为了加强房地产公司档案的管理，房地产档案管理工作应运而生。这一工作的产生要求工作人员要对相关档案资料进行分年度立卷，按照不同的类别、价值、部门等，对各个系统工作过程中产生的档案进行分门别类的立卷和归档，这项工作对房地产管理有着重大的现实意义。
一、房地产档案管理的特征
（一）法律凭据性
政府职能部门在依照法律的相关规定，代表国家对房地产所有权和相关的权利进行登记、确认和规范的管理活动时，就产生了房地产档案。它是房地产行政管理法定职责的具体体现，是能合法地证明权利人和房屋土地之间权利关系的原始凭证，为实施产权上的管理和产权上的保障提供了必要的法律依据。
（二）动态性
房地产档案不同于其他门类的档案，动态性是房地产档案的鲜明特点。形成这一特性的原因主要有两个方面：一是房地产本身发生了变化，例如旧城改造、房屋拆迁、城市规划等行为的出现；二是房屋外部条件的变化，引起了房地产的变化，例如房地产的买卖、赠予、交换、转让、划拨、集成、合并、裁决和分割等原因，都导致了权属转移或者变更。房地产档案的动态性使对房地产档案进行动态管理成为了必不可少的一项，动态管理可以保证房地产权利现状的一致性和现实性[1]。
（三）区域性
属地管理是房地产档案管理的基本原则。每一宗房地产权属状况的记录和管理都是唯一的，在每个地区中的房地产档案中都处于垄断地位和独占地位。能直接影响到某地区房地产市场的管理秩序和发展进程的重要因素是房地产档案管理是否进行得科学、合理。
二、房地产档案管理中存在的问题
（一）管理手段落后、效率低
进行房地产档案管理的第一步是对来源分散的地产资料进行收集、整理，按照公司现有的档案管理制度和具体的资料归档原则与分类方案进行初步的处理。但在实际情况中，基于各个公司的档案管理没有形成制度化，定期化机制也暂时没有形成，参加档案收集、取材的工作人员的专业素质也不够，所以导致落实在各相关业务部门的资料收集工作很难全面有效进行，继而导致工作效率不高。与此同时，在具体进行房地产档案整理工作时，因为当前房地产管理的手段相对落后，且房地产档案的种类繁多，进行文字上的资料筛选工作繁琐，导致很多档案整理被简单化，缺乏了一定的科学管理性[2]。
（二）信息化管理程度偏低
随着房地产档案资料的不断增加，传统的档案管理方式在这个信息化的时代下，越来越难以满足对档案管理的需求。作为能够及时呈现某项房地产活动相关的时间、位置、面积、结构、价格等信息资料的房地产档案，它是能服务广大社会群众的信息传达的工具。这就要求房地产档案管理的信息化程度应该有所提高。当前不少房地产企业的业务部门不能将相关的信息资料按时归档，或者在实际的操作中，档案权利意识薄弱，对房地产档案管理的过程不规范，这些都导致许多和房屋相关联的统计报表、影像资料、平面分布图等都与房屋的实际情况不一致，使房地产档案本身的参考价值大大降低。除此之外，由于实施人员业务水平的限制，档案管理只能勉强地满足一些查询档案和相关咨询的需求[3]。
（三）房地产档案管理人员素质不高
随着社会的发展进步，信息化办公越来越成为企业办公的一种趋势。在房地产档案管理中，数字化的步伐也越来越快，以后档案管理人员的工作内容主要就向提供高质量的房地产信息服务转变了。这一转变就要求档案管理人员不仅需要拥有丰富的房地产档案管理的知识，还应该具有敏锐的信息洞察能力，能根据不同用户的不同需求，为用户提供相关的有价值的房地产档案信息。这进一步要求房地产档案管理人员应该相应提高自身素质、业务能力和水平。
三、加强房地产档案管理工作的具体措施
（一）促进房地产档案管理的收集工作更加科学化、规范化
对档案的归档原则、归档范围、归档实践、归档要求等都应该进行详细地说明。例如，对商品房的销售明码标价书、商品房的认购书、处理合同纠纷的民事调解书、判决书、住房公积金专项政策性贷款的申请审批表、权属人身份证复印件、房地产产权证的复印件等一系列需要归档的文件必须做到完整、系统、准确且字迹清晰工整的签字，相应的手续也必须完备，这样就便于长期的保存。房地产档案的签订应该以《商品房买卖合同》上的时间为准，区分不同的所属年度。房地产档案整理的要求，大致上和企业档案的管理要求一致[4]。房地产档案的编号则应该严格按照《档案分类编号方案》去执行，使房地产档案的收集工作能有条不紊地进行，做到有章可循、有法可依，并逐步走上科学化、规范化的道路。
