案向信息化管理的必然趋势
传统的档案管理方式不仅费时而且查找、利用效率低下。因此在现代档案管理工作建设中，应进一步加快档案设施、设备更新的步伐，利用数据库技术和多媒体技术将基建档案电子化，并建立数据管理系统和资源体系，提高档案管理效率和利用效果。只有这样，才能将档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，才能使档案管理更加地科学有效，才能使基建档案的管理水平更进一层。
基建工程档案是学校的宝贵财富，也是档案管理和基建工程项目管理的重要组成部分。保管好、利用好基建档案要本着对历史负责，为未来负责的态度，爱岗敬业，踏踏实实地做好基建档案管理工作，把好质量关并不断地提高业务水平和服务质量，使之能更好地为学校发展服务。
作者：赵东来 单位：东北电力大学档案馆
