档案系统应具备档案综合管理功能。因为档案有数量大、专业性强、数据杂乱、涉及面广、关节多等问题影响着档案的规整，所以档案系统不仅需要有功能完善、开发周期短、便于接口、跨平台检索等特点要应用在本地上，它还应该同时具备界面友好舒适便捷、严格控制权限、原始性保证、查询简洁高效等性能，从而使现有信息系统内的数据得到充分利用，减少档案著录的人员操作。
1系统功能性需求
（1）根据现有的所有的档案类型，加工整合各类档案信息，建立多门类的档案数据。（2）建立功能齐全的电子档案综合管理信息系统。（3）档案信息收集。（4）档案业务管理。（5）立卷归档功能。（6）档案著录功能。（7）档案统计功能。（8）档案编辑功能。（9）档案鉴定销毁。（10）权限管理。（11）日志管理。（12）档案信息订阅功能。
2系统非功能性需求
（1）遵循的标准和规范。要遵循《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等。
（2）外部界面的具体需求。方便用户操作，布局清晰合理，功能简单明确，注重用户体验是系统界面的最基本的要求，可谓风格统一的功能界面，可使用户触类旁通，使客户在学习应用系统的时候能够做到非常熟练，非常有利于培训的效率提升。
（3）可靠性。由于档案管理的社会化和专业职能性的特点，设计每个劳动者的切身利益，电子档案业务需要处理传输大量的信息从而对系统造成较大的压力，这就需要电子档案管理系统有很高的可靠性，要做到数据的备份的能力和持久化存储及时在意外情况和紧急故障或重负载情况下，系统也会很稳定的不确实数据。
（4）可维护性。国力的不断增强也是人力资源的档案管理不断改进，于是在系统运行的时候也应该根据政策有所调整，所以系统维护技术必须要提升。在现有业务流程基本不变的情况下即可修整。但是由于不同的地区存在各自业务特点，所以系统必须支持用户自主维修。
（5）安全性。人力资源电子信息档案管理系统与劳动者的利益密切相关，也许可能涉及到国家机密与个人隐私，所以系统的安全是非常重要的一个因素。必须要确保系统的数据不会被恶意的篡改和受到非法攻击。为了安全，对于任意的用户不能提供直接访问数据的权利，包括中心城市的用户和系统管理员用户，所有业务数据的请求必须通过应用服务器，确保数据入口的唯一性，确保数据库的安全性。也要在系统中及于其他系统之间的数据传输进行加密，使数据在传输过程即使被获捕也无法篡改。对进入系统的操作用留痕技术保留，加强对合法用的管理。为了防止不可预见的硬件故障，要对数据进行多重的备份。
（6）系统响应的及时性。实时系统也称为面向交易的处理系统是人力资源的电子信息档案管理系统，人员的原始数据可以立即传送到计算中心进行处理，并在很短的时间内给出处理结果是实时系统的基本特征。但是如果系统传输数据或者接收数据非常慢就会影响数据的实时状态，而业务数据的实时状态是不断变化的。所以系统的及时性相应非常重要。
（7）可扩展性。通过硬件扩展的方式满足数据量及用户量增加的需求，保证用户满意水平。当人力资源政策作出调整时，系统要能够迅速通过功能模扩扩展的方式及时帮助用户落实新的政策。
（8）标准化与开放性。人力资源电子信息档案管理系统采用的产品，网络体系结构和通信协议必须符合国家相关的标注、有关部门的专业标准和国际标准，服从国家管理信息系统有关规定。
（9）先进性和成熟性。系统应该综合运用网络技术，现在化的软件技术、多媒体技术等，采用先进的成熟的软件开发技术与工具。
3结语
电子信息档案管理技术的提升必须要结合系统的需求去改进，管理技术要符合一定的科学性、一致性、完整性、共享性、安全性等标准，要确保技术系统的功能性，根据现有的所有的档案类型，加工整合各类档案信息，建立多门类的档案数据，建立功能齐全的电子档案综合管理信息系统，档案信息收集，档案业务管理，立卷归档功能，档案著录功能，档案统计功能，档案编辑功能，档案鉴定销毁，权限管理，日志管理，档案信息订阅功能。系统需要有可靠性，安全性，先进性成熟性等技术特征。这样电子信息档案管理才会更便捷。
作者：崔萌萌 单位：东台市人力资源服务中心劳动人事代理科