（二）加强房地产档案的数字化管理
随着科学技术的飞速发展，房地产档案管理也由传统的手工管理向现代化先进技术手段过渡。通过以网络为支撑的计算机技术不断促进房地产档案管理模式的重大变革，真正意义上实现了房地产档案信息收集、整理、查询、利用方面的现代化，达到了提高档案管理水平和利用质量的效果，更好地为房地产的经济发展服务。房地产档案的数字化建设应该按照先新后旧的顺序进行安排。对于那些需要新建立的档案，全部采取计算机录入的方式，将其变成电子文档。可集中录入原有数据，做到有据可查。充分利用计算机的信息处理功能，进行各种检索工具的编制，形成计算机检索和手工互补的档案信息检索体系。这些都为提供更高效、更便捷的查询服务提供了便利条件。计算机科学的应用，在满足保护档案原件的同时，还满足了使用房地产档案的使用者的需求[5]。
（三）加强档案管理人员的业务水平和综合素质
随着档案管理专业性程度的不断提高，要求档案管理人员的业务水平和自身素养也需要不断提升。房地产档案管理迫切需要实现专业化的管理。为了适应这一要求，档案管理人员除了要拥有一定的档案管理知识外，还应该熟悉并掌握房地产的相关知识。在建立数字化档案和网络数据库的过程中，都离不开这些专业化的管理人才。公司在招聘房地产档案管理人员时，应该更加注重对档案、房地产两方面都擅长的多元化人才。而对于公司原有的员工，则应定期进行业务培训，使其能更好地适应现代化的档案管理工作，不断提升档案管理的水平[6]。房地产档案管理工作需要根据时代的发展不断改革创新。为了更好地服务房地产档案管理工作，应该加强对专业人才的培养，加强基础设施的建设，规范管理机制，以提高房地产档案管理工作的有效性。
参考文献：
[1]袁利华.房地产档案管理工作的现实价值探讨[J].建材与装饰，2016（20）：175-176.
[2]蒋瑛.房地产档案管理工作的现实价值[J].城建档案，2014（2）：50-52.
[3]高琰.关于房地产档案管理工作的思考[J].黑龙江档案，2014（3）：134.
[4]王娟.浅议房地产档案管理[J].管理观察，2013（24）：172-173.
[5]刘艺，梁翠华.对房地产档案管理信息化趋势的研究[J].高科技与产业化，2010（8）：104-105.
[6]黄晓屏.关于房地产档案信息管理工作的特点及安全性思考[J].办公室业务，2015（17）：53.
作者：陈永芬 单位：广东省中山市土地房产产权档案馆
第二篇：房产档案管理问题及对策
【摘要】本文论述了房产档案管理的内容，以及目前房产档案管理中面临的问题，并针对问题提出了相应的解决对策，旨在加强房地产档案管理的进行。
【关键词】房产档案；档案管理；问题分析；解决对策
一、房产档案概述
就证据学来说，房产档案在房产档案的行政诉讼中起着原始凭据的作用，能够很好地还原房产纠纷的事实来源。行政诉讼的证据分为两类，第一类是原始凭证，第二类是传来证据。房产档案显然属于原始凭证，是案件处理的第一手资料。房产档案指的是在房屋购买过程中对产权加以证明的保存价值比较强的图纸、文字以及图表和声像或者电子数据等，是产权证明的重要载体，对房屋产权问题的证明力比较强。对房产档案的有效查阅能够确保房产行政诉讼的顺利进行，还原案件真相。
二、目前房产档案管理中的问题分析
