一、企业档案管理信息化的必要性
（一）时代的要求
当前，我国市场竞争情况越来越激烈，在这种环境中，企业的生存和发展面临着严峻的挑战。而且随着信息化时代的来临，企业档案管理的工作量也日益增加，工作内容更加复杂，对工作人员的要求也提高。传统的工作方式显然已经无法适应这种工作情况，为了解决这些问题，利用信息化技术帮助工作，提高工作效率就成为了档案管理工作发展的必然趋势。
（二）降低工作难度
档案管理工作并不仅仅是档案的保存，这项工作的工作内容比较多，工作系统中包含了信息技术与管理技术。为了适应现代社会的工作需求，利用信息化来使档案管理工作从传统手工操作过渡到自动化，可以使很多工作的难度大大降低，节省人力资源，让企业人力资源得到更加高效的利用。利用信息化手段将业务内容进行固化，通过互联网平台进行处理，进行内部控制和自动检查，能够大大降低人工操作中不可避免的主观性错误，让档案管理工作更加容易进行，工作难度降低。
（三）档案管理利用需要
现代社会越爱越重视创新，企业想要提高综合实力，在市场竞争中取得一席之地就必须改变内部结构，不断的创新改革，提高企业的整体运营效率。在这种情况下，采用更先进的知识管理手段成为企业发展的重要工作，档案管理工作的根本目的是为企业服务，提高知识管理手段的重要一步就是提高档案管理工作的效率，这也是利用企业利用档案的需求所致。
二、企业档案管理信息化的实现方法
档案管理信息化是有一定的方法和工作可以借鉴和使用的，按照目前的技术和管理水平来看，档案管理信息化主要可以通过以下几种方法实现。
（一）存储数字化
档案管理信息化的重要一步就是存储数字化，传统的纸质档案管理有占用空间大、录入和使用档案便捷度不高等缺点。档案存储数字化就是将档案内容录入到计算机中进行保存和管理，相关人员可以通过档案管理软件或者奇特工具快速进行档案搜索、修改、传递等工作。
（二）利用网络化
利用互联网建立信息网络能够加强企业内部的沟通和协作效率，传统的档案管理是以纸质文件的形式进行的，这也是由档案的文件形式决定的。互联网还未深度普及时，企业内部以及对外管理中使用的都是纸质档案，发展至今，企业文件都可以利用计算机制作，相关工作人员可以通过互联网进行档案管理，大大提高档案管理的便捷度，增加档案的资源共享程度，提高档案的实际使用价值。
三、企业档案管理信息化的策略
为了提高企业工作效率，在档案管理工作中应用信息化技?g使必不可少的。目前，很多企业已经重视到这一点，加强了档案管理信息化建设。
（一）建设统一数据中心
档案管理工作分为很多个方面，不仅要进行档案的制作和存储，还有档案的使用和共享。在进行档案管理的信息化建设的时候，工作人员首先应该了解档案使用的实际情况，了解企业的实际需求以及传统工作中的不足和弊端，针对这些问题进行改进，开展信息化建设。在目前的档案管理信息化建设过程中，工作人员应该建立数据库，将各项数据录入数据库中保存，利用计算机进行数据的存储、运输、处理等工作，这样不仅能够提高信息的处理效率，也能保证信息的流通速度，保证信息能够及时的共享，方便更好的进行下一步工作处理。
（二）加强企业内部职能部门间的合作
在信息化建设过程中，不仅需要注重数据的处理和交流，各部门之间也应该注重沟通配合，保证企业内部各部门信息的高效利用。在档案管理传统的工作模式中，工作人员大多认为档案管理部门与其他部门之间的联系不大，在工作过程中与其他各部门之间的沟通合作比较少。进行信息化建设的过程中，要注重这一点，打破传统思维，让企业内部之间的联系更加紧密，这样也能减少人力、物力、财力资源浪费的情况。企业各部门的参与也可以使管理预期效果的目标更加明确，有利于制定更适合实际情况的管理方式。
（三）制定合理的信息体系
档案管理需要完善的制度和信息体系，在进行企业档案管理信息化建设的过程中，各项制度的制定要十分慎重，再投入实施之前，要对其进行科学合理的评估和预测，保证规划的合理性，避免后期出现大的问题导致企业档案管理的正常进行受到影响，进而影响到整个企业的运营，造成经济损失。
（四）保证档案信息安全
档案管理信息化是在互联网基础上建立信息库，利用信息技术提高档案工作的效率，但是在这种情况下，企业的很多重要信息都存储在硬盘或者是数据库中，若是操作不当或者被不法分子蓄意偷盗这些信息，将会对企业发展很恶劣的影响，因此数据库的保护就成为了一项非常重要的工作。相关人员应该重视数据库的承载能力、支撑功能和防护功能，保证数据的安全性。除了技术手段保护之外，企业还要制定相关的保护制度，加强档案信息工作人员的权限管理，防止不相关人员接触到企业档案。
四、结束语
随着科技的发展和经济的进步，我国社会的各方各面都发生了很大的变化，人民的生活方式和社会的运行方式都有了很大的改变。在这种情况下，企业也应该跟随环境变化不断改进工作，利用科技以及更加高效的管理、运行方式，促进企业内部的工作效率提升。信息化是现代社会的特点以及发展方向，利用信息化，企业能够提高档案管理的工作的效率，充分挖掘和利用档案中的信息资源，满足企业发展的需求。
