一、正确认识档案管理信息化的重要性
在档案管理信息化过程中应用信息技术手段，可以将档案的检索和使用进一步改革。在实体档案材料保管的过程中，能够依据实体档案向信息化形式使用为重点进行改革，为档案的使用提供最为便捷的方式，更好的为档案使用者提供优质、高效的服务。在实施信息化档案管理中，档案管理人员要解放思想、锐意改革。同时要不断进行自身信息化技术的学习，掌握相关的计算机知识和网络知识，为档案管理的信息化改革做好精神和物质上的准备工作。档案管理信息化是档案管理人员在新时期遇到的一个大挑战，也对新时期档案管理工作提出了更高的要求。从档案的搜集、归档、保管、检索、应用等几个环节开始实施信息化管理，力争使档案管理的触角向更远处伸展。作为档案管理人员要具有档案资料搜集的意识，拓展档案搜集的途径、提高档案归档的效率，保证搜集到的档案资料完整和准确。这样进行改革后的档案管理工作可以使档案管理系统发挥更大的作用。实施信息化的档案管理可以将传统档案管理的复杂程序精简，可以使档案管理更加规范化和系统化。对于文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案的搜集整理、归档保管全部实施信息化，这样会更方便检索和使用。对于上级部门的检查也是提供了极大的方便，轻轻一按鼠标，一切尽在眼前。并且信息化技术下的档案资料具有长期可读、形象直观的特点，非常适合现代社会发展的需要。
二、构建一个长期有效的信息化档案管理规划
事业单位是我国社会主义体制的一个重要构成部分，对于事业单位的档案管理工作要有一个长期发展的战略规划，并保证这种规划服务于、适合于事业单位发展的长期战略。规划的建立应在大量充分的实践调查基础上进行构建。规划要符合本单位的特点，切合新时期的新形势。经过科学论证后才能制定长远规划、近期目标，并在人员的努力下不断实现预定的目标。构建一个事业单位信息化档案管理的整体框架，形成一个档案管理全覆盖的网络体系，从而快速推动档案管理的科学化、信息化发展的进程。同时，规划建设和网络体系的构建也要具备长期性，具备前瞻性和宏观性，为未来事业单位档案管理预留下相应的发展空
三、构建单位档案资料数据库和网站
利用信息技术手段将事业单位的档案资料进行系统整理规划，组建档案资料的数据库，然后在使用时输入一定的条件因素便可以进行检索和查阅。数据库的建立要方便，内容要完整，特别是要方便检索。建立档案管理的网站，对一些档案信息可以在网上查阅和检索，更加方便使用者的查阅。通过点击相关的链接就可以活得相应的阅读页面，对档案的文字、影音资料等，都可以实现瞬间阅读的效果。随着社会的发展和信息技术的发展，信息化档案内容会逐渐增多，电子文件的存在需要进行电子查阅。对于电子档案资料要及时搜集和整理，这类资料瞬间就可消失，要利用先进的设备进行搜集和保管，以便保证长期可读的效果。在此过程中要充分提高档案管理是事业单位发展一个重要方面的认识，单位要给予一定的财力投入，购置和添置相应的设备，比如计算机、计算机软件、档案管理系统软件等等。而且还要配备懂信息技术的档案管理人员，可以操作设备及软件。建立单位范围内的档案管理网站，将各部门之间的档案搜集整理等工作实现局域网化，在资料的提供和整理上实现资源共享，鼠标一点，本部门和其他部门的档案材料都可以进行阅读和整理，更加方便档案管理工作的开展，减少档案管理人员搜集工作的消耗，从而获得档案管理的综合效益和系统效益。
档案管理信息化建设不是一蹴而就的工作，需要管理者和使用者具备一定的网络技术能力。同时更需要单位管理层面的大力支持。从思想意识、到人员配备再到设备软件的配备都应该整体推进，这样才能保证事业单位档案管理信息化建设工作深入持久地开展，为使用者提供更大的方便。
作者：卢晓卫 单位：承德避暑山庄管理处