房产档案管理是关系到人民群众生活的重要问题之一，具有重要的社会价值与法律价值，但是在目前的房产管理中依然存在很多问题，主要表现在房产档案抵御风险的能力比较有限、房产档案管理的信息化风险以及房产档案管理工作具有一定的时代性。（一）房产档案抵御风险的能力比较有限。房产档案是一种意义非常重大的产权资料，但是由于受到传统经济思想观念的影响，在目前的房产档案管理中存在着抵御风险能力比较低的问题。由于各种房产经济纠纷的发生，目前有关部门已经加强了针对房产档案的管理工作，但是当遇到一些自然灾害等不可地域的危害时，在风险抵御方面的能力依然比较有限。（二）房产档案管理的信息化风险。在房产档案管理工作加强信息化建设的同时，计算机与网络应用技术在房产档案管理中发挥着重要的基础性作用，但是同时网络与技术发展的程度也对房产档案的管理带来了不同程度的阻碍。黑客、病毒以及信息的窃取在房产档案的信息化管理中带了非常不安定的因素，房产档案管理面临着主观泄露与客观上对于房产信息进行窃取与侵害的风险。（三）房产档案管理工作具有一定的时代性。房产档案管理具有鲜明的时代性特征，是时代发展的重要印证，因此房产档案管理工作也应当积极进行相应的更新与调整。但是在目前的房产档案管理中存在着没有紧跟时代发展的现象。由于房产档案管理人员业务素质的影响，针对房产档案的管理水平比较有限，对于房产管理中出现的问题不能够做到及时发现与解决，影响了房产档案管理工作的正常进行。在历史发展阶段，房产档案是用纸质记录，针对房产的描述主要体现在平面的结构图，对于房产周围的建筑情况等有关问题缺乏足够的了解与把握。
三、完善房产档案管理工作的途径分析
基于房产档案管理中存在的问题，有关部门与机构应做好房产档案的收集记录以及管理和整理的工作，当前我国法制建设逐渐推进，房产问题又一直是社会热点，关乎着人民群众的切身利益，与此同时，房产纠纷现象也比较多，在这种社会大背景下房产档案的价值日益凸显了出来，因此需要加强档案的保存管理和查阅工作，具体可以加强房产档案管理的风险意识、提高工作人员的档案管理意识以及加强房产档案管理流程的完备与信息化管理水平三个方面入手分析。（一）加强房产档案管理的风险意识。风险意识是最近比较流行的一种经济管理方式，在房产档案管理中具有重要的应用价值空间。如果在房产档案管理中只顾眼前工作的方便与利益，而没有风险管理的意识，一旦发生突发性的风险就会给房产档案管理工作带来不同程度的威胁。在汶川地震中，房产档案的破坏给房产评估工作的进行带来了很多障碍，因此应当从上级领导部门出发加强对于各个部门与每一位档案管理工作人员的风险管理意识，把风险管理工作寓于在日常的工作之中。（二）提高工作人员的档案管理意识。有关部门要提高相关工作人员包括档案存档管理人员和房产交易人员的档案意识。《物权法》《城市房地产权属档案管理办法》以及《档案法》等法律法规已经规定了房地产相关资料文件的存档处理措施方式，对档案管理部门中各部门的权利和职责进行了明确，在工作中应当结合具体的工作实际以及档案管理的具体流程进行档案工作的存档和保存，促进各流程环节工作人员的档案管理意识，充分发挥房产档案在行政诉讼和房产交易中的价值。（三）加强房产档案管理流程的完备与信息化管理水平。为了确保房产档案的社会服务价值和法律价值的有效性和准确性，对房产产权档案材料收集环节和记录环节都要对相关的手续和证件进行检查，确保完整齐全可靠，能够对房产数据进行真实地记录和反映。同时，在对房产产权档案进行整理时，要加强对目录的整理，做到保存有法并装订成册，这项工作虽然繁琐，但是在后续要查阅档案时能够保证方便快速地进行查找，前期的工作是为了在后期工作质量和工作效率的提高。随着信息化技术的普及和推广，在房产档案工作中应当积极利用现代化的数据录入和检索系统，提高对档案管理的质量，更好地加强社会服务。
四、结束语
针对房产档案管理中出现的问题，房产档案的管理人员应当加强对原始数据的收集和整理工作，保证档案数据的完整真实和有效性，充分发挥房产档案的社会价值以及法律价值。
【参考文献】[1]江世林.浅谈房地产档案管理的问题及对策[J].科学与财富,2017(11).
[2]生华.浅析房产档案数字化中的潜在问题与对策[J].市场观察,2015(z2).
[3]刘伟.浅析房地产档案管理中的风险因素及具体对策[J].城市建设理论研究:电子版,2016(12).
