车辆段作为铁路行车系统的重要单位之一，其档案管理工作是知识的宝库更是历史的见证。在铁路企业改革的今天，包头车辆段的档案管理，如何才能顺应当前铁路企业新形势下的发展，如何才能做好服务工作，是档案管理人员急需解决的问题。
一、包头车辆段概况
包头车辆段始建于1958年，是呼和浩特铁路局唯一的客车检修基地，全段厂区面积87.5万平米，有7个车间，11个科室，1个党委办公室，149个班组，2024名职工。配属客车1855辆，其中呼包两地运用客车45对79列1230辆、备用车340辆、路用车275辆，配属动车组6个标准列。主要担负进京、进沪、进穗及终到哈尔滨、满洲里、成都、杭州、南昌、深圳等方向的67列960辆客车运用任务，管内旅客列车12列。自然概况：包头车辆段是呼和浩特铁路局唯一的客车车辆段。主要担负着全局配属客车的段修、辅修、发电车中修，呼和浩特、包头始发至北京、杭州、广州、青岛、哈尔滨、青岛、昆明等方向的图定客车49个车次85列1230辆和呼、包、集城际动车组15个车次6列48辆的运用检乘、库内整备及呼和站检通过修、临客、旅游列车整备开行等任务。下设12个科室，即安路科、技调科、动技科、质检科、劳人科、财务科、材料科、职教科、设管科、保卫科、办公室、党委办公室。7个车间，即包头检修、乘务、库检、设备4个车间，呼和运用、客列检2个车间和呼和浩特东动车运用所，共有生产（乘务）班组172个。客车概况：全段共配属客车1845辆，CRH5型动车组6个标准列。现有运用客车1230辆，其中25T列车11列175辆（呼5列74辆；包6列101辆）25G型DC600V列车42列724辆（呼和24列420辆、包头18列304辆），25G型AC380客车13列186辆（呼和7列96辆、包头6列90辆）、25K、Z型客车4列49辆（呼和1列9辆、包头3列40辆），普通客车15列96辆（呼和4列13辆、包头11列83辆）；备用客车379辆，其中25T型客车46辆，DC600V列车52辆，25G型客车67辆，25KZ型客车52辆，普通车162辆，借出客车13辆；局路用客车275辆，局管部属路用车11辆；借入客车63辆。基础建设：厂区总占地面积87.5万平方米，包头27.5万平方米，呼和10万平方米，呼东动车运用所50万平方米。包头建有6线18台位段修库、3线3台位空调检修库、2线4台位临修库各1个，3线2地沟运用整备库和3线3地沟运用整备库各1个；呼和建有3线2地沟运用整备库、4线4地沟运用整备库和单线2台位临修库各1个；呼东动车运用所建有4线两列位检修库1个，2线外皮洗刷库1个，2线临修库1个。工装设备：拥有各类设备536台（套），其中A类设备118台（套）。主要包括：金属切削机床39台（套），锻压剪冲设备33台（套），动力设备66台（套），电气设备102台（套），工作炉及金属处理设备2台（套），木工、铸工设备5台（套），试验设备130台（套），工程设备4台（套），杂项设备57台（套），运输起重设备98台（套）。行安设备TCDS8台（套）、电控试风设备3套、列尾检修检测设备11套。人员现状：全段现员2022人，其中男职工1754人，女职工268人。35岁及以下866人，36~44岁467人，45岁及以上689人。干部188人，其中在岗166人，业务指导10人，段派集经12人。博士研究生1人，硕士研究生6人，本科学历371人，大专学历747人，中专学历195人，中技学历58人，高中及以下学历644人。其中全日制本科及以上学历毕业生186人（含未定职53人）。具备资格的高级职称11人（高级工程师8人，高级政工师2人，高级会计师1人）。中级职称40人（工程师25人，会计师3人，政工师3人，经济师9人）。初级职称170人（助理工程师（或员）148人，助理政工师（或员）9人，助理经济师（或员）6人，助理会计师（或员）7人）。具备资格的高级工人技师30人，工人技师176人，高级工494人。生产能力：2014年，全段年生产能力为段修客车809辆，辅修2187辆，客车走行公里49.5万千辆公里，库检列车20.1万辆次，站检列车38.7万辆次。
二、包头车辆段档案管理现状及存在问题
