（一）建构科学可行的总体规划
档案管理信息化是提升档案信息服务水平的必由路径。在构架档案管理信息化之总体规划时，应当本着服务于发展方向的战略理念。在研究本身的特点与发展方向的基础上，实施深入研究与科学论证，建构出切合实际的档案管理信息化长期规划与短期计划，构架一个规模比较庞大的网络管理模式，推进档案信息化健康发展的进程。此外，应当关注系统实际运用的效果，注重系统对开展信息服务的目标积极态势，不断突出系统之灵活以及可扩展性，为将来发展留下拓展空间。[2]早在2012年，公园管理中心就下发通知要求中心本部各部室按照《市公园管理中心综合档案管理框架方案》所列明细，收集、整理和移交本部室2010年中心组建以来的各类档案材料。对已建立档案管理库房并实现档案综合管理的公园，须按照《深圳市档案分类方案编制规则》，继续做好本公园2012年度档案整理、归档等工作。同时，按照“先统计数量，后移交归档”的程序，2013年实现公园所有历史档案全部移交中心统一管理。这个档案管理的总体规划，从目前运行结果看，效果非常不错。
（二）构建档案信息网站
互联网遍布世界各地，档案管理自然也应打破传统善于创新，与时俱进。能够结合本单位的实情建构局域网，促成资源共享。档案网络建成后，能够发挥网络自身的优势，快捷完成档案之现代化信息管理与调用。此是档案管理实现信息化的核心目的，并且也是档案数字化的主要标志与手段。在档案信息化建构中，要把档案的管理系统融入到整个管理信息系统之中，构成一体化系统，将本单位各个机构的信息统筹归纳进去，促成资源共享，从而取得档案管理的综合与系统成效。此外，还要选用那些利用有升级与开发能力之档案信息管理系统，此是实现档案管理信息化的一个重要条件之一。只有软件适宜了网络管理的要求，具备完善的检索功能，才能有效发挥电子计算机互联网之优势。
（三）稳步推进信息资源数字化
以往过去的馆藏档案是以纸张、相片、录像与录音等形式为主,使用方式也大多都是借阅、咨询或编辑出版档案史料等，此纸质档案信息资源即便再圆满，可没有实现数字化之前，其还将会埋没于历史的尘埃之下，没有办法促成档案信息资源之共享。实现档案数字化则能够打破传统档案使用之局限，最大限度促成了档案信息资源之共享。在2012年时公园管理中心就要求各公园统计报送的档案包括：（1）文书档案永久、长期档案数量（1998年以前以卷计；1998年以后以件计）；（2）20年以内会计档案数量（1998年以前以件计；1998年以后以盒计）；（3）基建档案数量（以卷计，包括图纸、文本）；（4）各类荣誉、奖杯、奖牌数量；（5）音像档案数量。这些档案信息资源实现数字化重点注重了如下两个方面的工作：一、对现有纸质档案实施数字化手段。对现存的纸质档案实行数字化指的是利用现代数字技术将文字图像转变为数字化模式，主要具有两种形式，一种是文本的录入，一种是图像的录入。此两种工程均需耗费较大的精力，可由于受人、物、财力等的制约，一般状况下优先顾及具备较高存储价值的馆藏档案和特殊馆藏档案及至使用率较高、需求量较大的馆藏档案，并且兼顾档案原件之字迹质量程度，尽力选取字迹比较清楚的档案文件。在具体实施数字化的过程中，应当构架电子文件标准和规范格式，有效保障转变的数字化档案与现行电子文件相一致，从而实现数据共享。二、强化对现行电子文件的收集归档管理。电子文件只是于数字设施及其环境下产生，用数码模式存储在磁带和磁盘以及光盘等载体上，借助计算机等数字设施阅读、处理，并且能够于通信网络上传输的文件。在办公自动化系统逐渐步入公文处理的之平台时，电子文件成为各级职能工作的历史记录。目前电子文件的收集归档成为档案信息数字化的主要组成部分之一。针对目前各档案机构所应用的硬、软件系统的不尽相同及档案建立的数据库类别繁多而导致的电子文件格式的不同，相互之间互不兼容之现象，档案管理机构应当建构严格的电子文件归档机制。做到明晰电子文件的归档范畴、需求、方法，有效保障电子文件的归档率，同时把电子文件归档工作同对归档人的职位考核评聘相挂钩。[3]
