一、高校人事档案管理信息化建设的必要性
高校人事档案管理信息化建设具有现实必要性。集中体现在三个层面。其一满足人事工作发展的基础需求。作为人事工作的重点，人事档案是信息的重要承载体，而当前背景下人事工作的着眼点是人才工作，而人事档案可以帮助企业了解人才的详细信息，基于不同的个人能力与特点进行合理配置，实现岗位安排。开展人事档案信息化建设与“以人为本”的理念相契合，高校作为高层次高素质人才培养的主场所，人才资源的开发必须以人事档案提供的信息为参考，高校人事档案管理基于人才工作的现实需求而开展，实现了人事档案信息资源的整合，建立了完整的信息资源库，是合理配置人才资源，实现人才选拨的关键。在高校人事档案的辅助下，人才培养与人才资源分配获得参考，实现优秀人才的输出，也带动人事档案信息管理价值的发挥。其二满足人事档案发展的必然需求。人事档案伴随人事管理而展开，甲骨、竹简等是较为原始的档案载体，而照片、光盘、录像及数据是比较新的档案载体，历史的发展演变纸质档案开始向信息档案转变，信息档案更具有易保存，易复制的优势，周期短、操作便利备受喜爱。从传统模式到信息化管理模式的转变其实是人事档案自身发展的客观要求。将信息集合按照需要进行开发与利用才能实现信息积累，实现信息资源的整合。可以说在高校人事档案管理中不断引入先进的信息技术，已经成为人事档案管理手段变革的内在前提，具有必然性。其三满足人事制度改革与发展的需求。大数据时代的到来，高校人事档案管理也客观上要求变革，以更好地应对教职工人数激增、人员流动频繁、人员类别复杂多样等带来的管理挑战，适应国家人事制度改革的信息化浪潮。正是因为时代背景下传统人事档案管理模式不能满足新形势的要求，所以必须创新管理模式，走信息化发展之路，更好地适应时代与高校改革发展的现实环境。
二、当前我国高校人事档案管理现状
（一）缺乏信息化管理意识，管理模式单一
大数据时代的趋势越来越明显，而高校人事档案管理却缺乏信息化处理的意识，使得管理模式呈现单一化的弊病。目前来说高校人事档案管理沿袭传统管理模式，信息化管理意识薄弱，重点体现在三个方面。其一其认为人事档案工作并不重要，将其定义为辅助性工作，使得思想上关注不够。其二将人事档案简单地定义为政治时代个人功过的记录，认为其没有太多的历史价值与现实意义。其三思想上的轻视使得管理上淡化，忽视人事档案的作用与地位，人事档案管理流于形式，只是简单的翻找资料及登记总结，没有配备专人负责。受传统档案管理模式的影响，人们对高校人事档案管理也存有偏见，主要是材料的保管及信息咨询查阅服务，其潜在的价值未被发挥出来，管理上也沿袭手工检索模式，信息化含量不高，费时费力，时效性不高。目前虽然有高校开始尝试信息化档案管理建设，但缺乏完善的基础配套，沿袭传统分类管理方案，执行传统的保管程序，信息资源无法及时共享，人事档案资料检索困难，不利于高校人事档案工作的有序开展。档案利用依然以实体为主，虽然利用范围广，但缺乏适应性，工作量巨大。
（二）档案配套性建设滞后，技术人员不足
高校人事档案的信息化建设需要一定的资金与技术人员支持，而目前高校人事档案管理却面临资金与技术支持不足的双重挑战。在资金不足的尴尬情况下，信息化建设缓慢。而管理队伍上专业型复合型档案管理人才缺乏，使得数字化、网络化管理进展缓慢，信息技术的优势难以在人事档案管理中彰显出来。也不利于高校人事档案管理的规范化建设与科学化建设。此外在档案管理设备方面，档案室一般面积较小，设备更新缓慢，管理人员缺乏，管理专员专业化程度不高等，影响人事档案数据库系统的建设。目前各大高校都使用自行研制的人事档案管理软件，缺乏统一标准与技术指导，只用于人员基本信息记录，档案目录编辑等几个小环节，但是也不排除信息存储容量小、功能操作小等弊病，正是基于上述种种因素，其难以满足大数据信息化的管理需求。
（三）缺乏信息安全意识，导致信息泄露
人事档案管理采用信息化技术能简化管理手续，提升管理效率，带来管理上的诸多便利，其优势作用在高校人事调动及升迁，人事突发情况应对方面优势明显。但是我们也应该关注到信息的安全性，加上高校人事档案具有很强的保密性与隐蔽性，如果忽视安全信息管理则带来信息泄露，资料窃取等一系列安全问题，甚至引发严重的犯罪行为。目前我国一些高校领导信息安全意识淡薄，忽视人事档案管理的信息安全，使得信息资源利用过程中引发数据丢失。大数据时代背景下，一旦信息丢失很容易被不法分子利用，不仅不利于高校的信息安全建设，而且危及档案管理。因此安全责任意识必须牢记心中，为高校人事档案管理建立安全屏障。
三、高校人事档案管理信息化建设的有效举措
（一）强化宣传引导，提升人们的档案信息化意识
基于人事档案管理的涉密性与隐蔽性，人们认为人事档案管理的主要内容就是报备材料和提供信息查阅，其潜在的价值与意义是什么人们并不关注，恰恰忽略了其在人才培养、人才选拔及人才开发中的作用。群众人事档案管理信息化意识普遍较低。大数据时代背景下必须通过一系列的宣传教育激发人们的档案信息意识，通过宣传引导更新理念，引导群众正确认识人事档案管理，关注人事档案信息化建设。信息化建设并不等同于单纯的信息累积与技术操作，更应该是发挥信息技术优势，实现信息资源共享，推动社会发展与经济转型的科技力量。必须在高校人事档案管理活动中引入现代档案信息化技术，增强其科技信息化含量，实现人事档案信息资源的管理与充分利用，最大限度满足人事工作的客观需求。具体到高校来说，必须在师生中树立人事档案信息化意识，制定对应的规章制度，不断扩大宣传，实现高校人事资源优势的最大限度开发，实现信息化建设步伐的加快，从而产生积极的助推作用，实现高校人事档案管理的信息化迈进。
（二）以基础材料为依托，重点做好数据库建设
大数据背景下高校人事档案信息化建设是不可逆转的趋势，而高校人事档案信息化建设又是系统性的工程，决不能急于求成。只有遵循事物既有的发展规律，循序渐进才能实现人事档案信息化建设的稳步推进。我们应该清晰地认识到原始数据对于信息化建设的重要性，档案管理工作人员在收集整理数据时必须树立责任意识，最大限度搜集原始数据资料，严格审核，积极鉴别材料的真伪，确保原始数据的真实与丰富，这也是高校人事档案信息化建设的前提。在完成信息审核与确认后，以部门为单位组织数据库建设，通过每个成员基础信息的录入，构建人事档案数据库的基本框架。档案管理工作人员在录入基础信息后根据档案栏目分类编目进行统一要求，做好材料名称及形成时间的分条录入，确保从目录中清晰地了解某个人的档案全貌，基于定位迅速查阅到对应内容。
（三）加强管理人员业务培训，运用科学管理手段
基于当前各大高校专业型复合型档案管理专员的缺乏，必须关注档案管理人员队伍建设，通过定向培训提高高校人事档案管理人员的业务水平，为科学管理奠定人员基础。大量的实践证明，高校人事档案管理人员素质对业务水平有着显著影响，而专业知识过硬，技术水平高才能让人事档案管理有条不紊地开展，走信息化建设之路。除了较强的业务能力外，档案管理人员还必须具备良好的思想政治素养，这也是正确运用信息化技术实施人事档案管理不可忽略的一方面。而实现高校人事档案管理人员业务能力与思想政治素养提升最有效的途径就是定向培训。针对人事档案管理信息化建设中的基本问题进行业务培训，提高档案管理人员的业务水平与自身素质，及时发现问题并及时解决问题。将人事档案信息化建设分解为多个方面，逐个突破。此外在有条件的情况下引进一批具有网络信息能力的档案管理人才，发挥先进带动作用，提升档案管理信息化水平。
四、结语
大数据时代下，高校人事档案管理面临诸多挑战，承受来自多个层面的管理压力，并且与每一位教职工的利益息息相关，因此做好高校人事档案管理信息化建设十分必要，也是当前高校人事改革的当务之急。只有通过多方面的努力切实提升高校人事档案管理信息化水平，才能让高校人事档案管理的人才培养与人才开发优势真正发挥出来。
参考文献：
[1]尹艳华.大数据时代高校人事档案管理面临的挑战及对策研究[J].才智,2016,(21):88+90.
