高职院校二级学院教学档案是高职院校档案的重要组成部分，直接反映了高职院校教学工作的全过程，是准确评估高职院校教学质量和教学管理水平的重要依据。随着高职院校学科和专业建设的快速发展，二级学院教学档案数量快速增长，教学档案科学管理和有效开发利用显得至关重要。
一、高职院校二级学院教学档案的主要构成
根据教育部《高等学校档案管理办法》《高等职业院校人才培养工作评估方案》和《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》的要求，高职院校二级学院教学档案主要包括：
1.有关教学业务管理的各项规章制度等文件材料。
2.专业设置、专业教学标准、重点专业建设、课程建设与改革、科研项目申报等专业和课程建设文件材料。
3.学期计划和总结、日常教学检查资料、教师教学任务、授课计划、教案、教材征订、调代课申请、试卷管理、课程小结、考核分析、成绩单等常规教学和教学管理文件材料。
4.教学设备、实训项目等校内实训场所和建设协议、接受学生实习情况等校外实习基地建设等教学实践文件材料。
5.教师学习和工作经历及教育培训、教学和教学管理工作、课题研究、社会服务与技术培训等教师个人业务文件材料。
6.毕业设计留校作品、日常教学中优秀留校作品、光盘等其他教学和教学管理实物材料。
二、高职院校二级学院教学档案管理存在的主要问题
根据笔者所在院校的实际情况，同时参考兄弟院校的相关情况，笔者认为目前高职院校二级学院教学档案管理主要存在以下问题：
1.教学档案管理意识淡薄。二级学院作为教学和教学管理的主要责任部门，从领导到教职员工都把主要精力放在教学和教学管理上，普遍对日常教学管理、教学质量提升和科研成果水平等比较重视，而对在这些工作中形成的文件材料的收集、保管、整理和归档等容易忽视，只有在院校进行教学水平评估和上级有关部门前来检查指导时，才花大量精力来突击应付。有些教职人员为了方便自己查阅利用，对教学和教学管理中形成的文件材料移交归档持消极态度，不愿意主动配合档案部门做好移交归档工作。极少数教职人员甚至把在教学、科研中形成的文件材料当作是个人成果。这些都给二级学院教学档案的收集和归档工作增加了难度，导致档案不够齐全、质量不高，很难真实反映二级学院教学工作情况。这些情况集中反映出目前高职院校教学和教学管理人员的档案意识还比较淡薄，没有充分认识到教学档案的重要性。
2.教学档案管理机制缺失。一方面主要体现在教学和教学管理文件材料形成和移交归档的相关规范标准不尽完备，平时对教职人员在教学和教学管理中形成的文件材料审核把关不严，甚至不加审核，造成文件材料内容不完整、不准确，甚至错误比比皆是。未将教学和教学管理形成文件材料的移交归档情况纳入年终个人教学绩效考核范围，与个人的奖惩挂钩，客观上助长了一些教职人员对教学和教学管理形成文件材料移交归档的不配合。另一方面教学档案管理人员工作职责不够具体，没有明确的职责范围和责任清单，教学档案管理工作落实不到位，而且缺乏健全的监督制约机制，对教学档案管理过程中出现的问题不进行问责，对认真履职的档案管理人员缺乏必要的激励关怀，不能调动他们的积极性。
3.教学档案管理人员缺乏。目前高职院校二级学院大多没有专门的教学档案管理员，基本都是由教学秘书兼任。他们大多没有受过系统的档案管理培训，不具备档案管理的基本技能，加之教学秘书日常工作繁忙，没有更多的精力顾及档案工作，因此平时在教学和教学管理文件材料收集、归档等方面容易错失时机，导致文件材料收集不及时、归档不齐全，一些重要的教学材料流失，严重影响了档案的完整性和准确性，难以满足教学改革与发展的需要，对高职院校档案管理造成了不可弥补的损失。
