一、规范设备管理流程、明确设备管理部门职责
从设备仪器的整个生命周期来看，大致需经历前期方案设计、设备选型、论证、询价洽谈和招投标、确定供货方并签署合同和技术协议、开箱验收、安装调试、测试验收、运行维护等各个流程和环节。整个生命周期历经的时间较长，需要办理的程序很多，每个程序由哪个部门来承担，怎样办理，会产生哪些需要归档的文件，这些归档文件由谁来负责归档等等，都必须要规范、明确，这样项目负责人在设备实施的过程中才能了解和明白该执行哪些程序，才能大大提高工作效率，提升设备档案的归档率和有效性。从实际工作各类归档方法的尝试中总结发现，“项目负责人负责制”的归档方式是最有效的。所谓“项目负责人负责制”就是对于设备实施各个阶段产生的全部资料，均由项目负责人来负责归档，这种归档方式从某种程度上来说也符合“成套性”的原则。项目负责人会参与整个项目的实施，每一份设备资料的产生，项目负责人都是知悉的，只有项目负责人对设备实施整个过程中产生的全部资料最熟悉，因此由项目负责人来负责全部文件的归档也是最合适的。
二、设备档案文件材料节点收集
每台设备实施过程均较为漫长，且一般情况下建设单位同时实施的设备有很多台套。作为设备档案管理人员，要保证设备档案文件材料收集的完整性、准确性和系统性，就必须有一套较为便捷、有效的设备档案管理办法。
1.抓主要节点设备实施过程中一般会经历设计评审、合同评审、合同验收会等几个主要节点，设备档案管理人员可以通过参与这几个节点工作，一方面进行节点资料的收集和质量把关，另一方面也可以了解设备实施的进展情况。
2.抓关键节点无论是外购标准设备还是定制非标设备，所有的设备均会产生合同或技术协议，设备档案管理人员在参加合同审查时，应该严把合同关，对每一份合同要求设立专门的“技术资料要求”条款，明确乙方需要提交的文件材料清单、份数及介质等要求。这样既避免了后期相互扯皮推诿现象的发生，又从一固定资产投资项目定程度上保证了设备档案的完整性。
3.严守合同验收关设备合同验收会是合同执行的最后一个阶段，所以一定要严格把守。退一步说，单位内部产生的文件有不合要求的地方，后期还是有整改到位的余地，但是对于乙方单位需提供的资料，如果不在合同验收会上把握住，合同款付出去了，就失去了主动权。因此，设备档案管理人员在参加合同验收会时，对提交的资料一定要严格审查，对于不合格、不齐全的资料，必须在补齐、整改完备直至符合归档要求后，方可在合同验收表上签字。
三、设备档案档号编制规则不同
行业和单位对案卷的编号方法存在较大的差异，但其中的原理和规则是相通的。按照《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》(科工办[2007]161号)的要求，经过不断的工作实践和探讨，为便于保管和提供利用，同时结合项目规划部门的意见，我们制定了一套固定资产投资项目设备档案档号编制规则。举例说明如下。一级类目用H表示设备仪器档案；二、三级类目用17表示试验设备档案；XXX表示某总项目代号；S01表示总项目下子项目设备代号；03表示子项目下第三单台套设备；01表示第三台套设备的第一卷；13是整个总项目的大流水号。对于总项目下子项目较多的项目，上述编号的优势非常明显。首先，此种编号方式从形式上固定了设备档案的编号，使得各项目设备档案编号一致性得到了保证；其次，避免了以前多级使用数字和“•”的混乱状态，最重要的是，此种编号方式是对应初步设计批复的设备台套来编制的，能够快速定位到初步设计上的台套设备，方便了规划部门的查询以及项目的财务审计工作，而且大流水号的设定为后期设备档案的查阅提供了很大的方便，档案人员只需要检索出大流水号就能到库房快速定位到此卷档案，方便快捷，调卷、插卷效率大大提高。
四、设备档案管理的几点心得
笔者在日常工作实践的摸索中总结出了对设备档案管理的一些心得体会。
1.我们所面对的实际工作以及具体情况是千变万化的，因此针对实际问题及时进行各部门之间的沟通、协调就成为必不可少的重要补充和润滑剂。为了保证文件材料及时归档，及时解决文件材料归档过程中的各种具体问题，设备档案管理部门可采取开会集中协调、面对面交流、电话沟通等多种方式与各相关部门进行及时沟通协调，相互配合，确保文件材料归档的完整、准确、及时、有效。
2.在进行设备档案信息录入时，将外文资料的中文名称一并录入，并且在外文资料的封面写明中文译文，便于查阅者能及时、便捷地查询到所需的资料。
3.对于设备档案的管理，一定要抓住设备的合同和技术协议，这样就抓住了整个活动过程控制的关键点，就可以起到举重若轻、事半功倍的效果。
4.当单位实施项目较多时，制定“催办单”不失为一种有效的方法。在合同审查时，根据合同和技术协议把此合同相关的所有需要归档的文件材料以催办单的形式下发给主办人；等合同验收时，以催办单来进行文件材料验收。这样就避免了设备档案管理人员重复审查(如合同审查、合同验收审查)的情况，节约了时间和精力，也保证了设备档案的完整性。
5.在设备实施过程中各相关部门一定要重视文件材料的收集归档，只要给予足够重视，就一定会做好归档工作。
6.随着科学技术的发展，电子文件被广泛使用，设备的使用说明书等重要文件经常是乙方只提供电子光盘，而电子光盘形式的说明书在现场使用很不方便，打印出来量太大，更何况在保密要求越来越严格的大环境下，电子光盘的使用手续越来越繁琐，因此项目负责人在起草合同时，要从合同上约定乙方一定要提供纸质版资料，并明确提供资料的介质和份数。任何管理方法都不可能做到尽善尽美，我们必须从项目档案管理的目的和实质出发，结合本单位自身的工作实际，在兼顾合理性和便捷性的基础上，不断更新完善，选择较为可行的设备档案管理方法，以适应不断变化的外部环境要求。
作者：岳江君 殷欣 单位：中国船舶重工集团公司第七○二研究所