[2]张丽娜,夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛,2016,(04):157-161.
作者：任南竹 单位：中共江汉大学委员会组织部
第二篇：高校档案鉴定销毁工作困难及对策
摘要：由于档案鉴定销毁工作量大、过程繁杂，很多高校的档案管理工作长期处于滞后状态。本文从提高高校的档案管理水平出发，阐述档案销毁工作的意义、目的、原则及标准，并通过分析目前高校档案鉴定销毁工作中存在的问题，探究改进高校档案鉴定销毁工作质量的对策。
关键词：高校档案；鉴定销毁；困难；对策
高校档案作为记录高校管理活动、学生信息资料、科研机密等重要资料的载体，其工作的质量与高校日常工作的效率密切相关。尤其是在最近几年，伴随学校规模扩大、生源的扩招，档案的销毁工作量及难度都有所提升。一方面，源源不断的新档案占据大量档案装具和档案室场所，并具有极大价值。另一方面，鉴定与销毁的不及时与缺乏科学性，对档案管理工作产生了一定阻碍。
1档案鉴定销毁工作的目的和意义
档案的鉴定工作是指工作人员依据一定的鉴定标准和原则，通过对档案的性质和数量进行综合分析，并确定档案的价值，进而实现分类、保管、处理等目的的一种档案管理方式。档案鉴定工作是档案销毁工作的前提，也就是说通过鉴定，判定了档案的价值后，管理部门才能够做出销毁与否的决定，而档案的销毁工作则是一种优化档案质量，提高管理效率的有效手段。档案鉴定销毁工作是企事业单位进行档案管理的重要环节之一是它无论是从改善档案的质量角度讲，还是从提高档案管理的效率讲，都具有重要的实践意义，具体来看：一、通过鉴定销毁，可以实现对档案的去粗取精，不是所有流入档案室的资料都有保存价值，而利用鉴定销毁，工作人员可以去除大量无用资料，并将有重大价值的资料进行长期保存，从而更好地发挥档案的价值；二是通过鉴定销毁，可以缓解工作压力，随着信息技术的发展，以及数字化档案的普及，企事业单位的档案管理部门不断“缩水”，档案管理人员的工作压力也随之增大，因此利用鉴定销毁，可以将大量没有价值的资料进行剔除，这不仅降低了保管的成本，也提高了工作人员的管理效率；三是通过鉴定销毁，可以降低档案室的库存压力，档案室的库存是有限的，因此，不断地对档案进行鉴定、销毁，将库存容量控制在一定的范围内，从而缓解了库存面积与档案存储数量之间的矛盾；四是通过鉴定，工作人员可以对资料进行集中的分类、归档，以保证各种资料的完整性和准确性，从而提高了档案管理的整体水平；五是通过鉴定销毁，可以减少数字化档案输入的工作量，从而有利于推动企事业单位的档案管理进入到信息化阶段。
2档案鉴定销毁工作的原则和标准
2.1原则档案鉴定销毁是一项专业性很强的工作，它对于档案的存亡具有重大意义，因此我们在工作中应该坚持科学的原则，即用发展的眼光看待档案的价值，并充分认识到其在未来工作中发挥的作用，然后结合档案的实际内容以及企事业单位发展的实际需要，对档案价值作出全面、合理的判断。2.2标准档案鉴定销毁是由国家档案管理相关部门制定的，其主要包括《档案法》、《关于档案保管期限的规定》、《文书档案管理期限表》、《会计档案管理办法》等，而工作人员应该结合档案的实际情况，严格按照相关标准开展鉴定销毁工作。
3高校档案鉴定销毁工作中存在的困难
3.1保守的档案管理观念的制约虽然对于高校而言，每一阶段都会有大量的档案进入档案室，而档案管理工作对于学校的发展具有重要的作用，但是在管理中，由于管理层的重视度不够，或者管理人员态度问题，导致了管理观念的淡薄，管理模式和管理方法长期内无法实现突破，从而造成了档案管理工作效率的低下。鉴定销毁是高校档案管理的重要环节，但是由于这一工作内容与信息的收集管理不同，工作人员通常会因为资料的收集不及时，或者资料确实而出现工作失误，但是却不会因为档案没有被销毁而影响工作，而这就使得他们对于资料的鉴定与销毁出现了认识误区，即只要是进了档案室的资料就不会轻易舍弃，进而影响了档案管理工作的正常开展。3.2档案资料鉴定的工作任务重档案鉴定室档案销毁的前提，只有科学的鉴定才能够保证销毁工作的准确性，但是在实际工作中档案的鉴定工作是一项非常浩大的工程，其主要体现在两个方面：一是涉及部门广，高校档案根据其内容会被分成学生档案、财会档案、课程档案等，而要想对这些档案进行专业的鉴定，就应该联系不同的部门，如对财会档案的鉴定过程中，档案室的工作人员就应该联合高校的财务、审计、学生行政管理等部门，然后通过他们的协同合作，完成对档案的准确鉴定；二是鉴定过程复杂，既高校档案的鉴定要经过个人鉴定、集体鉴定、销毁申请等多个环节，而每个环节都需要大量的时间和人力，进而影响了档案销毁工作的开展。3.3档案鉴定销毁工作人员的素质有待提高前文已经分析过，档案的鉴定销毁是一项专业性很强的工作，它要求工作人员必须具有良好的业务素质，但是目前高校档案管理部门的许多人员并非专业人员，例如一些管理人员是从高校行政管理的其它部门调过来的，而这些人缺乏专业的管理理论和管理经验，进而无法按照严格的程序完成档案的鉴定和销毁；除此之外，还有一些工作人员的缺乏良好的职业道德，在工作中马虎大意、敷衍了事，缺乏对鉴定销毁工作的责任感，而这样的管理人员素质必然会影响鉴定销毁工作的正常开展。3.4缺乏健全的档案鉴定销毁工作体系健全的管理体系是保证高校档案管理质量的重要内容，但是目前的许多高校的档案鉴定销毁工作缺乏必要监督管理规范的约束，例如档案的鉴定过程缺乏条理性，许多管理人员单纯地将保管时间作为鉴定档案的主要依据，而忽视了对档案实际价值的考察，在鉴定中缺乏必要的监督，个人因素所占比重较大，这就增加了销毁工作的风险，除此之外，还有一些高校在管理中缺乏对不同类别档案的分类、整理的具体规定，从而为鉴定销毁工作增加了困难。
4改善高校档案鉴定销毁工作的质量的对策
4.1转变观念，正确认识档案鉴定销毁工作的意义随着信息时代的到来，档案在高校管理中的地位越来越重要，而鉴定销毁作为档案管理工作的重要内容，其直接影响着档案管理的效率与质量，因此，高校的管理层和档案管理部门应该转变思想，用科学的理念来指导实践工作，一方面要明确鉴定销毁工作的意义，并通过合理的鉴定过程，来确定档案价值，以进行及时的销毁，另一方面档案管理部门应该树立信息化管理理念，通过基础设施的建立和完善，实现对档案资料的数字化处理，进而提高工作的效率，而这有这样才能够使高校的档案发挥学术交流，为决策提供依据等作用。4.2根据实际，适当调整档案鉴定销毁工作的考核比重考核体制是保证工作方向，提升工作效率的重要方法，在高校的档案管理中，通过科学合理的考核机制可以推动档案管理人员积极地改善工作效率，提升工作质量。上文已经提到，目前高校档案鉴定销毁工作任务繁重，而数量有限的工作人员为了保证工作效率，不得不承担大部分工作内容，但是其考核机制却与工作量之间无法形成正比，因此，为了打破这种矛盾的局面，高校应该通过适当增加鉴定考核工作的比重，调整鉴定工作的内容等手段，降低工作人员的压力，激发其工作的热情。