要建立完善的档案管理机制，就必须首先重视和研究档案管理人员的心理行为问题。人是社会的主体，是最基本的生产力，也是档案管理工作的主体。将管理心理学应用到档案管理中，能够最大程度的调动工作人员的积极性与主动性，对于建设一支有社会主义精神文明的档案工作队伍，提高管理人员素质和工作效率，实现档案管理的科学化与现代化，落实科学发展观，具有重要意义。
一、目前档案管理工作中存在问题
档案管理人员由于其工作性质枯燥、繁琐的原因，一般都会有职业倦怠症的心理问题。其主要表现为：一是对档案管理工作热情不高，情绪低落、烦躁易怒，对周围的任何事呈现漠不关心的状态；二是在工作态度上，工作责任感消失，经常出现一些错误，对工作敷衍了事；三是对自己和工作岗位的评价不断降低，对前途感到迷茫。据笔者分析，产生这些问题的原因一是由于档案管理工作各个工作环节的规则化较为严重，而且长期与资料、电脑打交道，重复性强、没有新鲜感；二是外界对于档案管理工作的评价较少，使工作人员失去外界评价对其的督促力；三是理论上对档案管理的过高期待与管理工作现状之间的巨大差距，也会挫伤工作人员的工作积极性，从而使工作人员对档案事业的发展失去信心，进而影响档案管理工作。
二、管理心理学在档案管理中的具体运用
(一)运用激励策略
激励是管理心理学的核心要素，所谓激励主要是指激发人的动机，使人可以有一种内在动力，促使人想着所期望的目标前进的心理活动过程，也可以说激励就是吊顶人的积极性的过程。美国哈弗大学的心理学家威廉·詹姆士在《行为管理学》一书中表述在对员工的激励研究中发现，俺是记仇的员工只能发挥其能力的20%——30%，而如果受到充分的激励的员工他的工作能力可以达到80%——90%。因此，正确运用激励措施，能够使档案工作人员充分发挥其自身的技能，将以往的消极一扫而光，转向积极的工作态度，保持工作的高效率。激励的方式主要有内在和外在两种：所谓外在激励，就是人们所说的福利、晋升、表扬、嘉奖、认可等等；内在激励包括组织工作人员学习新的知识和新的技能，增强工作人员的责任感、胜利感、光荣感以及成就感等等。通过内外激励，激发档案管理人员的积极性和主动性，从而提高工作人员的档案管理水平和工作效率。
(二)注重个性差异管理
在工作中要注意工作人员的个性差异，发挥个人特长的心理需要，注意心理品质和专业工作相适应。在人员任用上要重视官员的能力类型，坚持贯彻各取所长，发挥每个人优势的原则，使档案管理工作人员得到合理使用。档案管理人员通过长时间的学习和工作都会形成各自的专长，并希望能够使自己这种特长得到发挥与使用。一个人如果能够在自己的工作岗位上得以施展自己的才华，就会产生一种自我满足的体验，反之就会产生压抑烦闷的情绪，从而影响工作。抱负水准较高的的档案管理人员往往都会有十分强烈的发挥自己专长的需要。这就要求管理者要对工作人员的个人差异要有所了解，对不同的工作人员实行的不同的管理办法，以扬长避短，充分发挥工作人员的特长的同时能够激发档案工作人员的工作热情，从而提高档案管理的质量。
(三)掌握群体心理规律，提高组织意识
提高档案管理工作人员对档案事业的热爱以及与档案事业同呼吸、共命运的组织意识是提高档案工作人员工作做积极性主动性的根本性措施。可以说，组织意识是档案工作凝聚的“粘结剂”。要是工作人员齐心协力的为档案工作而奋斗，就需要有一种强大的组织意识将大家都集聚在一起，并将这种集体的内聚力转变成提高档案管理工作的动力。可以通过三个方面对组织意识进行培养：一是培养档案管理工作人员的集体意识，即“档案团队意识”，培养工作人员的共同价值观，使每一个档案管理者都有一种工作的自豪感和自信心；二是在档案管理工作人员之间建立起相互信任的关系，在各个成员之间形成一种稳定、坦诚的工作关系；三是在相互信任的基础上，每个工作人员之间建立起相互依赖、密切合作的关系，建立一个休戚与共、求大同存小异的团体意识和团结精神，从而使档案管理部门建设成一个有战斗力的集体。
三、结论
管理心理学在研究方法方面并不是适用于任何问题的解决，它主要是依托心理学以及社会学的研究方法为基础，并与实际的管理工作相结合，根据所遇到的问题不同及情况的差异，采用最相适应的方法，从而使问题的解决有客观的依据。虽然在档案管理中管理心理学并不能代替其工作，但是有了这一理论的指导，结合档案管理自身的特点以及以前的管理经验，不断学习和运用管理心理学的理论和方法，及时总结自身经验，相信一定会成一个符合档案管理规律、适应社会发的要求、具有档案管理特色并在档案管理中发挥巨大作用的管理心理学体系。
