近几年来，青岛市突现出一批大中小型以贷款、担保等金融活动为主要业务的非银行业金融公司。这些公司无论是从管理模式还是经营主体上与传统的以制造生产为主营业务的企业都有很大的不同，由此，金融业务文件材料形成的类型、分类模式也与传统档案归档范围和分类体系存在着一定的差异。
文件材料的构成
非银行业金融业务档案是指非银行业金融企业在从事金融业务活动中直接形成的文字、图表、音像、照片、电子文件等不同形式、载体的真实记录。其业务归档文件材料构成范围是：
1.担保业务形成的文件材料
前期材料：应包括业务申请、受理和项目立项阶段形成的材料。主要有申保企业工商注册的基本信息，财务状况信息，企业简介，企业领导人资产证明，借款用途，担保申请书，批准立项及按照规定申保企业应提交的其他业务材料。中期材料：应包括项目初审、公司审核、评审会议评审、项目的审批、合同的签订等阶段形成的材料。主要有项目评审报告，申保项目呈报表，评委、专家表决意见，项目审批表，项目批复表，担保意向函，担保方案变更项目会签单，申保企业的董事会决议、股东会决议，抵（质）押物评估报告，委托担保合同，抵押反担保合同，质押反担保合同，保证合同，申保方的房地产证、他项权证等动产或不动产权利凭证登记簿，放款通知书，提前放款审批信息等业务材料。后期材料：应包括项目保后管理、项目续保、项目撤保、项目终止、担保债务的代偿与追偿、项目档案整理移交等阶段形成的材料。主要有对已担保项目的日常跟踪记录报告，项目延期、逾期、撤保的审批记录，解除担保通知函，退还抵押、质押的有关财产和权利凭证的记录，项目数据库，项目档案移交清册等业务材料。此外，还应包括从事担保业务过程中形成的各种图表、音像、照片及电子文件。
2.小额贷款业务形成的文件材料
前期材料：应包括贷款受理、贷款评估、贷款初审、立项等阶段形成的材料。主要有贷款申请，调查报告，评估记录，贷款建议，贷款方案，申贷企业按规定应提交的企业基础信息、立项报告等业务材料。中期材料：应包括贷款审查、审批、签署合同、贷款拨付阶段形成的材料。主要有审贷会的召集、评审过程的记录，审查意见，审批决议，贷款合同，贷款拨付记录等业务材料。后期材料：应包括贷后监管，贷款收回，逾期贷款，项目档案整理、移交等阶段形成的材料。主要有贷后检查记录、检查报告、整改措施、贷款收回记录、逾期贷款处理记录、项目数据库、项目档案移交清册等业务材料。此外，还应包括从事小额贷款业务过程中形成的各种图表、音像、照片及电子文件。
3.融资租赁业务形成的文件材料
前期材料：应包括业务申请、受理和项目立项阶段形成的材料。主要有承租方身份证明的材料，承租方经营历史沿革和近况的调查材料，承租方主要不动产的证明文书及资料，租赁物品的名称、型号、数量、合格证、装箱单、保修单、说明书、原值、净值等材料，记录承租方财税情况的材料，记录承租方资信及运行状况等业务材料。中期材料：应包括业务申请、审查、审批、签订合同、产权变更、质押抵押登记等阶段形成的材料。主要有项目申请，调查报告，审核意见，评审批复，签订合同，抵押登记，放款申请、审批，租金支付计划，付款记录，租金调整通知书等业务材料。后期材料：应包括租后管理，项目档案整理、移交等阶段形成的材料。主要有租赁物权属登记，支付第二笔款项申请审核，违反合同时形成的资产保全、起诉及执行申请的材料，项目数据库，项目档案移交清册等业务材料。此外，还应包括从事融资租赁业务过程中形成的各种图表、音像、照片及电子文件。
4.资产、资本管理及其他金融业务
参照担保、贷款和融资租赁业务形成的材料类型分阶段收集。
文件材料的分类
企业文件材料分类所应遵循的原则是：以企业全部档案为对象，依据单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。而非银行业金融业务文件材料类别的划分，既要遵循以上原则，又要体现行业特色，是将这些文件材料归入传统分类体系中，还是另起炉灶开辟新的领域，青岛市档案局对此进行了细致的对比。
1.传统企业档案分类管理体系