4.3重视质量，提高档案鉴定销毁工作人员的专业素质首先，高校要严格档案管理人员的招聘机制，即通过适当的考察和相应的激励机制，吸引大量优秀的专业人员进入到档案管理部门，以充实档案管理人员队伍，改善管理人员的结构素质；其次，加强对人才的培训，即通过开展定期的培训课程，让相关人员提高对档案鉴定销毁工作认识的重要性，同时通过对档案管理标准教育，保证工作人员严格按照标准开展工作，最后做好宣传工作，提高工作人员的职业道德素质，利用责任落实制度，保证其在严格鉴定档案价值的基础上，提高工作的质量。4.4制度落实，建立完善的档案鉴定销毁监管体系完善的档案鉴定销毁监管体系是保障高校档案管理工作高效率、高质量开展的基础条件，前面已经提到，目前的高校档案管理中，要么管理观念落后，要么管理模式陈旧，而要想突破这一困境，我们必须要建立完善的档案鉴定销毁监管体系，同时提升监督与指导工作的力度，保证工作的有序开展。而在落实监管的过程中，我们不仅要严格按照鉴定销毁的标准来安排工作目标和工作任务，而且还要落实责任制，从而保证每一个工作环节都有具体的执行计划和执行人员，而只有这样，才能够保证整个鉴定与销毁工作的流程在制度的规范下有序地开展。
5结束语
总之，档案鉴定销毁工作质量的好坏关系到高校能否实现生存及长远发展。通过分析，我们发现目前的高校档案鉴定销毁工作中仍然存在着管理理念落后，亟待鉴定和销毁的档案资料数额庞大、鉴定销毁人员素质不高以及缺乏必要的监管系统等问题。而要想解决这些问题，我们首先要重视档案鉴定销毁工作对高校的意义，然后转变思想观念，落实相关的改革措施，提高工作人员素质，从而保证档案真正能够发挥其为管理层提供决策依据的作用。
参考文献：
[1]陈敏.高校档案鉴定销毁工作的困难及对策[J].办公室业务,2016（02）:58+8.
[2]王玲.略谈高校财务档案的鉴定和销毁工作[J].办公室业务,2012（11）:1+3.
作者：殷志伟 单位：天津中德应用技术大学
第三篇：高校教师业务档案管理与效能发挥
高校教师业务档案记录了高校教师从入职到业务成长的整个发展轨迹，可以成为考核教师教学能力及业务水平的重要资源依据。教师业务档案包括教师工作中研究类、教学类等一系列重要材料，学校可以通过教师业务档案了解与评价教师的业务水平，同时能够优化改革教师团队，发挥识别人才的效能，促进高校师资队伍建设水平提升，是学校和教师的重要财富。因此高校教师业务档案建设管理必须得到重视和加强。目前，部分高校教师业务档案存档方式和手段相对落后，在管理上存在很多问题，因此必须完善管理方式，加强应用现代信息化技术手段，达到高效管理教师业务档案的目的。高校教师业务档案管理效能随着高等院校师资队伍建设越来越受到关注，高校对教师的培养与管理也不断加强并逐渐趋向于规范化和制度化。教师业务档案作为高校教师管理的一项重要内容，更应该规范化、制度化和科学化，同时还要实现管理手段的现代化、信息化。教师业务档案主要是教师从入职开始在日常教学或科研中保存的最重要的文献资料，不仅反映了教师的业务水平、科研成果和工作业绩，同时反映了教师的专业素质、教学能力、奖惩情况以及学校管理和整体办学水平。教师业务档案能够真实地记录教师个体专业教学成长的历程，保存教师的教学成果和科研成果。学校可以根据教师业务档案评估教师的教学能力和水平，制定奖惩制度，促进教师水平的提高。建设教师业务档案是实现学校体制改革和科学管理的重要手段，所以必须综合分析高校教师业务档案管理的实际效能，才能制定出切实有效的管理方案。
一、高校教师业务档案的主要内容
1.自然类信息资料。自然类材料包括了教师的个人信息、工作履历和学历信息，以及教师参加在职培训情况和职业成长过程中考核的相关任职资格证书、专业技术的申报和审批材料以及晋升的专业技术职称。资料能够体现出教师的学缘情况及教师发展中的工程背景和行业背景等专业背景信息。2.教学类信息资料。教学类的信息资料包含了教师在长期授课过程中的教学目录、备课笔记、教研改革材料、教学成功业绩、示范教案、学生评教信息、奖惩情况、考核信息等资料，记录了教师教学工作的基本情况。3.科研类信息资料。科研类信息资料包含了教师的科研成果、学术论文与相关科研著作、发明专利成果和专业成就的相关信息，可以反映出教师的专业水平和科研能力。
二、高校教师业务档案管理的效能发挥
高校教师业务档案是高等院校记录教师专业成长及教学发展信息的重要材料，通过档案资料可以了解教师的基本情况、自我发展的主动意识、专业特长和综合业务素质，从而对教师的专业水平和教学能力形成有效的客观评价，同时也是学校培养教师人才、构建强大的师资队伍与科研团队的重要信息依据。教师业务档案包含了教师的人文信息、教学信息与科研信息，其对于学校科学制定师资队伍建设规划和促进教师的成长起着至关重要的作用。1.信息反馈的作用。高校教师业务档案中包含了教师的业务成长经历，记录了教师在教学中的具体情况，可以为学校相关管理服务部门提供关于教师日常工作的基本信息。通过教师业务档案可以高效、快速地了解教师的专业信息和教学信息，同时可以根据教师的相关科研信息分析教师的发展方向，帮助教师设计未来的发展计划，有效地促进教师的职业成长。对于学校来说，分析教师业务档案，可以为研究制定师资队伍建设规划和学科专业发展规划提供有效依据。2.自我激励的作用。教师业务档案反映了教师的一切业务情况，能够直观地表现教师的专业水平和科研教学的能力，在质量上面具有非常高的可靠性。在教师的考核、奖励与选拔晋升中，可以提供准确的原材料数据，避免考核不准确和遗漏，能够有效剔除关系户，使考核机制更加规范化、科学化。教师在研究分析业务档案时，可以发现自己专业发展上的短板，认识自己存在的不足，也能够客观地认识到自身的长处。对教师起到很好的激励作用，有利于教师个人进行专业成长规划。3.信息凭证的作用。高校教师业务档案记录了真实的历史信息，是最具有说服力的信息凭证，反映了教师在学校、科研与教学中的真实经历。近几年以来，在考核教师的业绩和职称评定的过程中，很多高校通过业务档案进行职能评定，取得了较好成效。教师在年底提供课程节数、教学项目、科研成果和学生评教等材料时，学校均通过教师业务档案进行核实，保障教师所提供的材料具有真实性，教师业务档案是其他档案不能替代的。只有根据业务档案评定的教师职称才能得到教师的认可，所以说业务档案在教师的职称评定中起到良好的凭证作用，可以使考核评定工作更加公平、公正。4.服务决策作用。高等院校学科专业建设与发展、人才培养目标的修订都直接与教师的专业结构及专业发展水平有密切关系。教师业务档案是教师业务水平的真实写照，可以为学校学科专业建设和结构调整提供有利参考，同时也是学校师资队伍建设规划的直接依据，从而促进学校人才培养目标的不断完善。另外，高校在内部选拔教师管理人员与各部门重要成员，或者向其他用人单位输送高质量人才时，除了对教师的工作表现和政治思想进行考察之外，还可以利用教师业务档案了解教师的业务能力和其他社会服务能力，做到公正、公开地选拔人才，对选拔人才和推荐贤能的决策起到服务参考的作用。
三、加强高校教师业务档案管理的方案制定
