学生档案是人事档案的组成部分，是学生在校期间学习、生活及参加各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系和经济状况的主要原始材料，它由确凿的原始材料和历史证件构成，是学校与社会联系的渠道纽带，既是学生就业和用人单位做好组织人事工作不可缺少的依据，又是做好学生管理工作的重要手段。
一、中职学校学生档案管理存在的问题
中职学校学生档案的管理包括对学生在校期间和毕业后的追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。但由于众多原因，中职学校学生档案收集不全，质量不高，不能准确全面地反映中职学校学生的全貌，下面就当前中职学校学生档案管理主要存在的几个方面的问题做相关概述。
（一）学生档案管理意识薄弱，重视力度不够
管理员或学生没有意识到学生档案是学生管理、人才培养及毕业生就业的重要依据。首先，学生把学生档案视为与己无关，是管理教师的特定任务，缺少主动参与个人档案材料收集的意识；其次，作为管理者也通常是在学生毕业时才注重完善归档材料，没有在日常工作中加以收集、整理与完善，造成学生档案内容缺乏，不实，不能真正或很好的达到使用价值。
（二）学生档案的收集整理不规范、不完整
学生档案中存在着班主任鉴定千篇一律、材料缺失、内容单一、信息量不足等方面的问题。档案工作人员在收集整理归档材料时，仅限于学籍表、学生登记表、成绩记载表、毕业生登记表及入党、入团等方面的材料，而把能客观直接反映学生专业技术水平、实践能力以及创新能力的材料弃之一旁，诸如学生技能竞赛证书、各种奖励证明，一般都不归档，使得用人单位难以全面掌握和了解毕业生的综合素质。用人单位在查看学生档案时，更多的是希望能从中获悉毕业生是否具有从业需要的知识和技能，是否具有良好的职业适应能力和开拓、进取、创新的精神；是否具有吃苦耐劳的精神、脚踏实地的作风、强烈的事业和责任感。而当前的档案中往往缺少这些记载，即使有，也缺乏个性特征，与用人单位的期望值相差甚远。
（三）档案管理员整体素质不高
中职学校档案管理员应具备较高的文化水平和基本的政治素养，熟悉党和国家关于档案管理的法律法规和政策方针，掌握档案管理工作的基本理论原则和基本方法，具备档案管理工作能力和必要的文字处理能力。但当前中职学校档案管理员达到上述要求的不多，有的档案管理员是转行做档案工作的，有的是兼职做档案工作的，有的是刚从学校毕业分配来的，部分档案管理员对学生档案的收集、立卷、整理、保管和利用缺乏基本的业务知识和技能，缺乏档案的现代管理技术手段。
（四）管理制度不健全
由于档案管理制度不健全，部分学生归档材料质量差、手续不完备、书写不规范、形式不统一。比如，有些该由单位负责人签字盖章的栏目，常常只盖章或只签名，有的签字盖章的时间漏填等问题；有的学校学生成绩单没有教务科公章，甚至学生成绩单采用复印件。有些学生的档案奖惩记录不详细或过于笼统；归档材料纸张大小不一，纸质不符合存档要求。少数学生档案存在涂改现象，在学生档案转递过程中，不密封，不按规定办理；还有的学生档案直接由本人递交，没有严格遵守档案法和上级的有关规定。
二、解决中职学校学生档案管理的办法
（一）提高档案管理人员素质
不断提高档案管理人员的素质和文化水平，培养一支专业化的档案管理队伍，是做好档案工作的重要保证。采用多种有效措施，让档案管理人员参加岗位培训和专题培训，系统学习档案管理知识。采用长期培养与短期培训相结合，学校教育与实际工作锻炼相结合，脱产学习与在职自学相结合方式培养档案管理人员，同时鼓励档案管理人员向同行学习先进的管理方法，扩大知识面，提高政治思想水平和道德素质，充分调动其工作积极性、主动性和创造性，提高业务管理技能，促进中职学校档案管理工作逐步走向制度化、规范化和现代化。
（二）加大宣传力度，强化师生档案意识
学校要认真组织学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，充分认识学生档案工作的重要意义，树立和增强档案管理的意识。教师要重视档案材料的收集、整理和归档等工作，从对社会负责、对学生负责的高度，认真填写学生的学籍卡、学期鉴定和毕业生登记表等方面的内容，及时将档案材料转交档案管理员；学生要重视档案材料的填写，做到如实填写、书写清楚和格式规范。
（三）建立健全归档材料的形成、收集和传递制度
第一，规范归档材料的要求。按照干部人事档案管理规定，归档材料必须使用统一纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，也不宜采用喷墨打印件归档，而应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要求的，都必须退回原形成材料单位重新处理后方可归档。
第二，建立归档材料收集制度。虽然中职学校学生档案材料的形成渠道多、来源广，但材料形成大多是比较有规律的，只要留心观察，就不难掌握。如中职学校学生的档案材料的收集工作，大致可以分为三个阶段：第一个阶段是收集招生时形成的和中职学校入学前的档案材料，这些档案材料应在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集；第二个阶段档案材料的收集，除了平时有规律地收集学生在学期间的所形成的德智体能、各类社会实践活动、各种竞赛及各类证书复印件等材料外，还要从党、团组织收集他们加入党、团组织的材料，向教务处、团委和学生会收集评优评奖等材料；第三个阶段是最重要的收集阶段，即毕业之际对学生在中职学校期间德智体能的总结和评价材料，例如有：毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表等材料。此外，还应建立学生档案收集归档制度，形成收集网络。这样既有利于学生档案材料的及时收集归档，又有利于材料收集过程中的保密与安全。
第三，严格毕业生档案转递制度。一方面必须认真执行档案转递制度，严格按照档案转出的程序进行：如填写转递单―填写转档登记―严密包封―通过机要转递―检查收存回执―回执未退的及时催查(应在一月之内)。同时，还应注意接收单位是否具备文件中规定的“县(团)级以上的组织、人事部门或县级(含县)以上人才服务中心”等具有管理档案资格的机构。若用人单位不具备保管条件，就应送到人事部门所属的人才流动服务中心保管。这样就可以有效避免档案转递出去后造成档案丢失的现象发生。另一方面，对中职学校毕业生档案中能够体现在校期间德智能绩的综合材料，如毕业生登记表、学生成绩总表、毕业生基本情况表(积分总表)等材料形成一式二份，其中一份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学籍档案中。这样做的好处是便于今后部分学生的档案丢失后重新建档(即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件来重新建档)，同时也可以避免有些毕业生利用重新建档的机会弄虚作假，如做假材料、开假证明、涂改成绩等现象发生。
（四）加速学生档案工作现代化的步伐
随着信息化社会的到来与办公自动化的普及，随着中职生数量的剧增和档案内容和数量的不断增加，传统的手工操作已远远不能适应现代改革的需要。中职学校学生档案管理人员要与时俱进，不断改变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于开拓创新，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。学生档案管理人员应该积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统，加速档案管理的现代化的步伐。
总之，学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，通过逐步实现学生档案管理规范化、现代化、制度化，即可以使学生档案更好地为学生服务，又能使档案的价值得以充分体现。