传统企业档案分类,设置11个或10个一级类目，不同时期类目的名称不尽相同。20世纪90年代执行国家档案局《工业企业档案分类试行规则》时，设置11个一级类目，分别是：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计类、干部职工类、声像类。分别采用大写字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K依次标识一级类目。党群、行政、经营、生产4大类的二级类目由时间结合事由划分；产品、科研、基建、设备的二级类目采用项目号或型号标识；会计、声像类按材料种类设置二级类目；干部职工类的二级类目一般按照姓氏笔画或拼音字母顺序标识。2002年立卷改革后，将党群、行政、经营、生产4个类别合并为管理类，共设置10个一级类目，分别是：管理类、产品类、科研类、基建类、设备仪器类、会计类、照片类、音像类、实物类、职工类。分别采用其类目名称中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写一级类目，即GL、CP、KY、JJ、SB、KJ、ZP（SP）、YX、SW、ZG。管理类、照片类分别按年度、保管期限设置二级和三级类目；产品、科研、基建、设备的二级类目采用项目代号或型号标识；会计、音像、实物按材料种类设置二级类目；职工类按归档流水号设置二级类目。
2.非银行业金融业务文件材料的分类
从金融业务归档文件材料构成范围来分析，这些内容与企业管理类档案的归档内容相近，可以将非银行业金融业务文件材料划为管理类，并与企业的党群、行政、经营、生产等管理行为形成的文件材料并行排列编号。但这样做的弊端是：由于金融业务是非银行业金融企业的主营业务，每年的业务量数以千计，形成的材料数量高达上万件，而且前期的客户调查材料和中期审批、签署合同等材料的保管期限不同，如果与管理类档案并行排列编号，同一个金融项目就要在不同的保管期限内分别流水编号，而且无法在文件材料随办随归的情况下保持相对集中，这样一个金融项目从项目的形成到办结所形成的文件材料的编号不连贯。考虑到上述因素，又要体现金融企业的特点，因此，我们按照DA/T42—2009《企业档案工作规范》中对企业档案分类提出应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性的要求，设置非银行业金融业务为单独的门类与其他十大类并行。一级类目用大写拼音字母JR表示；二级类目按业务类型或年度设置。用1、2、3……分别代表不同类型的业务，年度用四位阿拉伯数字表示；三级类目按年度或项目流水号设置；四级类目按项目流水号设置，项目流水号用数字1、2、3……分别表示。各级类目间，同为数字或同为字母用“.”间隔，数字和字母间不需要间隔。上述示意表示2014年度完成的第一个担保业务的第一件档案。这种分类方式适用于业务种类繁多，按照业务种类划分职能部门的金融企业，有利于部门整理归档，各自分类编号，互相不受影响。上述示意表示2014年度第一个金融项目的第一件档案，这个项目的种类不固定。这种分类方式适用于业务种类单一的金融企业，或者是该金融企业配备专职的金融档案管理员，所有业务材料不需要部门整理，由专职人员整理归档。
需要注意的问题
第一，上文中我们对非银行业金融业务文件材料的构成范围作了详尽的阐述，但这些材料保管期限的划定却不能给予明确的指示，在实际工作中，只能给出大概的范围，比如前期、后期材料划定为定期10年，中期材料划定为永久。原因之一在于，现有的国家标准中对于企业业务文件材料的构成和保管期限都没有明确的指引，比如，国家档案局令第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，只对企业中管理类档案的归档范围和保管期限给予了划分，其他类的档案并没有提及；DA/T42—2009《企业档案工作规范》中对企业管理、产品、科研、基建等10大类档案的归档范围和保管期限给予了划分，但对于新兴行业的业务文件材料也未做指引。其次是企业中很少安排专职业务档案管理员的岗位，大多是身兼数职，且人员流动性大，业务标准的把握程度参差不齐，因此对于文件材料保管期限的划分有一定的难度。第二，是企业标准与档案馆进馆标准不一致，企业档案进馆有一定的困难。国家档案局令第9号《各级各类档案馆收集档案范围的规定》出台以前，企业档案一直不属于进馆的范畴，企业档案管理从收集的范围、整理的标准、实体的排列到目录数据库的结构、全文数字化的参数要求，与档案馆的各项要求差异颇大。如，对于电子文件的管理办法，机关、企业、档案馆都分别制定不同的标准，互不相通。但在9号令出台后，企业档案的进馆会逐渐呈常态化，所面临的业务标准不一致的问题就会突显出来。因此，在企业档案进馆之前，就要考虑与档案馆的业务对接和数据对接问题。制定企业档案进馆标准时既要遵循企业特点，又要符合档案馆的要求。对于企业档案的接收采取老档老办法、新档新办法的原则，在智慧档案馆建设中利用新技术将问题一并解决。
作者：王鹏