1.明确业务档案的管理责任和范围。对业务档案的管理责任和范围进行细化分类。教务活动的相关材料由教师所属教务部门、教师教学发展中心和教研部门合作管理，并且安排专人保管材料。材料的收集和归档工作是教务部门的主要工作，可以把其作为考核教务部门工作能力的内容，一定要做到规范、准确和完整地归档材料，提高管理部门的责任意识，加强对管理人员的宣传教育，让教师和管理部门认识到业务档案的重要性，达成积极上交档案材料，规范管理业务档案的习惯。学校方面加强对业务档案的管理投入，不仅要建立稳定的专职人员管理的队伍，同时在硬件设施上进行完善和改革，确保业务档案管理系统的规范化、科学化和信息化。2.制定周密的管理制度。业务档案的管理工作包括档案的收集、整理、分类和保存。首先要制定好档案的收集任务，学校应该配备专门的档案室和档案管理人员，把教师业务档案综合保存到档案室中，通过多种方式和渠道收集档案资料。首先，可以集中收集教师的档案，让每个教师主动上交业务档案，针对无法按时上交的业务档案，一定要做好记录和后期收集。其次，可以超前收集资料，超前把资料收集到档案管理人员手中，让他们分类管理。在档案收集完成之后，制定周密的管理制度，明确档案管理部门的各个机制职能，在收集归档之后，对档案进行检查、评审和鉴定审查，确保档案的准确性和真实性，材料评审、上报和教师考核工作要同步进行。3.提升现代化档案管理水平。按照教师业务档案的管理制度实现一体化管理，及时、完整地搜查资料，学校、教师、档案室三个方面分工合作，共同管理档案。学校主要搜集和整理鉴定档案资料，教师提供档案资料和配合学校鉴定，档案室对档案资料进行归档保存、开发利用。在档案管理上可以运用信息技术手段，实现电子网络化管理，利用计算机统计分析、归纳整理，开发构建快捷、方便、高效、完整的教师业务档案管理系统。
作者：王宏长 单位：吉林农业大学教师教学发展中心
第四篇：高校学生档案管理与服务研究
摘要：以我国民办高校为研究对象，通过民办高校学生档案管理与服务现状的研究，指出民办高校学生档案管理与服务过程中存在的问题，并加以分析，积极探索提高民办高校学生档案管理与服务水平的途径，解决民办高校学生档案“弃档堆积如山的现象”，使民办高校的档案管理更加条理清晰，明朗。
关键词：民办高校；学生档案；管理与服务
民办高校学生档案以学生个人高考的考生档案为基础，虽然各地区考生档案间存在着各种差别，但大多基本体现了学生的自然情况，家庭状况，高中学生在校期间的学习经历、成绩状况。学生在高校修读学业期间将继续加入学生在校期间的学习经历、成绩、政治思想评价，实践能力，奖惩情况等材料，是大学生大学期间学业的综合评判的重要支撑数据，为学生升学、就业、出国提供强有力的支撑。但是民办高校起步晚，无论是退学学生或者毕业生弃档都比较多，毕业生档案流转过程中问题比较复杂，本文就此作出分析，探讨解决问题的途径。
一、民办高校档案管理与服务的内容
目前随着我国社会经济和科技水平的发展，档案的管理与服务的难度逐渐提升。民办高校新生入学后，首先收取学生的考生档案，按规则编码，按自然班进行分组管理；根据情况需要在不违反原则的情况下为学生、企事业单位、个人提供查询服务；其次，逐年添加学生对应的各种奖惩材料，及时处理学籍异动学生档案；学生毕业时，完善学生的学习经历；成绩状况，在校思想政治表现，为大学生就业后的人事档案提供最原始的材料。再次，民办高校的档案管理要为需要调档的部门提供档案查询服务；最后，学生毕业后，按照档案管理的有关规定，根据学生就业协议的单位地址，派遣对应的学生档案，并提供档案派遣结果的查询服务。
二、民办高校档案管理与服务存在的问题
由于我国人事档案管理制度建立较早，已经不符合目前经济社会的发展。我国的民办高校起步较晚，民办高校的发展过程中，参照执行2008年9月1日实施的教育部令第27号《高等学校档案管理办法》的过程中出现的各种问题，给档案管理与服务工作带来了各种困扰。1、民办高校学生自身的问题。民办高校的学生档案分在校生档案和毕业生档案两种类型，无论是毕业生档案还是在校生（休学、退学）档案，弃档都越来越多。经过总结长期以来的工作经验，退学的学生最终持调档介绍信回校取档案的学生不足1%。在退学档案投放过程中，因为高中档案还不属于人事档案的范畴，学籍所在地的人力资源和社会保障局是拒绝接收的。民办高校新生入学后，将考生档案交由学校学生档案管理部门统一保管，在后续的学习生活过程中，出于学生个人发展原因，学校原因或社会原因，每年通常会有1.5%左右的选择休学或退学，学生本人一般都采委托他人代办休学或退学手续，档案仍留存在学校；在历届毕业生中，随着人事制度的改革，并不是所有的用人单位都具有保管人事档案的能力，学生对档案的重视程度不够，也不关心档案具体派遣到何处。档案管理工作人员，通常按照学生签订就业协议单位的地址派遣学生的毕业档案，学生随便找单位在就业协议上盖章，实际上并没有切实落实人事关系，当毕业生档案发到对方单位后，因“查无此人”被退回，基于种种原因历届毕业生的档案留存在学校的也越来越多。这种“弃档族”不到急用档案的时候，永远也不会咨询或提档，给民办高校的档案管理与服务工作带来了很多的困扰。2、档案管理工作者的问题。民办高校的档案管理工作者，工作量过于饱和，压力大，工作积极性不高，工作责任心不强。在档案整理过程中，整理不够及时，毕业生派遣过程中通常档案袋的学生姓名和档案袋里所装的学生档案张冠李戴，甚至连环错，或者几个人的党团材料放在某一个学生档案袋里的现象也屡见不鲜，当然在新生入学的考生档案中，我们也发现过张冠李戴的现象。另外，随着信息技术的发展，档案管理和服务技术和水平也存在着落后现象，民办高校学生档案查询网站的不健全，直接导致学生只能电话查询或者到现场查询，这两种查询的接待直接导致学生档案管理工作人员工作量的增加。
三、存在问题的原因分析
1、民办高校档案管理队伍问题。民办高校由于资金投入问题，师资严重不足，基本上“几个坑，就一个萝卜”，档案管理工作人员不足，降低了档案派遣的时效性和准确度，严重影响了档案管理与服务的水平和质量；民办高校对学生档案管理的重视程度不够，这种现象造成的直接结果通常就是民办高校的档案管理工作人员不断地更换，更加不利于民办高校的档案管理工作；民办高校档案管理工作人员自身的专业知识和水平也影响着民办高校学生档案的管理与服务水平。2、民办高校学生对档案重要性的认识问题。真正能证明本人学习经历的就是档案。学籍卡、成绩单、各方面的评语、获奖证明、还有党团材料都是毕业生档案的原始材料，不可复制。毕业生在个人办理养老保险、继续深造、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都要用到档案。如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。学校保存的只是学生的“学籍档案”，而真正发挥作用的恰是个人的人事档案，如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。民办高校的学生，正是由于缺乏对档案重要性的认识，放任自己的档案留存在学校。3、民办高校学生档案管理制度的缺失问题。民办高校自成立以来大多延续普通高校的办学理念和办学思想，在这种延续的过程中，逐渐发现问题，解决问题。而在学生档案管理方面，首先是对于在校生档案的管理，普通公办院校，由于学费、社会影响力方面，退学学生较少，由于退学等学籍异动的原因造成的“弃档”现象可忽略不计；反观民办高校，以辽宁对外经贸学院为例，由于退学原因造成的“弃档”比比皆是，每年累计150份，在过去的15年时间里，共造成近2000份的“弃档”。这种现象在民办高校比比皆是，严重影响的学生档案管理与服务的效率和质量。
