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高校档案管理模式分析

放大字体  缩小字体 发布日期:2018-12-06 21:21:34    浏览次数:427    评论:0
导读

大数据时代给高校档案管理观念、管理技术、管理安全、档案使用、管理人才等带来挑战,同时也推动管理思想观念变革,有利于增进不同部门统筹协调,便于制定档案管理大数据战略。在这样的背景下,应该顺应时代发展趋势,采取有效的档案管理方式和优化策略,树立现代化管理理念、推进高校档案管理信息化和标准化建设,构建安全管理保障体系,并重视高校档案管理人才队伍建设。

引言

档案管理是高校的一项重要工作,做好该项工作有利于满足人们获取档案信息资源需要,同时也能为管理决策提供参考。随着大数据时代的到来,高校档案管理面临新机遇,实现档案管理数字化和信息化成为一种趋势。在这样的背景下,更应该顺应时代发展趋势,综合采取有效措施,推动高校档案管理模式变革,实现管理方式优化,也为档案资料有效利用,促进档案管理服务质量提升奠定基础。

1大数据时代背景下高校档案管理模式的挑战

大数据时代背景下,高校档案管理面临新机遇,有利于实现档案管理数字化与信息化,对保证档案资料完整和安全,便利人们获取档案信息资源也具有重要意义。但与此同时,大数据时代也给档案管理带来全新挑战,主要表现在以下方面。

1.1对高校档案管理观念的挑战

以前在高校档案管理工作中,主要采用传统管理方式,局限于对档案资料收集、整理、保存和使用。而大数据时代的到来,使这种方式得到根本转变,强调创新管理思想观念,注重对计算机和扫描技术应用[1]。同时还注重推进档案的电子化与数字化,重视档案资源利用,为使用者提供满意服务。

1.2对高校档案管理技术的挑战

高校传统档案管理中,通常采用人工方式进行纸质档案保存,对档案资料编号,方便使用者查阅,这种管理方式比较粗放。而大数据时代强调档案管理的电子化和数字化,在管理中注重信息技术、计算机技术和扫描技术的应用,实现档案管理信息化。

1.3对高校档案管理安全的挑战

传统档案管理中,为确保高校档案资料安全,注重发挥管理人员,档案室设备的作用,加强档案资料安全防护,避免火灾、水害、鼠害等带来不利影响,最终有效保障档案资料的安全与可靠。而在大数据时代,由于档案资料实现数字化和信息化,给安全管理带来严峻挑战。例如,档案资料采用电子设备存储,容易导致资料丢失[2]。此外,如果安全防护和杀毒工作不到位,很可能导致档案资料受到攻击,使其面临严重的安全问题。

1.4对高校档案管理使用的挑战

以前在高校档案资料使用中,根据编号查询档案资料,为使用者提供数据服务。大数据时代背景下,纸质查询只是其中的方式之一,更为重要的是构建数据库,提供检索和查询目录,便利使用者查询档案资料。同时还具备档案数据制作、加工、整理、传播、开发使用等功能,为档案资料使用者提供便利。

1.5对高校档案管理人才的挑战

传统档案管理方式下,档案管理人员需要具备扎实理论基础,熟悉管理流程,拥有责任心即可。而大数据时代,随着计算机和互联网的应用,高校档案管理人员不仅需要具备上述技能,更为重要的是掌握计算机和信息技术使用方法,提高数据分析和处理能力,让自己具备扎实的专业基础,努力成为既懂管理又懂技术的复合型人才。

2大数据时代背景下高校档案管理模式的变革

大数据时代的到来,给各行各业带来深刻变革,主要表现在以下几点。

2.1管理思想观念变革

高校档案管理人员应该树立大数据理念,注重发挥信息技术和计算机的作用,转变思想观念,增强服务意识。要将传统的纸质档案存储向数字化、电子化方向转变,构建数据库,建立查询目录,方便高校档案资料查阅和使用。

2.2增进不同部门统筹协调

高校档案资料存储和使用涉及多个部门,为提高管理水平,应该增进不同部门协调,加强相互合作,使之形成合力,促进档案资料作用充分发挥。要建立有效的协调沟通机制,增进档案管理部门与高校党政办公室、人事处、财务处、学生工作处、图书馆、信息中心等的联系与合作,相互协调,相互合作[3]。并构建完善的合作机制,增进相互联系,形成合力,共同配合,促进高校档案资源共享。

2.3制定档案管理大数据战略

顺应时代发展要求,注重对档案资料的挖掘和利用,为高校各项决策提供参考和依据。高校领导应该足够重视,在资金、设备、人才队伍等方面增加支持力度,并制定档案大数据战略,充分利用档案资源,实现档案数据资料的有效加工和利用,让档案资料为高校发展提供支撑与参考。