作者：高磊 单位：山东省高密市房地产交易中心
第三篇：数字化技术在房地产档案管理的运用
摘要：如今已经进入科技时代和信息时代，现代化的科学技术改变了人类的生产生活方式，对社会的方方面面均产生了一定影响。对房地产档案而言，信息化管理可以有效提高档案管理效率。笔者立足工作实践，对数字化技术在房地产档案管理中的运用进行分析，以期为促进房地产档案管理工作提供帮助。
关键词：科技时代；信息时代；房地产档案；数字化技术
近年来，我国社会整体的现代化、科技化水平都在不断上升，在实践过程中，人们逐渐认识到数字化技术的内涵与实质，并充分认识到数字化技术应用对相关工作产生的积极影响。房地产档案管理工作任务重、内容繁杂，传统的档案管理方法已经无法满足现代房地产档案工作的需求，而数字技术用于房地产的档案管理中，可以有效解决目前房地产档案管理工作中遇到的现实问题。基于此，本文围绕主题展开论述。
一、数字化技术的运用优势
（一）促使检索更加快捷
传统的档案管理过程中，若用户需要检索信息，则档案的管理人员需要根据具体事件、相关问题，从所有档案目录中找到目标档案，然后根据目录显示的信息到对应的档案室去查找对应档案，找到后才可以实现对档案的使用。目前，我国的房地产行业已经进入快速发展阶段，对于规模较大的房地产企业而言，传统以人力工作为主的房地产档案管理工作已无法满足企业对档案的使用要求。而将数字化技术运用于档案管理，对所有的档案进行编号，然后将档案以号码的形式录入计算机存储系统中，在需要查找档案时，则可以通过计算机快速地检索。
（二）切实增加检索途径
数字化技术的运用，为房地产档案使用人员提供了多种查阅方式。其中，无论是检索途径还是查询手段，都得到切实的增加。具体表现为，在检索和查阅档案时，不仅可以进行模糊查询，还可以进行多重查询，提高查询的精确性。计算机可以根据人们输入的关键字、关键词以及用户的具体指令，为用户选择最优的查询方式。与此同时，还能够为档案使用人员从繁多的档案中，筛选出与所要查找档案相关、相类似的档案。
（三）便于设置权限
企业、机构内部的部分房地产档案涉及到商业机密，需要对其进行保密。运用了数字化技术的档案管理，在进行档案查询时，有且仅有“档案查询”一个端口，用户也只能通过此端口进行档案检索。档案的管理人员可以通过系统对档案的使用权限进行限制，在用户登录账号，进入档案管理系统进行查询时，系统会自动判别用户的权限，仅允许用户查询对该用户开放的房地产档案，而无法检索和查阅不对用户开放的房地产档案，有效地保证了房地产档案的安全，减轻了档案管理工作对具有保密性质档案管理的工作强度和工作难度。
（四）有助于统计工作
档案管理工作当中，为提高档案数据分析的精准程度，管理人员需要对房地产企业所有的档案进行全面统计。其中，将档案类型作为区分档案的界限。同时，需要为不同情况的档案专门写一份书面报告，统计工作繁重。在房地产档案管理中，运用数字化技术以后，档案管理人员则可以以电脑为依托，通过档案管理系统，对所有的档案实施全面的统计。一方面，可以有效减少档案统计工作的时间，另一方面，能够提高档案统计工作的质量。
二、数字化技术的特点
（一）专业化特点
房地产档案，是对房地产企业建设发展过程中所有重大历史事件的真实记录，也是房地产企业经营管理的具体体现。不同房地产企业中档案内容相应的有所差别，但其侧重点都是与房地产企业相关的内容。房地产档案，是房地产企业发展的历史史册，真实记录了发展过程中的重大历史活动。因此，无论是记录语言的使用上，还是记录内容的选择上，都具有一定的专业水准。
（二）项目化特点
房地产企业的经营和运转，均是以房地产项目为依据进行的，此种情况导致房地产企业的项目开发，是以时间顺序展开的。因此，想要从整体上全面地对房地产企业的项目开发、项目实施、项目结果三者进行记录，则档案管理工作要对房地产企业所有的发展活动展开一次科学系统的分类，并遵循项目原则，收集和整理所有的项目资料。贯彻和落实项目原则，在此基础上形成的房地产档案，才具有系统性和科学性，项目原则下的档案，具有更高的参考价值[1]。
（三）共存性特点