四、提升民办高校档案管理与服务水平的措施
考虑到学生的个人的未来发展，鉴于高校学生档案的重要性，提升档案管理和服务的水平，主要需要采取以下几个方面的措施：1、加强民办高校档案管理队伍建设。高校的学生档案管理工作量大，枯燥而繁琐，且所有材料不可复制，令人倍感压力。民办高校的档案管理人员短缺，民办高校应采取合适的激励机制，让档案管理工作人员看到职业发展前景，发自内心的热爱岗位工作，这样才能有责任心，创造性解决问题，积极探索解决问题的模式，而不是把工作都推给学生，由学生处理；提高档案管理人员的专业知识和现代化技术水平，利用现代化信息技术手段和设备，通过电子版扫描、归类、整理并加以分析，及时查遗补漏，标注档案最终流向，加强档案管理，提供多种网络查询途径，并实时更新，提升档案管理和服务的效率。2、加强学生对档案重要性的认识。无论是退学学生还是毕业生，档案都作为是人事档案的一部分，与学生未来的就业、读研、出国深造、职称评定，及将来的工龄计算和退休金的领取都息息相关，是关系到每一个人的民生大计，即使是现在，这个鼓励创新创业的时代，并不是每个人都有机会成为比尔盖茨那样的成功者，将来总会有用到档案的时候，与其到时候多方查找本人的档案，不如毕业时先把自己的档案流向落实好，做到心中有数。在学生签订就业协议过程中，不要单纯的为签订就业协议而签，必须保障就业协议的法律效力，确定对方是否具备保存档案的能力，是否能真正的接收档案，否则造成档案丢失，则得不偿失。3、民办高校应加强与各地区学生档案流向地的管理机构和档案运输机构的联系。随着现代化信息技术的发展，因工作发展需要，各个省、市的人才管理机构和高校联合建立了工作的QQ群，发现问题及时沟通。在学生毕业季，档案派遣前，高校之间互通有无；负责档案管理的人才中心及时发布档案接收的方式及要求，高校才能做到有的放矢，按要求在网站录入，派发档案，提高档案派遣的准确率和效率，同时进一步确认档案中是否存在问题，若有问题及时发现，及时反馈，及时解决。
作者：董玉华 单位：辽宁对外经贸学院
第五篇：高校音乐档案管理模式与建议
摘要：随着高校教育改革的不断深化，高校音乐档案工作的管理也亟待改革。教学质量和教学水平的提升与档案资源的科学管理密不可分。从高校音乐档案制度、档案管理人员素质、.档案规范管理等几方面提出音乐档案的管理现状及解决对策。
关键词：高校；音乐档案；管理模式
随着国家《高等院校音乐档案管理工作办法的出台》，高等院校的音乐专业档案管理也面临着新一轮的改革与挑战。目前，除了全国的专业音乐学院外，普通综合类大学大多也设有音乐学院或学前教育学院音乐课程等，这些专业音乐学院、音乐系或学前教育学院，建立的时间早晚和发展历史各有不同，音乐教学和音乐实践活动的科研成果也日积深厚，音乐教学与科研档案的数量也逐步增多。在这种情况下，如何科学管理音乐教学和科研档案，如何对音乐档案进行编研和利用，成为当前高校档案管理工作的一项重要内容。音乐类档案，是高校整体档案的重要组成部分。在高校档案建设和管理工作中，对各类档案进行过不少相关探讨，取得了一定的研究成果，但对音乐类教学和科研档案的创新管理还存在着一些不足。对音乐档案的管理，只是单一地把音乐教学活动和社会实践的资料和录象进行留存,长期处于分散不规则的状态,缺乏较为系统的收集和整理。因此，笔者提出这一课题进行探讨和研究。
一、高校音乐档案管理的现状及其原因分析
1.音乐档案管理制度不规范。随着教育改革的发展，高校的音乐档案管理工作也越来越受到重视，虽然取得了一定的进步，但还存在着一些问题。有些院校由于招生规模的扩大，教学、科研等档案资源没有及时收藏。有些单位领导缺少对档案工作的重视，认为档案工作可有可无，没有养成良好的档案管理制度，对应当归档的资料不能及时进行编研。音乐院校关于音乐专业实用性的资料相对较少,基层教学档案缺少管理机制，一些教师经常按照自己固有的经验给学生们上课，对上课内容缺乏目的性、计划性的设计，教案也很少写，随意性较大，对编写教学大纲、教学计划等文件也缺少重视，因此更谈不上档案管理。音乐教学实践和学生社会实践的音像资料也没有按照演出的类别、顺序进行整理，演出的曲目、内容介绍的也不够细致，给教师的科研学习和理论研究带来了很大的不便，削弱了音乐档案为教育教学工作提供的服务功能，失去了音乐档案教育意义上的应用实效性。2.音乐档案编研专业人员素质薄弱。《档案法》的出台，对高校档案编研工作人员的素质提出了新的要求。目前高校很多档案管理人员大多没有受过专业训练，缺少专业管理意识。有的是从教学或教务工作的老师中抽调出来，做兼职工作。有的是从其他工作岗位调过来，专职工作人员几乎没有。这些老师对档案专业管理知识了解甚少，给档案管理工作带来了很多不便[1]86。另外，从年龄结构、编研层次、编研经验、学历层次方面也参差不齐，存在很大差异。3.音乐档案规范管理欠缺。高校档案信息是记录高校教育发展历史的重要载体，深层次规范管理是新时期管理创新模式的要求。有些档案管理员管理意识较淡漠，不能及时将档案资料按照管理规章制度进行归档留存，而是相互推脱，造成界限不清。音乐档案的表现形式不同于其他学科的表现形式，既有一般文献档案的共性，又有自身的特殊性。其他学科档案表现形式主要通过文字、图表来表现，音乐档案却有独特的艺术表现形式，除了文字形式外，有相当一部分是通过音乐形象来完成的。因此，分类收集与留存是非常重要的。有些高校音乐档案管理比较混乱，教学活动的录音录像不能及时上交，使时间排序性受到影响。音乐教师的教学计划、教学大纲、教案交上以后缺少长时间留存，给教师查找资料带来不便。
二、音乐档案管理的对策与建议
1.音乐档案管理制度化、规范化。档案管理工作是高校工作的重要组成部分，建立完善的管理制度是做好档案管理工作的重要前提，也是促进学校发展建设的重要环节。制定档案管理细则，使档案工作有章可循，有法可依。学校派专人负责音乐档案的收集、管理编研工作，使档案工作真正与教学、科研相结合，做到档案资源配置合理。例如：第一，文献类音乐档案。（1）音乐教材类管理。音乐表演、音乐理论、音乐学、音乐教育等学科都有自己的教材，分门别类、种类繁多。档案专业人员可按照音乐专家界定或编写的不同年代等进行汇编资料，这样能反映出高校音乐发展的历史性和阶段性特点，丰富了音乐教学内容，提高音乐教学质量[2]114。第二，声像类音乐档案。音乐专业由于艺术的特殊性，它的表现形式也不同于其他学科，可以通过影像、录音等丰富的形式来体现这一学科的多样性。师生教学音乐会、毕业考试、学生社会实践演出等都可以利用音像来留存和整理。另外，制订适应学校档案工作的规章制度和管理办法，建立学校档案工作的有效保障机制。