4.教学档案管理设施落后。由于高职院校二级学院大部分没有配备专门的档案室，教学档案随意存放在综合办公室、教学秘书室等场所，有的甚至存放于教师个人手中，造成了档案管理混乱，导致重要教学档案丢失或损坏。此外，高职院校在教学档案管理方面投入资金少，致使大部分高职院校二级学院教学档案管理还停留在传统的人工管理阶段，档案整理编目、检索查阅等都依靠手工操作，工作效率低下，档案信息化建设滞后严重影响了教学档案利用价值的实现，与现代教育教学改革和教学事业发展不相适应。
三、改进二级学院教学档案管理的具体措施
针对高职院校二级学院目前教学档案管理存在的主要问题，可从以下几个方面采取相应措施加以改进。
1.强化教学档案管理意识。首先要通过各种宣传渠道，加大教学档案管理工作的宣传力度，使教职员工认识到在从事教育教学过程中所形成的属于归档范围的文件材料，既是自己辛勤劳动的智慧结晶，更是院校教学管理方面的共同财富，受《档案法》保护，私人无权占为己有，必须按规定完整无缺地向档案部门移交归档，从而为规范管理教学档案奠定坚实思想基础。在此基础上，积极争取学院领导和全体教职人员对教学档案工作的重视和支持，特别是在档案管理人员配备方面的关心和支持，有条件的要争取配备专职档案人员，保持教学档案管理的稳定性和延续性。
2.完善教学档案管理制度。认真贯彻执行上级有关部门制定颁布的有关法律法规，紧密联系院校及二级学院的实际，研究制订专门的教学档案管理规章制度，通过可靠的制度保障来规范和约束教学档案管理。特别要注意根据自身的特点，科学制订包括教学管理文件材料的收集、鉴定、整理、归档和教学档案的编目、保管、开发利用等在内的一整套相关规章制度，做到有章可循。要引入奖惩激励机制，加大制度的贯彻执行力度，把教学和教学管理文件材料的收集、归档与教职人员的年度考核、职称评审等挂钩，进一步增强教职工档案管理的责任心和积极性，真正做到有“法”必依。同时，还应当对二级学院的专兼职档案管理人员的补助和奖励作出具体规定，从制度层面激发教学档案管理人员的工作积极性和主动性。
3.加强教学档案队伍建设。档案管理工作具有较强的专业性，档案工作人员的业务素养直接关系到档案管理工作的质量，而二级学院的档案员大多数为兼职，对档案管理业务不太熟悉，需要对其进行档案管理基础知识和基本技能的培训，不断提升他们的业务素质和能力。在条件允许的情况下，可以考虑安排他们到相关兄弟院校参观取经，不断学习和借鉴兄弟单位的工作成果和经验，更好地适应二级学院教学档案管理的实际需要。
4.提高教学档案现代化管理水平。目前高职院校一般都建立了教务管理和资源库两个系统平台，将常规教学中的教师个人信息、课表和学生个人信息、成绩等全套教学资料存入教务管理系统，可以随时查询和共享。我们要顺应院校教学和教学管理现代化发展趋势，及时将信息化、网络化技术引入教学档案管理之中，充分利用院校已经建立的数字化校园平台，对数字化办公、数字化教学过程中形成的文件材料进行收集、整理、归档和利用。因此，一方面要加快完成过去形成的重要纸质教学档案的数字化加工，另一方面要求教职人员必须利用办公软件进行新的教案编写、课程资源库建设、学术论文和专著撰写，以有效解决教学档案管理信息化的存量和增量问题，加快实现教学档案管理现代化进程。
二级学院教学档案是高职院校教学和教学管理的重要成果，是评估高职院校教学质量和管理水平的重要依据。我们只有在日常教学工作中高度重视并切实加强二级学院教学档案管理，真正打牢档案管理基础，才能在高职院校的建设和发展中发挥教学档案资源的应有作用。
作者：陈亚伟 单位：常州机电职业技术学院