（一）档案管理意识比较淡薄
目前车辆段的档案工作归属行政办公室，由于受传统习惯和思想方面的认识、事务比较繁多等原因，档案管理工作做的不是令人满意。再加上领导对档案管理工作不重视，没有把档案管理工作纳入到管理范畴中，而且对档案管理部门的投入少之又少，从而使得档案管理工作陷入被冷落、遗忘的命运。所以，档案管理意识的淡薄影响到档案管理工作的发展。
（二）档案信息共享不足
就目前形势看，包头车辆段存在反映经营信息情况比较少，但反映科技档案信息较多。说明车辆段注意收集重要文件忽略了有关市场、产品等信息的收集。由于局管内网络系统不健全，各车辆段、机务段、客运段容易出现档案信息共享不足的问题。大量的有效信息分散的分布在各单位，没有通过网络形成一个可以共享的整体。
（三）传统的档案管理模式很难适应改革发展的需要
一个企业的经营机制发生转化后，该企业的内部结构势必发生根本性的变化。以前的国有企业也会逐步向股份制、集团化的形势转变，从而适应目前的市场经济。而我们的档案管理工作还是按原来传统的工作模式收集企业内部的档案材料，外部各种经济实体的市场信息没有办法收集，这样就很难及时将在市场信息中形成有价值的信息材料提供给领导做为决策的参考。所以要想使档案管理工作能够适应新的形势，就必须从过去传统的模式中走出来，建立能够适应现代制度下的管理模式，从而使档案管理工作更好地为企业服务。
（四）档案管理制度不健全
包头车辆段档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；管理室的一些管理制度，流于形式执行不严。例如没有相关制度约束工作人员进行及时的整理文件；也没有相关制度规定借阅手续，有借无还时间一长档案资料就不知去向；更有一些人利用借出的档案资料私自涂改用作自己的有利证据，这样对企业档案的真实性和利用价值大打折扣。
（五）档案管理人员的专业素质偏低
单位职工由于受传统观念的影响，一些有一定文化程度的年轻同志不会在档案管理部门工作，认为没有什么发展的前途。目前负责档案管理工作的职工大多是年龄偏大、文化程度偏低的老同志。这些老同志不具备运用信息技术对档案进行筛选、管理、开发的能力，从而也难以为企业提供最好的信息管理服务。档案管理人员的素质偏低，限制了当今改革中档案管理工作的创新和发展。
三、包头车辆段档案管理适应当前改革形势下的改进措施
针对以上分析的问题，以及实际工作中存在的薄弱环节，为了使档案管理工作顺应改革的形势，提高企业的效益，提供更优质的服务，本人认为从以下几点进行改进：
（一）强化企业档案意识
档案管理工作的思想基础———企业档案意识。企业档案意识是企业每个员工对档案管理的需求和认识，它的强弱直接关系到对档案管理工作的态度。一个企业对档案意识的认识分三个层次：首个层次：决策层。对于决策层，档案管理人员可以根据不同的情况随时或不定期地向其汇报档案工作，为他们订阅档案报刊，从不同的途径来加强领导对档案的意识，使其认识到档案管理工作的重要性。第二个层次：中层领导干部。档案管理人员可以对他们进行《档案法》宣传，使他们对档案管理工作有进一步的认识和了解，对档案的管理和作用有更清楚的认识。第三个层次：工程技术人员。第三层次的人员本身就是档案的制造者，他们也是利用者，与档案管理部门联系最多，对档案的重要性有较为深刻的体会，对档案管理的要求、方法和标准比较了解。档案管理人员应与基层人员加强沟通，从基层中获得比较具体、比较实际的支持和帮助。只有企业的档案管理意识增强了，档案管理工作才能变成企业的的一种自觉的行为。
（二）建立电子文件标准化管理体系
在信息化的今天，电子文件的标准化管理体系的建立对于档案管理工作显得尤为重要。标准化是每一项工作的基础，同时也能保障档案管理的质量。标准化管理体系包括4个部分，分别为：电子文件的登记标准、命名标准、收集标准、维护标准等。电子文件在记录格式、形式、记录载体等方面与纸质文件不仅有着不同的外形，而且在处理方式和管理内容上也有着本质的区别。所以，在考虑如何建立标准化管理体系时要考虑两个比较重要的因素：一是要围绕电子文档的长久保存和有效利用的优点进行相关工作，突破传统的工作模式，确保文件从一生成到归档管理这个全过程都在监控之中，从而实现文档和档案的实体和保管一体化。二是要考虑在铁路发展的背景下，要保证企业的技术标准和资料有较高的安全保障。对电子文件的管理方式需要不断的加强研究，进而适应多变的当今市场。