根据需要，对档案资源进行科学合理的深层次开发、归纳和整合，只有建立规范的编研与利用制度，才能形成客观、准确的档案资料，这样才能为音乐教学服务，提升音乐教学水平。2.提高音乐档案人员的专业文化素养。音乐档案的编研是一项比较琐碎且繁杂的工作，它可以为教师和学生的教学和理论研究提供相当范围的参考依据。任何项目和课题的研究都离不开资料的查找和参考，尤其是发展的历史和现状的理论支撑。目前高校大多数档案管理人员没有受过专业训练，对档案管理知识只是一知半解，使得档案的归类与编研没有形成系统化和规范化，给教师资料的查找带来了很大的不便。因此，对档案管理人员的专业培养和训练是当务之急。如定期举办专业知识培训班，专业知识讲座，派档案管理人员去外地专业院校进修学习等。档案管理人员还应具备一专多能的能力[3]60。档案管理涉及的类别比较繁多，管理人员即要掌握各种门类、各种载体档案的管理方法，同时还要对档案内容的保存价值进行鉴定，这样才能对档案的存储与编研起到积极的推进作用。良好的服务意识也是提升档案管理人员基本素质的重要环节。在服务态度上，应做到积极主动、热情、耐心，建立良好的人际关系，锻炼与人沟通的协调能力、适应环境的能力。管理人员只有经过长期的业务知识培训，加强档案管理知识的认识，才能充分发挥音乐档案管理的特色，为高校的教师和学生进行音乐信息查询提供良好的平台。3.加强高校音乐档案管理的规范化、程序化。档案管理工作在高校的发展中占有重要地位。规范化、科学化在档案管理工作中起着非常重要的作用。高校教育改革不断发展，培养了大批从事音乐教育事业的人才,人才的培养与音乐档案的规范管理紧密相关，音乐档案为教师进行音乐教学与科研研究提供了丰富的的理论资源[4]50。随着信息时代的到来，传统的手工管理已不适应新时期教育的发展，计算机信息的发展为档案管理创造了有利条件。利用计算机管理，可以通过网络资源将音乐教学、科研与艺术实践等信息按照高校教育改革与发展的需要，对档案进行系统科学的编研，突出音乐档案的特色，形成网络化管理，使教师和学生查找信息资源直接便利，实现资源共享。提高档案的规范化管理，改变以往传统的管理模式，建立了良好的信息资源档案的平台。高校的音乐档案工作是高校教育发展的重要组成部分，音乐资料的规范编研是全校师生进行教学和理论研究的理论基础，提高教学质量，提升学生专业文化知识与档案信息工作紧密相关。科学管理档案工作，健全档案管理制度，是高校内涵建设工作发展的重要保证。
作者：马山雪 单位：沈阳师范大学学前与初等教育学院
第六篇：高校学籍档案管理问题与对策探讨
摘要：本文对高校学籍档案管理中存在的问题进行简单阐述，说明问题存在的原因并提出了相关的改进建议，希望能够为高校学籍档案管理工作的发展提供帮助。
关键词：高校档案；学籍档案；管理问题；对策
育学籍档案是记录学生学习经历的重要资料，是学生在进入社会之前，能够展示自己的受教育过程的唯一的有效文件。但是在高校档案管理中，学籍档案管理工作是发展最慢、存在问题最多的，这直接影响了学籍档案资料的应用，值得我们进行思考和探索。
一、高校学籍档案管理存在的问题
（一）学籍档案不受重视在高校档案管理工作中，学籍档案工作仅限于收集学生的学籍资料，归档保存，在学生离校时加入个人档案转移走。档案工作内容非常简单，有些学生的学籍档案存在归档不及时，导致学籍档案缺失，但是档案管理并不将这部分档案问题视为严重问题。（二）学籍档案缺乏严谨的管理制度高校学生的学籍档案管理基本上没有统一的规章制度，学生来自于不同省市，不同学校，每个地区的学籍档案记录的内容以及详细程度不一样，高校在应用档案过程中存在困难。但是，由于学籍档案利用率低，管理制度不严谨造成的使用困难也并不突出。（三）学籍档案管理方法陈旧高校学生的学籍档案能够作为高校生源变化研究的根本资料，也可以用来分析我国不同地区教育质量的变化，为高校教育以及高中、初中教育提供引导。但是，这些价值并没有表现出来。学籍档案管理仍处于“保管———转移”的管理状态，人工管理是主要的管理方法。管理方法陈旧，成为制约档案应用的主要问题。
二、高校学籍档案管理问题产生的原因
（一）管理观念没更新档案管理工作常常出现“说起来重要，排起来次要，忙起来忘掉的现象”，认为档案管理不能给高校带来直接的社会影响、经济效益，教学、科研工作是学校的主要工作和首要任务，把学生档案管理工作与学生培养规划分开来看，导致档案管理工作缺乏应有的支持。（二）管理制度建制不完善学籍档案管理需要相关的制度支持，这个制度包括档案资料的基本内容统一、档案收集时间统一、档案流通的基本路径以及档案应用的基本状况规定等。但是，目前高校没有对这方面进行管理建制，学籍档案管理制度不完善，成为管理效率低的主要因素。（三）缺乏管理人才现代档案管理研究为档案管理工作的发展提供了大量的管理指导，包括档案应用的可能性以及档案管理的先进方法等。但是，这些先进的管理策略需要相应的档案管理工作者来实施，高校学籍档案管理工作者多是年龄较大或者临近退休的工作人员，这部分管理工作者创新能力不足，对新的档案管理方法的接受程度和应用性都比较差，致使学习档案的使用价值难以发挥。
三、高校学籍档案管理问题的对策
（一）提高对学籍档案管理的重视高校应该对学籍档案管理予以重视，从高校管理层到学生培养、再到学生的档案资料保管和应用，都应该树立先进的档案管理意识，认识到档案资料的使用价值，并注意开发这些价值，使学籍档案成为高校学生的身份证明和学业记录资料，能够通过档案管理工作发现高校学生管理中的问题等。建议高校档案管理部门牵头在全校范围内开展学生学习档案管理工作的学习和创新管理实践活动，以档案资料应用的积极价值展现为途径，使高校各部门加强对学籍档案的重视，为学籍档案管理工作的发展打下基础。（二）建立完善的档案管理制度科学、完善的学籍档案管理制度是确保高校学籍档案管理工作顺利开展的重要保障，为了解决学籍档案多渠道管理的问题，相关部门应及时向学生的学习档案转交给学校档案管理部门进行统一管理；同时，学校管理部门应结合学校学生的基本特点以及学校当前发展的实际需要，建立一套健全的管理规章制度，明确规定学籍档案收集、整理、审核、归档、保存工作标准；其次，应做好部门的协调、配合工作，确保高校学籍档案管理工作的规范化、有序化、尽量提高学籍档案管理的效率。（三）引进人才实现信息化管理学籍档案管理的发展需要现代化档案管理人才的参与，建议高校从档案管理工作者的职业能力发展出发，对现有的档案管理人员和进行职业技能培训，从档案管理专业毕业生中发掘人才，通过人才引进，引发管理方法的改革，使人工管理逐渐转为信息化管理，使学籍档案从死的资料转为活的数据，提升学籍档案的服务价值。
四、结语
综上所述，高校学籍档案管理工作存在着管理观念、管理制度和管理方法方面的问题，高校需要对这部分档案管理工作进行全面的改革，提升对学籍档案管理的重视程度、进行管理制度建制并引进管理人才，以提升学籍档案管理的实用价值。
参考文献：
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[2]邵婧.新形势下高校毕业学生档案管理工作存在的问题及对策[J].山西青年,2016,(11).
