依法抓机制建设扎实开展医院档案管理，使之法制化、规范化、科学化，是新时期依法治档，强化医院档案事业宏观管理，推进医院各项事业同步发展的重要措施，为建立现代化医药管理体系服务。
认真贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和《河北省档案管理条例》等法律法规，抓长效机制建设，积极推行档案规范化管理。
1 提高法律意识，加强领导，为档案工作规范管理提供支持
提供法律意识， 加强领导，成立以院分管领导为组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组，明确院中心档案室具体负责档案管理工作。建立了三级档案管理网络：一是以院档案管理领导小组为主体，对档案管理工作进行决策，研究并制定方案，对全院档案管理工作进行指导；二是以专职档案管理人员为具体经办人，负责全院所有档案的处理和管理，并协调和督促全院各科室的档案收集、整理，指导各科室兼职档案员的工作；三是做好档案平时管理工作，坚持以各科室负责人，即兼职档案员为骨干，负责收集、整理、上交本科室在医院工作活动中形成的档案材料，从而确保档案的齐全、完整、准确。
2 依法加大投入力度，搞好硬件基础建设，为档案工作规范管理提供保障
为确保档案管理质量，加大了档案管理工作投入，建立中心档案室添置高档档案设施，使档案管理硬件得到改善。建立中心档案室计算机网络体系。购置档案查询软件，实现了档案资料调阅网上查询。 科学化档案管理使用现代化设备必不可少，利用计算机网络进行医院档案的收集、整理、保管、鉴定和统计等工作实现文档一体化管理，顺应现代计算机网络技术多媒体发展的趋势。档案现代化应于医院信息化建设同步发展，不断提高档案水平。
3 加强培训，不断提高档案管理人员的整体素质，为档案工作规范管理奠定基础
坚持以人为本的原则，加强对档案人员计算机操作知识培训，每年都选送专兼职档案专业技术人员外出培训和参加继续教育，专兼职档案人员参训率达到100％，使档案管理人员的业务素质进一步提高，切实提升了档案管理水平和管理质量。把档案事业列入本院经济发展计划，建立健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。对档案的收集、整理、提供、利用作出显著成绩的给予奖励。
4 强化管理，建章立制，确保档案工作法制化、规范化、科学化
档案管理是一项严肃认真而细致的工作，搞好这项工作就必须有严格的制度作保证。为使档案管理规范化、标准化，一是按照《卫生档案管理暂行规定》及《科学技术档案案卷构成的一般要求》的要求，依据《档案法》及《河北省档案管理条例》有关规定，结合医院实际修订了《医院档案管理实施细则》，在内容上融档案分类大纲，档案工作业务建设规范，文件归档的范围，科技档案管理制度，档案员岗位责任制，档案保密、借阅、归档、利用和鉴定、销毁等制度于一体，比较系统科学的体现了医院档案工作的规律和特点。在制度上形成―套科学、合理、完整的管理办法，确保了档案管理工作的可持续发展。二是从规范公文制度入手提高公文质量，对院发公文统一使用国际通用标准。三是落实“三专”，把好“四关”，即：对所有档案实行专室、专柜、专人保管，同时，把好收集关、审查关、验收关、归档关，使档案在形成过程中质量得到保障，为推进档案工作管理科学化、规范化奠定坚实的基础。
5 意识创新，注重利用，发挥档案在医院管理中的重要价值
档案管理的最终目的就是为医院各项工作提供利用，因此，档案管理人员要树立服务意识，使医院的档案为医、科、教、研工作服务。一是建立了《借阅档案登记簿》、《档案利用效果登记簿》、《医院档案管理程序》等；二是利用计算机网上全文查询调阅档案资料；三是编制了各种检索工具，建立各种门类、载体档案的案卷目录、案卷文件目录、科技档案总目录、科技档案分类目录、全宗介绍和立卷说明；四是利用档案资料编辑出版了《科研成果摘要汇编》、《院志》、《大事记》、《医院职能部门管理流程》等，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。发挥了档案资料的重要作用，体现了档案资料在医院各项工作中的重要价值。
在现代的科学发展下，医院档案科学化已经成为医院档案管理的发展趋势。科学化档案管理是解决当下日益繁重的档案管理的最佳方法。档案管理科学化有利于院长作出长远准确的决策，为医院现代化管理打下坚实基础，有利于医疗技术与医疗质量的有效管理，对调整各项医疗指标，技术指标提供准确真实、可靠的依据，有利于医院的各种设备、设施的管理。
6 及时应对档案工作突发事件
档案工作实行统一领导，分级管理的原则，及时反应，果断科学决策合作互助。对本单位全体人员开展突发事件应急知识教育，增强对档案工作突发事件的防范意识和应对能力。配置适宜安全保存档案的专门库房、配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。
医院档案管理是一个很深刻、值得深思的系统工作。是新时期依法治档，强化医院档案事业宏观管理，推进医院各项工作发展，为建立现代化医院管理体系服务的关键。只有依法、科学管理才能适应现代化医院的发展趋势，才能真正有利于现代医院建设，更好的服务人民。
