管理系统随着科技信息技术的发展，查新档案的信息化管理取得了很大了进步，给图书馆信息化管理工作带来了很大便利。但是，鉴于发展时间短，在软件管理系统的研发上还存在一些不足，如界面友好度不够、综合对比分析性能不强、软件使用缺乏稳定性、操作性不理想等，亟待完善。
1科技查新档案管理系统概述
根据法律法规规定的性质，查新档案可范围文书档案、模板性较强项目档案两种类型。本文主要就项目档案的信息化管理进行探讨。每个科技查新项目，通常包括科技查新报告、合同、相关文献全文、检索结果和必要的专家意见等，而查新项目的比较核心为查新合同和查新报告。在查新档案管理中，使用NoteExpress平台，即参考文献管理工具软件，可帮助用户在科研流程中，准确而高效利用电子资源，进行文献搜索和管理，从而有助于科研的顺利推进。利用NoteExpress软件开展查新档案管理，在发展过程中，可实现查新档案的信息化存储、自动化检索、多元化服务和人性化管理，进而可减轻工作人员的工作量和工作负荷，提高管理的效率，并还可拓展查新服务范围。
2管理系统设计
NoteExpress软件为中文操作界面，属性表头高达50多种，可以方便用户进行随意的更改，同时NoteExpress软件也有利于实现系统的细节化管理。整个查新档案管理系统的设计如下：首先搭建系统平台，以NoteExpress软件为基础，第一步要对NoteExpress题录进行修改，一般要修改13个属性，包括项目属性，如修改项目名称、修改项目编号；包括检索属性，如修改检索式、修改检索范围和结果、以及修改检索词与结论；包括委托属性，如修改委托日期、修改委托单位与委托人；其他属性还有查新点、完成日期修改等。题录修改完后，第二步是数据导入，只要满足NoteExpress过滤器文档要求，就可以将查新报告直接导入题录。或者也可以手工录入，相比直接导入，逐条录入操作简单，也较为便捷。其中，数据录入的流程为：第一步：搭建系统平台。首先打开NoteExpress软件，然后鼠标右键打开题录菜单，完成属性表头编辑。第二步：逐条录入。点击新建题录，在相应位置处依次粘贴字段内容。第三步：导入附件。在题录菜单中找到添加附件，在文件窗口中找到需要添加的文件，然后链接到附件存放处。第四步：保存。完成上述步骤后，点击保存题录。
3管理系统技术兼容性
Windows2000、WindowsXP、Windows7和Unix等系统，均可安装NoteExpress系统，适用于多种操作系统，且可应用于多种办公软件，比如Word2003、Word2007和OpenOffice等，具备晚上的网络数据库在线检索功能。在单机上适用NoteExpress也可，技术的先进性确保了查新项目数据保密性、安全性，并可实现快速导出数据，且数据导入功能具有连续性，可实现数据的快速复制和共享。树形结构文件夹，允许用户随时添加和重命名文件夹，便于查新档案的聚类存放和有效管理。建立好查新档案数据库后，维护管理十分方便，同时也可保障管理屏的良好运行。
4管理系统功能实现
4.1批量处理
对于查新项目，基于NoteExpress软件的查新档案管理系统不仅能够单个修改题录信息，更可以批量替换字段，对字段进行批量编辑操作，更能够对附件进行批量链接。对于查新档案管理员来讲，系统批量处理功能的实现在很大程度上提高了字段的整体编辑水平，减轻了工作压力。
4.2及时检索服务
基于NoteExpress软件的查新档案管理系统能够实现及时检索功能。检索查新项目，只要输入部分字段或者是相关字段，就能够进行匹配定位，提供快速化的检索服务。同时，对于查新项目，为给分组管理提供便捷化服务，系统还能够实现优先级检索标识功能。
4.3附件链接服务
题目录的功能可实现档案局部细节管理，且题录栏中的附件连接功能，允许用户查询新报告、新合同和Dialog等数据，同时也可查阅相关文献，将文献全文连接至新项目下，便可查询到详细的信息列表处下的链接路径下。还具备很好的笔记编辑功能，用来帮助用户及时查询和编辑记录项目的有关信息。4.4项目查重与排序基于NoteExpress软件的查新档案管理系统为分析查新项目提供了良好的服务，可以按照优先级对查新项目排序，也可以对项目字段进行查重操作。例如，对查新项目委托人排序，有助于分析项目委托人分布，从而实现有效的用户管理。
4.5提供多元化服务
基于NoteExpress软件的查新档案管理系统的构建给查新档案管理员提供了极大的管理便利，在科研项目编写工作中，通过管理系统的检索分析服务能够得到强大的信息支持，同时也有利于及时了解工作进展。
5结语
综上所述，以NoteExpress软件为基础构建的科技查新档案管理系统，解决了当前软件系统使用中的不足，操行简单，数据维护简单，实现了存储的精细化和检索的快速自动化，具有多元化服务优势，其人性化管理大大提升了工作效率。
参考文献
[1]黄春晓.文献管理软件在科技查新中的应用——以NoteExpress文献管理软件为例[J].大学图书情报学刊,2011,(1):54-55+89.
[2]任俊霞,姜长宝,季莹.基于NoteExpress软件的科技查新档案管理系统构建[J].科技信息,2011,(19):241-242.
作者：马永彪