[3]谭春霞.对高校学籍档案管理问题的思考[J].商,2016,(06).
作者：谢卫平
第七篇：高校档案管理人员素质的思考
摘要：随着社会的迅猛发展，各自信息层出不穷，令人眼花缭乱，对信息进行分类、归纳整理就势在必行。高校的档案管理给学校的持续正常运行奠定了扎实的基础，因此，高校档案管理人员素质的提高就变得尤为重要，要想适应学校发展的要求，只有不断提高高校档案管理人员的素质，才能保障学校档案管理工作开展的顺利。
关键词：提高；档案管理人员；素质；思考
档案有着不可忽视的地位，它是学生在学校的真实记录。高校是学术科研中心，档案的管理工作是学校工作的重中之重。现在，信息逐渐向综合化、电子化、网络化的方向发展，就需要档案管理人员具有较强的专业性，尤其对于高职院校，档案管理工作出了问题，极有可能会影响学生今后的工作与生活。档案管理人员也应具有许多管理经验。具备这两点才能适应日常的工作。在入职前，档案人员就应首先进行素质培养，这样才能更有利于学校日常工作的正常开展。
一提高高校档案工作人员素质的意义
学校从开办至今，学校的发展历史、学生以及教职工的信息都体现在档案中，档案管理方面的完善与提升，对学校的教学活动向更加规范的方向发展有着深远的影响。在任何形式的工作中，人都是一个很重要的因素，因此，提高高校档案工作人员素质就刻不容缓。档案管理具有科学化、规范化及标准化的管理特点，需要工作人员有广博精深的管理知识储备，建立合理的知识结构，对档案进行合理组合和合理分配。
二高校档案工作人员存在的问题
首先，档案工作人员的事业心和责任心都不强，档案管理人员肩负着为高校留存历史的重则，但因为学校无论从经费方面还是态度方面都对其重视不够，导致档案工作人员也并未将全部精力投入到管理工作中去。其次，档案工作人员流动率高。在人们思想中，认为档案管理这个职位较边缘化，所以一般由学生或教授的家属临时担任，人员流动率高，而且并未形成一个有效的团队，也并没有相关的考核与准则。对工作者而言，这个职位并没有上升空间，外部市场也足够吸引人，因此，档案工作人员的离职率也普遍偏高。最后，档案工作人员的素质也有待提高。现代科学技术的发展，致使各种信息都围绕着网络，此时，对信息进行处理就需要档案工作人员进行管理工作时也围绕着网络。但实际上，工作人员思想落后，故步自封，并未与新时代接轨，还采用老式的管理方法，无法及时收集和储存有价值的信息，阻碍了档案管理工作的进步。
三提高高校档案工作人员素质的方法
（一）强化高校档案工作人员的职业道德素养档案管理属于一个综合性的学科，同各种类型的学科相互渗透与交叉，就需要拥有扎实的专业知识，学习先进的工作经验，重视实际工作能力，积极加强与外部人员的交流。档案工作人员也需要端正态度，树立服务他人的意识。档案工作时常排目录，归纳整理，极其枯燥乏味，需要工作人员可以缓解各种不良情绪，以积极热情的态度工作，从心底里热爱这份职业，并为此心甘情愿接纳任何事情。同时，档案管理是一项非常严谨的工作，需要对各种信息判断其真假与价值，材料也必须来源于实际，不应伪造和臆断。高校档案工作人员应摒除老思想紧跟时代，运用先进的技术手段与档案管理相结合的方法，推动高校档案工作加速发展。社会在不断进步，新问题，新情况也在不断产生，无疑就需要你不断的更新自己的知识，只有这样，才能更好的履行岗位的职责，完成各项工作任务。档案管理涉及很多敏感的信息，因此，档案管理工作人员应该树立保密意识，保持高度警惕，涉及保密信息的文件不要轻易外借，以防学校的信息走漏，造成难以挽回的损失。（二）积极引进人才人才永远都是任何工作进步的推动力，要想吸引大批档案管理人才，就必须要使领导与学生观念转变，关注档案管理工作的重要性与意义，加大对档案管理工作的经费。为了更好的吸引人才，就需要及早在各大高校开始进行宣传，让大学生明白档案管理这个职位并非处于边缘化地位，而是极其重要的，让大学生从开始学习这个专业时就明白档案管理的意义，可以有助于他们基础更扎实，学习效率更高，同时也激发了他们对专业知识更深层次的追求。对高校而言，应针对性的创建一个有效的团队，里面有老、中、青三代人，各代的思想相互碰撞以及相互配合，才能更好的管理档案，也对队伍的长期稳定性和档案管理工作发展有着深远的影响。要想吸引人才，还应该有大胆选拔人才的机制和举荐人才的意识，不要让人才埋没在人群中，这样才不会发生像马说里面的悲剧，人才很多，但缺少伯乐。（三）内部形成竞争模式良好的竞争有利于职业更好的发展，可以通过制定相关的准则与规范，或者在了解工作人员的需求、对工作的待遇要求和提升方面的需求后建立恰当的奖惩制度，促进工作人员工作的积极性。对于准则考核成绩一直较差的员工，进行二次培训，如若还处于末尾，就有降级和辞退的危险。在竞争制度下，还应及时召开总结大会，了解彼此的优缺点，对弱项进行规避，对优势更大程度的发挥，这样可以更好的协同合作。高校档案管理人员也应具有创新精神，世界上各行各业的每一次进步，都伴随着变革，而每一次的变革都是因为有了创新的想法。创新是经济时代的一个显著特征，创新思维是社会发展的基础，人们要想认识一个未知领域，就要不断探索前人没有用过的办法，用独特的思维去解决问题。树立创新意识，并对各种事物有敏锐的洞察力和丰富的想象力，并且勇于为自己的想法大胆去实践。如果创新思维成功，无疑会大大提高工作的效率，加速信息的处理、分类和整理，减少了档案工作人员的工作量，这无疑是竞争的机制又一大优点。（四）培养业务素质提升专业能力高职院校的档案管理工作是否能够做到数字化、信息化与相关人员的业务素质有着很大关系，作为新时代下的档案管理人员，将专业技能仅局限于对基础理论知识的认知与理解上是远远不够的，还必须要掌握一些符合时代发展的新技术，例如：网络技术，操作技能等。在进行业务素质培养的过程中，要根据工作实况进行培训内容规划，针对不同管理人员的相关情况因材施教，尤其要注重对计算机知识的学习与强化，只有这样才能更好的适应当前形势下的档案管理工作需求。通过一系列的业务教育培训，可以使工作人员的知识结构，档案管理技能得到明显提升，对全面提高档案管理人员的综合素质有着重要意义。
四结语
档案管理是各大高校不可缺少的部门，是领导进行决策时主要凭证，也是平常工作考察的依据。在开学季期间，影印的宣传资料与拍摄的宣传视频都来源于档案，档案是学校发展的宝贵财富，因此其的管理工作也变得尤为重要。信息技术的发展给档案管理工作带来了压力，同时也带来了机遇，本文通过提出提高高校档案管理人员素质的意义，存在的问题以及措施，使档案管理工作与时俱进，同时也希望可以促进档案管理工作的蓬勃发展。
作者：魏红 单位：湖南广播电视大学
第八篇：信息技术在高校档案管理的运用
