档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。如果没有档案工作，一个过去发生的重大事件就没有记录，就无从考证；如果没有档案工作，过去取得的经验教训就没有记载，就不能总结提高，促进发展；档案工作是记载历史，服务现实，放眼眼未来的工作。
在各种信息资源中，档案作为重要的信息资源，它存储大量的知识和信息，目前信息的种类和形式在不断变化，传统档案管理模式已不能满足信息时代快速发展的形式。在现代信息技术发展的今天，档案管理模式也发生着转变，从实体档案逐渐向数字化档案衍生，进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化，档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。因此，人们提出了档案管理数字化建设的构想，在日常的档案管理工作中档案数字化有着重要的特殊意义。
一、更好的保存历史资料
历史越悠久的档案价值越高，但鉴于以前的保存手段和保管技术有限，一些历史档案可能会出现了不同程度的破坏，这是极为可惜的。现在有了数字化存储手段就避免了类似情况的发生，我们可以通过扫描、摄影等技术对其提供更好的保护。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损。
二、提高工作效率，方便了档案的管理
档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。档案管理工作的最终目的就是为了更好的利用档案，数字化档案后我们可以足不出户，在电脑前就可以完成档案的查找和借阅，省时省力，并且再也不会受到时间的限制，随时都可以上网查询需要的档案资料。网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。
三、为档案的编研工作提供了数据支持
档案人员可利用已数字化的档案信息，从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，进一步开发档案资源，快捷地进行文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。采用计算机编目检索技术、计算机尖端技术等现代化手段来提高档案利用效率及减轻档案管理人员的劳动。也只有档案工作现代化，才能从根本上解决档案利用方式、方法与社会利用之间矛盾，更好地使其转化为生产力以服务于社会发展。档案信息资源开发、利用必须借助于计算机及网络来全面提高档案编研的现代化水平。如何更好的利用计算机技术在档案工作中充分发挥它应有的作用和价值是以后档案数字化中的重要课题。
档案数字化是大势所趋，是档案管理及存储、利用方式的革新，档案从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性，同时数字档案还具有开放、易于检索、便于利用等特性，数字化的信息发布于局域网、广域网，形成若干个数字信息集群，供相关人员方便地查询利用，这样更加有利于档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。总的来说，档案数字化既是档案的革新也是档案工作将来面临的巨大挑战，除了档案内容外，档案载体等媒介也是人类社会记忆的重要部分，这些信息可以判断档案信息的真实性及其他方面的价值。纸质档案已经经历了上千年的考验，而数字化档案还没有经历百年以上的考验。因此，只有更好的将实体档案和数字化档案相结合才能更好的为档案工作服务。
