一、人事档案特征
人事档案是企业的重要资料信息，一般记录了工作人员个人履历、考核评估、政治面貌、成长轨迹以及思想发展等重要的内容。由此可见，人事档案必须真实有效，这样一来人事部门方能根据档案内容合理应用人才，解决工资报酬等问题。同时，人事档案信息应全面完整，倘若部分信息残缺，将无法发挥应有的功能价值。另一方面，人事档案呈现出流动性特点，因此应同工作人员人事管理全面统一，一旦员工调离岗位，应在一周的时间里将人事档案调转到新部门之中。由于人事档案信息内容涉及较多个人隐私，因此其体现了高度机密性，任何人不可随意泄露或是私自保管档案文件，更不可提供社会服务。
二、企业人事档案管理重要性
从企业层面来讲，管理决策层唯有利用人事档案之中的内容，方能精准评判人才，了解其是否适合在企业工作，进而全面激发工作人员才能，对他们的综合能力水平做出公正客观的评价，完成员工的合理匹配。通过人事档案信息，企业可在最快的时间里完成用人考核以及人才分配，确保企业赢得最大的经济效益。信息时代，企业通过计算机系统建立人事档案数据库，可提升人事信息流动效率，进而促进企业在大量的人力资源信息中快速找寻到适合自身需要的优质人才。从员工个人层面来说，企业人事档案反映了员工的个人成长轨迹，涵盖了员工的以往经历、现在状况以及未来的发展信息，因此可以说是每位员工各个时间段工作经历的真实反映。伴随市场经济的迅猛发展，各企业规模不断扩充，人事档案为新兴企业选择人才提供了重要的参考依据，同时也为员工快速找到符合自身需要的工作提供了更多机会。
三、企业人事档案管理存在的问题
纵观对当前企业人事档案管理工作不难看出，当前有较多单位没有认识到人事档案管理工作的重要性，工作人员往往错误的认为，人事档案仅仅是员工资料，对企业发展并无太多作用。因此，仅仅在选拔聘用人才时查阅，而后便随意堆放，无法科学分类整理，影响了人事档案应有价值。另外，一些企业并没有培养设置专业管理人事档案的人才，配备的设备系统无法达到人事档案管理工作的标准，对该项工作的开展形成了不良阻碍影响。现代科技快速发展的背景之下，企业人事档案管理应紧跟潮流，实时更新，方能为企业快速发展发挥保障作用。然而，由于企业没能充分认识到这一点，使得工作模式与思想观念相对滞后，无法应用现代科技与新型理念开展工作，较多单位仍旧应用纸质档案进行记录。伴随时间以及环境的不断变化，纸质资料较易损坏，这样导致认识档案资料的不完整。一些企业虽采用电子文档形式管理人事档案，却没有将重要数据信息进行网络备份以及共享应用，对人事信息的合理流动形成了负面影响，导致人事档案信息无法实现全面数字化与信息化发展。部分企业虽完成人事制度改革，突破员工身份限制，然而在管理人事档案过程中仍旧按照身份划分类别，过于看重干部档案管理。日常工作中，由于没能重视档案信息的及时收集与更新，导致员工在取得新学历、考取高职称、获得奖励等信息没有及时补充到档案之中，造成信息缺失。员工方面，由于自身不重视档案信息，导致填写履历过程中存在一定随意性，内容不够细致。
四、企业人事档案管理科学对策
1.做好教育宣传，全面重视人事档案管理信息时代，企业全员均应重视人事档案管理，方能优化人才配置，因此应从员工思想认识入手，做好教育宣传，使他们全面意识到企业人事档案管理对人才聘用、选拔与发展的现实重要性，进而提升主观能动性，积极、认真的做好人事档案管理。当然，该项工作属于长期工程，因此各职能单位应积极配合，加强人事档案信息的整理与收集，确保该项工作顺畅有序的开展。2.更新工作模式，实现信息化管理新时期，企业档案管理应树立信息化发展目标，更新传统工作模式，提升人事档案工作先进性。企业应积极同现代科技发展同步，配备数字化档案管理设备，如档案扫描系统、电子数据库系统、网络共享系统等，为人事档案信息化管理打造现代化工作环境，进而提升可控性，使人事档案发挥应有的功能与价值。无论对于普通员工或是干部人员档案，均应做到一视同仁，可依照部门、工种划分人事档案，便于查阅管理。基层员工，应提升档案价值认识，在填写档案信息过程中应做到详尽细致，这无疑对自身或是企业均是非常有利的。因此基层员工应提升自觉主动性，做好档案信息收集与补充，专业档案员工则应给予有效的指导，加强日常监督检查，使人事档案管理不仅仅是档案员工的专项工作，而是变成企业全员的工作。3.强化档案管理队伍建设为提升企业人事档案管理水平，应进一步强化队伍建设，提升档案管理员工素质水平。当前一些企业配备的档案员工队伍多为兼职人员，在管理档案过程中欠缺专业性。为此，应加强教育培训，配备专项工作人员，关心他们的日常生活、思想动向，提升企业凝聚力，使档案管理员工安心工作，主动积极进取。同时，应定期支持档案管理人员走出企业学习充电，使他们了解掌握前沿档案管理技术，能够熟练应用计算机系统、扫描存档、档案搜索系统提升工作效率，做到档案信息及时有效补充，快速存档管理，定期检查档案信息完整性，进而为企业发展、员工晋升提供优质的档案信息服务。
五、结语
伴随现代社会的快速发展，各行业竞争日趋激烈，谁赢得人才谁便把握住了竞争主动性。因此，人事档案管理工作尤为重要，可辅助企业聘用、选择更适合自身发展的人才，并促进档案信息的合理流动。同时，企业人事档案管理应树立信息化发展目标，加强数据库系统建设，更新传统观念，做好宣传教育，调动企业全员参与到人事档案管理工作中，方能达到事半功倍的效果，实现可持续的全面发展。
参考文献
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作者：凌敏 单位：玉柴机器股份有限公司