摘要：随着我国信息化时代的到来，全国各大高校的管理都在向着数字化、科技化、信息化的方向进军，而档案管理作为高校管理中重要的一个组成部分，在学校的评估及人员的调动等等方面都起着举足轻重的作用，在高科技时代中，传统的档案管理已经明显的落后于时代的发展，不能满足社会经济发展及高校改革与创新的需要，只有让信息化的管理模式合理的融入到高校档案管理工作中，才能使其发挥出最大的效力，推动高校档案管理工作的发展和进步。本文从传统的档案管理中存在的弊端进行分析，对信息技术在高校档案管理中的具体应用提出了建设性的意见。
关键词：信息技术；高校；档案管理；运用
信息技术以其独特的形象性、直观性、快捷性成为现代人们管理的工具，为了提高高校档案管理的质量只有把现代信息网络技术合理的应用在其中，改变传统的管理模式，发挥其容量大、速度快、不受地域限制的优势，用信息化的方法对资料、数据等等进行收集、整理、保存和评估，促进高校整体管理水平的提高。
一传统档案管理中存在的各项弊端
各个高校都有自己的档案室，也有专门的档案管理员，但在传统的档案管理中却存在着很多的问题，使档案管理工作不够完整，起不到档案储存应用的作用。
（一）档案搜集费时、费力
传统的档案整理都是以手工的方式进行的，所有的资料收集、汇总、整理、入档等等一系列的工作都是由人工来完成的，这其中不仅需要大量的人力、物力，还需要大量的时间，尤其是那些建校时间较长的高校，其档案资料的种类繁多，所涉及的方面特别的广泛，不但需要专人去进行搜集，还要派专人进行分类和汇总，如果没有专业性的管理人员进行检查和监督，其错误率还会特别的高，档案的查询工作也十分的困难，如果需要提取档案资料就要下大功夫进行查找。因此，这样的工作让档案管理员累死累活也做不好，还会拖高校整体管理工作的后腿。
（二）难储存，易损坏
传统的档案存储都是以纸质的形式进行归档的，而这种纸质的材料是有其时间限制的，如果没有良好的储存环境，很容易导致其字迹不清，缺页少角，档案不全等等弊端，再加上如果高校管理部门对档案储存工作的不重视，随便设立一间仓库来当作档案室，不注意通风向阳，也不配备最起码的设备与设施，比如说档案室的环境潮湿、阴暗，这种条件下就会导致档案资料发霉，甚至还会有老鼠等等的啃咬，直接影响到档案的储存效果，给档案管理工作带来直接的影响。（三）档案管理员素质低作为档案管理员一定要具备专业的知识素质和思想道德水平，要能意识到档案管理的重要性，从思想上去重视，要认真负责的做好各项琐碎的小事，而就当下的现状来看，档案管理员只是按流程办事，没有自己的思维或想法，只需要把档案往储藏柜里一塞就算完事，这就给后期的查询或提取工作带来了很大的隐患，要么造成档案丢失，要么就是找不到原始凭证或存根，直接影响管理工作的正常进行。
二信息技术具体的应用探析
信息技术在高校档案管理工作中的具体应用，打破了传统管理模式存在的弊端，其作为新鲜事物的代表，其优越性不言而喻。信息技术的广泛运用使档案管理工作变得更加严谨、快捷，相关信息的存储及处理也逐步趋于完善，电子档案以其储量大、占用内存小，便捷等一系列优势得到人们的广泛认可。
（一）硬件技术的完善与应用
要想使信息技术能科学而合理的融入到高校档案管理工作中，并发挥其最大的效用，就必须要改善陈旧的管理体系，引进先进的信息技术硬件设备设施，运用现代化的手段进行档案的归整。1.设备的配置。要完成档案管理工作首先就要配备齐全的计算机设备以及与之相配套的打印机、扫描仪等等设备，只有这些硬件设备齐全了才能保证高校档案管理工作的高效开展，因为传统的档案管理大多数都是靠人工操作的方式来完成所有的流程，其工作效率极其低下，而且错误率高，为档案的查询及整理工作带来很大的麻烦，如果配备了信息化的技术设施，不仅可以提高工作效率，降低错误率，还可以节约大量的人力、物力，推动高校档案管理工作更上一个台阶。2.人员的配备。配置了现代化的信息设备，就需要有专业的操作人员来进行操作完成，因为信息化的档案管理不再需要人工手写的纸质版资料，或者说这样的资料会很少，只要通过计算机直接打印便可，既简单、工整又快捷、方便，所以只有配备专业化的技术人才，才能把这项工作做好，也才能让信息化的管理技术完全替代传统的管理模式，实现信息化、网络化的高校档案管理。
（二）软件技术的完善与应用
硬件设备的实施需要软件技术的支持，没有先进的软件技术，像计算机、扫描仪一类的硬件设备就等同于摆设，所以软件的开发项目更是高校档案管理工作的重要部分，需要进行深入的研究和探讨。1.数据库系统的应用。运用数据库系统进行电子文档的整理与存储可以节约大部分的人工操作，因为传统的文件系统不仅数据信息繁琐，而且信息检索方面也很落后，因此没有得到广泛的应用和推广，为了使高校档案管理工作达到其高效性，必须要对数据库管理系统进行改善与创新，引进现代化的软件技术，建立统一的数据库管理模式，只有这样才能充分发挥出计算出速度快、信息范围大、查询方便的优势，提高高校档案管理的高效性和安全保密性。2.网络技术的应用。互联网已经成为当下的一种时尚风气，也是其高端性的代名词，更是实现计算机信息共享的必要前提，所以实现高校档案管理的网络化技术不仅可以使各种信息之间实现互动与交流，更能进行资料的传输与共享，使档案管理工作变得更加的便捷和高效，同时也为高校节约大量的人力、财力和物力。
（三）强化档案信息化管理理念
在高校档案管理过程中，相关人员应及时更新管理理念，强化对档案信息化管理的认识。强化管理理念可以从引入竞争机制和培养科研意识两点入手。竞争机制在档案管理工作中的有效融合，可以培养相关负责人员的竞争意识，通过把工作实况与工资收益进行联系，可以提高工作人员的积极性及严谨性，对提高档案管理效益深化档案管理改革有着重要作用。培养科研意识应将其运用在工作实践中是新形势下管理技术现代化的具体体现，其在高校档案管理中的应用，可以及时发现并有效规避其中出现的不足之处，对提高整体管理水平有着不可磨灭的作用。
（四）加快档案管理的信息化转型
作为现代化的高校一定不能在信息化档案管理建设上进行资金的压缩，要正确认识档案管理工作的重要性，认清其发展方向，大力支持新型档案室的建设，只有这样才能让高校档案管理工作与现代化的信息技术良好的接轨，而且对于人员的配备一定要特别重视，因为现代化的仪器需要专业的技术人员才能发挥其效能的最大化，所以，要想让档案管理工作起到为高校管理服务的作用，就必须要加大对管理人员的学习和培训。
三结语
总而言之，信息技术在高校档案管理中的有效应用已经成为高校发展的必然趋势，而要想达到其信息管理的高效性，除了要加强其软、硬件设施外，更要注重人才的培养、机制的建立等等细节性、辅助性的工作，只有这样才能使高校的档案管理工作走上规范化、系统化、智能化的发展道路。
参考文献
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作者：谭萍 单位：湖南广播电视大学