（四）做到档案规范、标准化
规范、标准化是实施档案信息化建设的重点内容之一，也是评价档案管理工作信息化水平的主要标志。在实施档案管理信息化过程中，要遵循国家推举使用的信息化管理的标准，结合自身发展的需要和特点来建构内部的管理标准系统，在践行中不断实施完善。对于档案目录数据库来说，应当不仅适宜国家标准，而且有助于方便实际操作。应当对各个建立档案的文件与档案内容、档案项目、数据库结构与格式等制定出统一的要求，此外，还应当对档案数据库管理的软、硬件之文档格式、数据指标等实施统一规范。促成今后电子目录入档案馆后可实现数据之共享，化解因软件的不尽相同而导致的数据没有办法转换抑或不能读取的问题。[4]
（五）提升档案人员的整体素质
档案管理工作愈来愈重要。在新形势下，若搞好档案管理工作，不具备有力的档案管理人才做为基础，以致档案管理人员不具备开拓创新精神和丰富的专业知识和技能，提升与加强档案工作只能是句空话。因此，我们说档案管理工作的成败关键，取决于档案管理人员的整体素质。具体应注重如下三个方面的工作：一、要提升创新力。档案管理是一项科学性、技术性极高的工作，做为一名档案管理者，不能仅仅会基本的操作和基础知识，还有拥有广博的知识，特别是与历史、文秘、目录、计算机相关的知识，并将这些知识和档案管理有机结合起来，融入到管理当中，打开思路，锐意创新，不仅是管理手段，还有管理模式，尽量简化操作流程，提高工作效率，同时，要尽最大努力，充分发挥档案的价值，因为管理只是手段，使用才是真正的目的。二、要提升协调力。在实际工作中档案管理者协调能力大小常常与档案资料的齐全、完整密不可分。特别是做为新成立的公园管理中心，更是如此，如何建立、保存好29个公园的档案，确实需要很好的沟通和协调能力。做好了，可以事半功倍，做不好反而会劳而无功。三、数字化管理能力。信息化技术日新月异，如果不能够跟上时代，只会被社会淘汰。特别是作为一名合格的档案管理者，就更要比普通人拥有更强的学习能力和实践能力，以确保自己在工作和生活当中保持与时代同步，也才能够适应档案管理者这个角色的基本要求。因此，我们应当搞好档案工作网络的建构和档案管理队伍素质的培养以及档案现代化信息资源的开发和利用，实现档案管理的规范、标准、信息化。对档案管理人员，依据其所具备的专业技术能力，分期分批实施各种层次的专业技能培训，聘请档案学专家与具有丰富实践经验的专业人才传输专业知识。定期严格实施专业理论同实践操作方面内容的测验，全面实施专业技能的培训与考核、采取公平竞争、优胜劣汰的举措。实践证明，此也是提升档案管理人员整体素质的有效方法。[5]总之,实现档案管理信息化是一个逐渐加快实施的工程，需要整体布局，实现全面发展。信息化是当代社会发展的方向与必然趋势，档案管理信息化自然也是档案工作发展的方向与必然趋势。新形势下，档案管理工作一定要紧紧围绕时代发展之新的任务及其特点与要求。要具有创新精神，不断推进档案管理工作跨越式发展。此是时代发展的必然需求，也是做好档案管理工作的维护、保管、服务等职能的体现。实践表明，以建构档案信息化做为突破口，有效发挥现代化的档案管理设施的功能，是提升档案管理实现信息化水平的有效途径。
作者：王天霞 单位：深圳市万腾档案用品有限公司