（三）档案管理人员要变被动的服务方式为主动的目标量化管理方式
档案管理人员应积极的参与生产经营、项目施工管理等，及时收集各种资料，丰富档案管理内容。铁道部改为铁路总公司以来，施工项目也拓展到了各个领域，涌现出了很多高、精、尖可研项目。对于这些价值高的材料，档案管理工作人员应到施工现场，及时了解进度，及时收集归档，不能只坐等工程结束后由别人提供到档案室。档案管理人员应根据不同的阶段制定不同的工作目标和计划，扎扎实实做好工作。
（四）强化责任、规范管理机制
一个企业能否建立科学的档案管理体系、健全档案管理的规章制度，是企业管好档案的基础和关键。随着科学技术的不断进步和发展，档案管理必须建立与之相适应的档案管理体系，明确各个部门的智能，将不同的门类、载体的档案统一进行管理，使档案管理工作与其他工作同步进行考核、同步进行发展。
（五）提高档案管理人员的能力与素质
当今的形势和环境在不断的发生变化，铁路档案管理工作人员只有提高自身的素质和能力才能适应不断变化的社会形势。当然，要想适应新形势的档案管理工作，不仅仅是简单的个人素质的提升，还要注意队伍的再造。在档案管理队伍的规划和建设时要从以下几方面进行考虑：首先，按照一定层次的构架重新组建一支分工明确、结构合理、相互协调的管理班子。业务人员主要负责档案的收集和存储，技术人员主要任务是将收集到的资料按照不同专业进行整理，便于类似知识的传播和共享，专家人员需要站在更高的层次对队伍进行指导，为管理人员提供一些必要的帮助；其次是根据不同层次的档案管理人员开展不同的培训，从而提高相关工作人员的业务素质。
四、云计算
（一）云计算的概念及目标
云计算是计算机史上又一个IT浪潮，是信息技术走向商业模式的新创新。云计算专家刘鹏给出的定义：云计算将计算任务分布在大量的计算机构成的资源池上，使各种应用系统能够根据需要获取计算能力，存储空间和各种软件服务。这种服务大大地减轻了商业投资，却大大提高了商业效率。有了这种服务，用户只需要一台有计算能力的设备和通畅的网络，便可进行大数据的计算和存储。云计算的目标是将服务、计算和应用作为一个平台提供给用户，使用户更加方便和简单地完成大数据的计算及存储，另外云计算还可以提供应用程序的运行平台，使用户低成本地完成软件的应用。
（二）将云计算带入档案管理
1.实现方法根据云平台的服务特征，由云平台的提供商按照需求提供所需要的端口和档案管理的系统。随着科技的进步，很多工作也已有纸质文件转化为电子版文件，这为电子档案管理提供了很大的方便。使用者只需要将需要存档的电子版文件按照提供商设计的系统进行分类进行上传即可。2.安全性云计算的加密被认为是目前最先进的技术。首先，是对网络传输层中的数据进行加密。其次，对静止数据的加密。最后，是密钥管理。3.将云计算带入档案管理的优点将云计算带人档案管理，大大减少了对资源的浪费。电子档案管理，不会存在纸张的浪费，上传到云端，也省去了对空间的要求；电子档案管理，只需要将每次收集到的资料按照系统要求上传，电脑自动按照时间顺序整理，不但省去了收集、整理资料的时间，在以后的文件查找中，也会相对传统查找方便许多；电子档案管理可以要求把需要存档的资料收到后即时上传，更容易发现违规的操作，也减少了文件丢失的可能；使用云计算进行档案管理最大的优势在于资料保存的时候，不会受到自然灾害或人为的影响，更有利于资料的长久保存。4.可能存在的问题首先，铁路系统内部，一般都通过局域网沟通，所以，在铁路系统内使用云计算，需要供应商协商提供专门与路内局域网连接的端口，从而达到路内的正常使用的目的；其次，虽然云计算的保密措施被认为是目前为止最先进的技术，但是，一旦遭遇破译或者恶意的攻击成功，那么损失将会是惨重的。
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作者：杨静 单位：呼和浩特铁路局包头车辆段
