人事档案反映个人的健康情况、政治面貌、品德思想、工作业绩以及业务能力等方面，是企事业单位管理和考察员工的主要依据，与个人工资待遇、社会保障、组织关系等紧密挂钩，是记载个人人生轨迹的重要依据。人事档案管理是将人事档案进行收集、整理、保管，然后提供给单位和个人使用的一种活动，对人力资源管理、开发起着重要的作用。
一、人事档案管理的作用
对于个人来说，无论是学习、就业、深造、出国还是晋升、各种社会保险、离休退休手续办理以及各种证明材料的出具等都离不开档案材料作为重要依据。对于企事业单位而言，人事档案是人才信息最基本、最主要的来源；是全面准确地了解一个人的基本情况、素质能力及工作轨迹，培养选拔人才的重要依据。
二、人事档案管理中存在的问题
（一）对人事档案管理的认识不够，意识淡薄。人们仅仅把人事档案看成记录职工个人的德、能、勤、绩、廉等各方面事件和现实表现的载体，加之人事档案管理工作机密性、封闭性强，与外界相隔离，往往只由单位内部的人事机构来收集、整理、保管和提供利用，来源单一，内容相对简单，使用起来也十分局限。由于一些企业管理档案的意识比较淡薄，不根据要求制定相关制度或者企业管理措施，加上人事档案管理人员有法不依，企业的人事档案随意存放甚至长期无人管理，导致档案丢失，没有及时传递离职人员的人事档案，邮寄档案太随意或者将档案交给员工本人携带等现象。
（二）人事档案管理硬件落后。部分企业单位的人事档案管理管理设施老化，长期得不得改善，没有专门的档案管理库房，办公、阅档、仓库合一，缺乏空调、去湿机等设备。档案管理技术落后，仍停留在过去原始的手工操作阶段，经费投入不足，信息电子化进展慢；管理档案耗费人力、精力和时间，而档案的完整性、准确性、安全性、保密性却难以得到保证。
（三）人事档案管理人员不足、素质偏低、管理薄弱。很多单位配备人事档案管理人员数量少，没有按照国家要求进行基本人员的配置，甚至有兼职管理档案、临时工管理档案的现象。一部分管理人员学历和专业素质低，对档案缺乏责任感，甚至没有经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识，档案材料的归集、整理、归档不及时。个别管理人员在接转、调出、转入、工资、退休时需要查档案，为了各自方便，不严格履行手续按规定办事，叫本人自己提取档案，造成档案造假、销毁、涂改甚至丢失。
（四）人事档案的信息化管理水平不高。大数据时代，计算机电子信息技术快速发展，档案管理朝着信息化方向发展。而在实际管理工作中，由于管理人员不具备高水平的计算机操作能力，不够了解先进的管理系统，给人事档案管理工作的顺利开展造成了一定的阻碍作用；其次便是未能充分利用现代化的技术手段，无法将计算机的功能充分发挥出来；由此造成人事档案管理信息化依旧处于较低的水平。经调查研究，不少用人单位依然采用手工操作的方式来开展人事档案管理工作，大大增加了工作量，有的单位即便安装了相应的电子管理系统，但由于受到系统自身限制，仅能记录员工的个人基本信息，无法收录他们在工作中形成的各种原件；无法体现电子信息管理系统的实用性、快速性等优点，对各项工作的效率也造成了严重影响。
三、人事档案管理问题的解决对策
（一）提高对人事档案管理的重要性认识。人事档案管理逐步从单位、部门走向社会，具有社会化趋势。各级政府和各级人事管理部门，切实加强人事档案工作的领导，规范相关法规政策，定期对人事档案管理工作进行检查和指导，认真解决经费问题，改善档案管理条件，努力推进人事档案管理工作制度化、规范化和科学化建设，提高企事业单位、领导及全社会对人事档案管理工作的重要性认识。
（二）改善档案管理设施，夯实管理基础。企事业单位应该按照国家要求，配备标准的档案用品、微机和空调、防潮、除湿等设备，建立牢固的防火、防盗、防蛀、防光照的专用库房及相关库房设备和安全措施并定期检查，档案库房、阅档室和工作人员办公室应三室分开。
（三）加强管理队伍建设，提高管理人员素质。人事档案管理工作需要各种高学历、高素质的复合型人才，学习掌握计算机操作、网络等新技术，积极学习本专业知识，熟悉各个岗位环节，提高业务技能。此外，档案管理人员不断加强自身职业道德修养，增强使命感、责任心和事业心，提高主动服务意识和服务水平。企事业单位应加大对管理人员的培养力度，经常举办业务知识培训，同时，做好档案管理人员的配置和工资待遇等福利工作，建立起一支熟练各项人事档案业务，且责任心强的管理队伍。
（四）加大人事档案管理信息化建设。科技在进步，时代在发展，档案信息化管理的需求日益增高。企事业单位应全面实行人事档案计算机辅助管理，借助现代化技术与设备，在计算机中输入整理好的人事档案资料，并利用相应的技术将图片及视频等转变为数据形式的资料，达到纸质档案与数据档案并存的目的。此外，管理人员还需对计算机网络等技术展开充分利用，实现人事档案管理的创新发展，从而为社会提供更为优质的人才档案信息，提高管理工作质量。
四、结语
总之，人事档案管理是一项系统性极强的工作。新时代背景下，企事业单位只有充分认识到人事档案管理的重要性，并加大资金投入，改善管理实施，加强对管理人员的专业知识、及电子信息化培训，提高其综合素质，建立一支专业性强、素质高的管理队伍，才能更好的做好人事档案管理工作，进而推进国家人事档案管理事业的长远发展。
