随着高等教育改革的实施，高职院校的管理工作越来越受到学校和教育部门的重视。而档案的保管与利用是高职院校管理工作的一部分，衡量高职院校管理职能的重要参评项目就包括档案管理工作。高职档案管理工作既包括对学生、科研等信息的管理，还包括高职发展的历史记录，所以档案管理工作在高职院校的发展中具有非常重要的作用。
一、当前高职档案管理工作存在的问题
在高职院校的发展过程中，高职档案管理工作存在的一些问题，已经对高职院校的发展形成了阻碍。具体地讲，我国高职档案管理工作的问题主要表现为以下几个方面。
1.对高职档案管理工作的重视不够
在高职院校中，由于高职档案与平时的教学生活联系并不是很密切，只有到需要的时候才会被想起，高职院校的教务人员将更多的时间和精力都放在了教学工作上。在高职院校中，档案管理工作没有得到应有的重视，其他位没有提升到应有的高度，创新与优化档案管理工作也没有纳入议事日程。
2.从事档案管理工作的教务人员没有专业的工作经验
因为高职档案管理工作没有得到重视，所以导致从事这项工作的人员也不专业。有的院校只是聘请校外兼职人员，有的院校分派专业不对口的教师。这些人员不具备专业素质，计算机操作水平不高，对档案资料信息的获取不够全面及时。所以，在高职档案管理工作更新升级的过程中，这种不专业、不正规的管理体系增添了档案管理工作的困难，阻碍了档案工作的开展，进而也阻碍了高职院校的发展。
3.档案资料的利用率太低
现在，高职院校基本实现了信息化教学，档案管理也配备了先进的设备，档案整理的软件也很全面。但实际上，档案管理中数据引索的功能并没有得到很好的开发，很多方面都还处于空白状态，这样就限制了档案资料的利用率，不能促进高职院校的发展。
二、创新与优化高职档案管理工作的意义
高职档案的资料是由收集高职教学管理、科研管理等工作的信息组成的，对高职的未来发展具有推动作用。一方面，高职档案中的信息具有可靠性和参考性，保存下来的档案资料能够保障高职院校的建设管理、教学工作以及校园宣传等工作有据可依，有史可查，有资料可参考。另一方面，通过档案保存管理工作的优化与创新，可以提高高职档案的管理能力，促进档案管理工作变得规范有序。由此可见，高职院校要重视档案管理的工作，逐渐推进高职档案管理工作的现代化进程，并将其纳入到高职院校教育工作计划之中，从管理方式、手段等多个方面不断创新和优化高职档案管理工作，促进高职院校的管理工作向前发展。
三、创新与优化高职档案管理工作的策略
高职档案管理工作的重要性决定了必须在高职院校的建设中创新优化工作方法，大力推进档案管理工作的开展，具体应该从以下几个方面入手。
1.优化档案管理体系
要做好档案管理工作，要看管理体系是不是科学全面。从工作人员的整体素质到档案资料的收集、归整、借阅的规章制度，再到档案资料的使用，这一系列的工作都应当管理到位、严格监督，形成良性循环。第一，挑选专业的工作人员。为了让档案管理工作对高职院校的发展起到促进作用，相关工作和流程应当做到专业化，配备的工作人员也应当具备专业的素质。只有建立专业的工作团队才能确保档案管理工作有效开展。第二，确保档案资料的准确和完整。档案资料的准确和完整是管理工作开展的基础，只有内容全面和准确无误的档案资料才可以为使用者所参考利用。所以，在高职档案管理工作中，应当全面检查往年的档案资料，对缺少的内容采取措施补齐添齐，确保资料的完整。同时，注意当年档案资料的收集、归整程序的严密性，不给以后的工作增添麻烦。第三，制定借阅信息往来记录。高职档案资料的使用应当制定登记制度，对于资料的传阅做到追踪记录，防止文件资料的缺失。对于保密性强的档案资料应当设置借阅限制，只有专职人员才可以查阅，这样能够防止资料信息的泄露。第四，提高档案资料的利用率。在档案资料的利用方面工作人员可以整合资料，利用先进的信息技术和多媒体软件，将公共借阅的资料信息进行编辑整理，专设一个公共电子信息查阅区，方便多名使用者能够同时使用档案信息，做到信息共享，提高档案资料的利用率。第五，制定工作人员奖罚制度。要做好高职档案管理工作，工作人员的工作态度起到关键性的作用。所以，要大力提高档案管理工作人员的责任感，制定相关的责任制度和奖惩制度，对于工作认真负责的人员予以物质和精神的奖励，而对于工作纪律散漫的人员予以惩罚，严重者应当开除。
2.形成对档案管理的正确认识
高职院校应当普及教师对档案管理工作的重要性的认识，因为档案管理关系着每一个人的工作和学习。高职院校应当采取一些措施，加大对档案管理工作的宣传力度，让全校上下形成正确的认识。比如，定期举办文艺晚会或是召开专题讲座，介绍档案管理的知识，让师生学习国家关于档案管理的法律法规，提高认知水平。还可以利用高职院校的宣传简报和官方公共平台，向师生展示档案管理工作对大家和社会的积极意义，培养师生的档案管理意识和观念。
3.提升工作人员的工作能力
档案管理工作的好与坏取决于从事档案工作的人员素质高低，除了要配备专业的人员，还不断地提高这些人员的工作能力和素质。档案管理工作人员的高素质能够保证档案资料的质量，促进档案管理技术的突飞猛进，从而推动高职档案管理工作的进步。所以，学校要重视档案管理工作人员的继续教育，不断更新工作人员的档案管理知识，让他们掌握先进的管理技术，拓宽自身的学识见解，以应对高速发展的社会，迎接档案管理工作的各项新挑战。
4.用先进的技术推动档案管理工作的信息化
随着经济和社会的快速发展，计算机技术已经被广泛应用于各个行业，高职院校的档案管理工作更是需要借助计算机技术，来推动档案管理工作的创新。学校可以尝试引进先进的芯片技术和网络监控技术等，促使档案信息的收集、保管、借阅的程序实现简洁化和专业化，从而提高高职院校档案信息的储备能力和利用率。比如，对于需要储存的高职院校的奖杯、奖牌等物品，为了保证其不会受到空气氧化而褪色，就可以利用数码相机拍照留档。而像荣誉证书这些纸质物品，可以利用扫描仪扫描到电脑中留档。
四、小结
综上所述，创新与优化高职档案管理工作是一项重要的工作，要不断地提高从业人员的专业水平和综合能力，加强人们对档案管理重要性的认识和学习。尽快建立一个系统的档案管理体系，使得档案管理工作层次分明，抓重点促成效。从而促使高职档案管理工作向信息化和专业化的方向发展，提高档案管理工作的服务水平，推动高职院校档案管理工作健康发展。
参考文献：
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[4]苏华.高职院校档案管理存在的问题及对策研究[J].中国电子教育,2012(4).
作者：张艳
