在新的管理视域下，创新管理成为时代发展的主题。党的十八大报告指出：“要加强和创新社会管理，推动社会主义和谐社会的建设。”中职学校是我们国家重要的教育力量，为国家培育了许多人才，所以中职学校的档案管理也是社会管理的重要组成部分，必将面临着改革。云南省红河州财经学校作为我国中职学校的代表，一直非常注重学校档案管理的创新。
一、中职学校档案管理的现状
1.各层对档案管理工作不够重视。国内大多数的中职学校，上到学校领导，下到行政主管，对档案管理的工作都没有引起足够的重视。因为大多数学校领导和职工对档案管理工作认识比较肤浅，忽视了档案工作对教育事业的促进作用，由此导致档案管理工作长期处在一个“说起来很重要，做起来没必要”的尴尬境地。学校主要负责人把工作的重心都放在学生管理、教学质量、学校声誉等问题上，认为档案管理无足轻重。虽然一般来说，学校都会设立行政人员主管档案部门，在职能上，档案部门是档案业务的主管部门，但由于缺乏专业指导，又得不到领导重视，导致部门运作流于形式，并没有起到很好的管理作用。由于档案部门的职能不够突出，领导就更加忽视档案工作，长此以往，学校档案工作就陷入恶性循环。2.管理形势复杂但管理手段单一。由于教育事业的发展，学生数量增加，学生经历多样化，档案工作逐渐呈现出“多元”“冗杂”“繁复”的特性来。但许多中职学校受传统管理观念的影响，管理手段依然落后，信息化程度不够，根本无法适应当前时代背景下对档案管理工作的要求。因为只靠简单传统的管理办法，通过政策指引和思想指引，已经完全不能处理复杂的档案业务。面对这样的形势，我们必须去制订一套新的档案管理方案，不能只是通过传统的手段，即手工作业的方式来对档案进行整理和编目，因为这种做法工作量大、速度慢、时间长，势必会造成工作疏漏等问题，让档案管理工作不能拓展开来。
二、创新社会管理视域下中职学校档案管理的办法
1.健全制度，强化管理意识。制订一套规范严格的档案管理制度，是保证档案管理工作有序开展的前提，在制度建设的基础上，可以通过以下办法来强化社会和学校各阶层对档案工作的管理意识。第一，通过各种渠道来宣传档案管理工作的重要意义，宣传《中华人民共和国档案法》等法律法规，使得人人懂档、知档、存档、用档，以此来提高全体师生的档案意识。比如利用互联网、校园网、校园广播、校园电视、板报、班会、社团活动等线上线下平台，开展各种档案知识的普及讲座或趣味竞赛，以此来促进档案管理工作进入良性循环。第二，引导学校的主要领导来关注档案管理的问题，使他们意识到建立健全档案管理机制，增加学校对档案部门经费投入的重要性。这样档案管理问题的解决才有物质保障。第三，营造人人参与档案管理的氛围，学校各职能部门都设置档案管理员的岗位，负责档案管理的工作，而且采用轮流制，树立每位职工的“主人翁”意识。2.认真学习，丰富管理手段。档案管理人员要不断吸收先进的档案管理手段，与时俱进，通过学习先进的新型的管理知识和技术，结合实际运用到档案管理工作中，推动档案管理向信息化、数字化、网络化的方向发展。信息化管理是档案管理工作的发展趋势，也是提高档案管理水平的必经之路。具体可以通过以下方式丰富管理手段：首先，观念要新。树立创新的理念，随时根据国内档案形势的变化做出工作调整。其次，技术要新。变传统手工作业为现代技术作业，充分利用计算机、打印机、传真机、扫描仪、照相机等现代化技术设备，来收集、保存、传递、处理档案资料，提高档案管理工作的效率。再次，资料信息要新。传统的档案资料都是实物，对于这些真实存在的资料，存放、提取、整理都相当繁琐。引进现代档案管理系统，将实物信息转化为电子信息，再利用校园网建立数据库，这样上传、检索、查询档案资料就相当便捷了。3.优化设施，保证工作质量。由于档案管理工作长期得不到重视，所以档案资料的存放和管理设施都相当简陋。就硬件来看，各中职学校应该配备空间足够宽敞的档案室，档案室必须能够容纳当前所有的档案资料，而且要考虑十年的发展空间。档案室内应该设置分门别类的档案柜，注意防晒防潮。并分配专职工作的档案管理员负责管理和维护。在软件方面，各中职学校要制作一套规范、准确、先进的电子档案管理系统，确保系统的统一性、权威性、高效性、安全性、可靠性，使之具备档案电子化、档案管理、权限控制、WEB查询检索等功能，让传统的存档入库向网络存档转变，并聘请专业人员负责系统的维护和更新。这样的目标实现后，纸质档案的人工查阅将被电子查阅所取代，纸质档案将被长期封存，所以对于库房内部环境的检测也需要相应的加强。通过优化多方面的设施，来保证档案管理工作正常有序的运行。综上所述，采用新型的档案管理办法能够更好地提高档案管理工作的效率。由于创新思路的运用，改变了原有的档案管理模式，丰富了档案管理手段，提高了档案管理的质量。因此，在新的社会管理视域下，档案管理工作需要不断创新，管理方法需要不断改进。
参考文献：
[1]邵芸芸，李顺见.浅谈中职学校档案管理工作的创新[J].卫生职业教育，2012，05：36-37.
[2]裴宇奇.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2012，14：88-89.
作者：王维祥 单位：云南省红河州财经学校