一般情况下，房地产企业在开发房地产时，其开发工作对象通常有两种，一是特定区域，二是某个片区，而在房地产开发过程中，其开发模式，也以分栋建设模式为主。虽然，在实际的开发过程中，具体的工程以分散的形式进行，但是，无论是项目的审批还是项目的建设，或者是项目的管理，都是房地产企业以集中的方式展开的。所以，对于房地产企业档案的管理而言，无论是项目的开发档案，还是项目的建设档案，抑或是项目的管理档案，在档案管理工作中，也要采用分散管理和集中管理结合的方式进行管理，其中，每一份单独的档案，都要有相应的开发环节与之相对，最大限度地减少档案交叉情况的发生。
（四）共有性特点
房地产企业进行的一切开发工作，都将以商品的形式体现出来，商品是开发工作的最终成果，商品被购房者购买后，购房者可以自行对自己所购买的商品档案进行查阅，加深对商品的了解。房地产企业的管理人员，需要利用档案对企业开发出来的商品进行科学、有效、系统地管理，而对于商品的购买者而言，可以利用商品的相关档案，在商品发生质量问题、手续问题时，有效地维护自己的合法权益，向房地产企业进行索赔[2]。所以，商品的档案成为了可以同时被开发者和购买者利用的档案，无论是购买者还是商品的开发者都可以检阅档案，都可以自行使用档案。
三、应用数字化技术需要注意的事项
（一）改善档案管理人员的知识结构
数字化技术的应用，有效提高了房地产企业档案管理工作的质量和效率，同时也对档案管理工作人员提出了更高的要求。因此，在引进数字化技术以后，要采取有效措施，加强档案管理人员的专业能力和专业素质。具体而言，可以通过培训提升档案管理人员的综合素质，促使现有的档案管理人员能够正确操作数字化管理设备以及完成设备的日常养护工作，并且在设备发生故障时，可以切实解决故障，保证设备的稳定工作。与此同时，要加大力度，增加档案管理人员的现代化、信息化知识储备，保证档案管理人员具备操作计算机以及运用数据库等软件系统的能力。此外，还应该引进优秀、现代化的档案管理人才，提升档案管理人员的整个素质，以便更好地开展工作[3]。
（二）关注传统与数字化的关系
数字化技术的应用，使房地产档案的形式发生变化，由传统的纸质档案变为电子档案，而电子档案的自身产生与保存，都需要依托光盘、磁带、U盘等载体，在读取档案的过程中，会对这些档案载体造成一定程度的损坏，读取使用的次数增多，档案信息则会由于载体的损坏以及保存环境的变化遭到破坏，影响档案的完整性，甚至导致整个档案的丢失。而且，电子档案的损坏不易被发现，难以及时补救。此外，电子档案易被修改，因此，在利用电子档案时要注意结合纸质档案的优势，进一步提高房地产档案管理工作的质量。
（三）建立健全管理制度体系
任何高质量的工作，都离不开健全的管理制度，房地产档案管理工作也是如此。需要对房地产档案进行不同秘密等级的界定，加强对重要档案的保密和存储工作，并对其进行备份，尽量避免重要档案发生被盗取、被恶意篡改，建立健全房地产档案的管理制度。最为重要的是，要为档案系统的运行环境，建立安全管理制度。同时，要做好档案管理的监督工作，防止有人蓄意盗取和篡改电子档案。综上所述，当前数字化技术在房地产档案管理工作中的运用还存在一些问题，数字化档案管理系统的建立也不是可以在朝夕之间完成的。我们要认识到数字化技术对房地产档案管理工作的重要意义，特别是要明确在房地产档案管理中数字化技术所具有的优势和特点，进而采取有效措施，将数字化信息技术更好地运用于档案管理中。这需要档案管理部门具有创新意识，需要工作人员不断提升自我，更加需要房地产企业的大力支持。
参考文献：
[1]李玉红.房地产档案管理中数字化技术的运用[A].《决策与信息》杂志社，北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理科学与经营决策学术研讨会”论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社，北京大学经济管理学院，2016（1）.
[2]王耀波.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].办公室业务，2016（22）：135.
[3]肖静.云计算技术对数字化档案管理的探索与应用[J].民营科技，2012（6）：83.
作者：于明明 单位：广东省中山市土地房产产权档案馆