2.4重视档案数据资料采集和分析

增进各部门联系与合作,重视收集数据资料,确保档案信息资料完整。然后发挥计算机和信息技术的作用,对档案信息资料进行电子化和数字化处理,并递交给档案管理工作室保存。注重档案数据信息删选,剔除错误和不规范数据,必要的话进行二次采集,提高档案资料和数据信息质量。重视专业软件应用,对档案数据资料进行采集和分析,提高数据信息处理效果,促进工作实效性提升。

2.5注重数据归档与保存

重视档案资料的归档与保存,使其有效满足使用者需要。对档案数据资料进行分类,保存之初就设定档案资料保存期限。还可以采用电子存储介质,对档案数据资料进行保存,发挥云存储方式的作用[4],并加强安全管理,避免档案资料丢失。

3大数据时代背景下高校档案管理模式的优化

为顺应大数据时代带来的机遇,促进高校档案管理水平提高,推动管理模式创新,可以采取以下策略,实现档案管理的优化,促进档案管理水平提高。

3.1树立高校档案管理现代化理念

大数据时代,高校档案管理已经发生深刻变化。因此,应该顺应时代发展趋势,树立现代化管理理念,让档案资料为高校管理和发展提供参考。注重档案管理的日常宣传活动,包括大数据时代高校档案管理的必要性,工作要点等,大数据对高校档案管理的影响,新时期高校档案管理的变化及发展趋势等。从而营造良好氛围,有利于转变档案管理思想观念,提高工作水平。

3.2推进高校档案管理信息化建设

顺应大数据时代的要求,加大人才和资金投入,有效推进高校档案管理信息化建设,为提升工作实效性创造便利。例如,应该增加相应的资金投入,每年安排合理的资金支出,注重对计算机和电子设备的更新升级,加强设备管理维护,提高档案管理信息化水平。高校各部门、各院校应该安排相应的资金支出,推进档案管理信息化建设。并加强数据库、档案管理专业软件、查询目录、搜索引擎等建设,完善信息资料存储[5],为档案管理提供优质服务。

3.3加强高校档案管理标准化建设

制定档案管理标准化制度,包括档案资料搜集、接收、归档,电子档案存储、查询、交换、传输、利用和管理等,都要建立健全的标准化制度,从而推进档案管理现代化。为档案资料查阅和使用提供方便,并对档案管理人员进行宣传和培训,提高他们综合技能,落实标准化管理制度,提高管理水平。

3.4构建高校档案安全管理保障体系

大数据时代,仍然要继续加强纸质档案管理,确保纸质档案安全。完善纸质档案安全保障体系,加强防火、防盗管理,避免受到鼠害影响。注重电子档案安全管理,重视密钥技术、安全防火墙技术、病毒查杀技术应用,避免档案数据资料丢失,确保档案资料完整,使其有效发挥作用。

3.5重视高校档案管理人才队伍建设

高校应该重视档案管理人才队伍建设,注重基础扎实,专业技能强,责任心强的人员引进,充实档案管理人才队伍。建立完善的管理培训机制,重视对档案管理专业基础知识,计算机和信息技术使用技能方面的培训,让他们熟练掌握计算机设备操作技能[6]。并构建完善的数据库,能熟练利用计算机开展高校档案管理,有效提升工作水平。

4结语

大数据时代的到来,给高校档案管理带来全新变革。在这样的背景下,应该创新思路,注重计算机和信息技术应用,构建完善的数据库,实现高校档案管理数字化。从而确保数据信息安全,方便人们便捷的获取数据信息资料,最终促进档案管理水平和服务质量提升,也为人们获取档案信息资料创造便利。

主要参考文献

[1]陈海英.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].辽宁经济,2017(3):59-61.

[2]周建军.计算机图形图像处理技术应用研究[J].湖南邮电职业技术学院学报,2017(4):30-33.

[3]陈春江.博客传播侵权法律责任刍议[J].编辑之友,2011(6):100-104.

[4]郭君.网络时代高职思想政治教育的机遇、挑战和对策[J].哈尔滨职业技术学院学报,2017(6):22-24.

[5]陆利振,孙本雄.完善未成年人犯罪记录封存制度之我见[J].四川警察学院学报,2015(2):121-127.

[6]谢怡.基于大数据的高校档案管理模式变革[J].山东理工大学学报:社会科学版,2015(6):103-107.

作者:周向东 单位:菏泽家政职业学院

 
(文/小编)
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