哈尔滨某大学各部门归档范围

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

党委常委会议记录、纪要

2

上级来文/校内发文（三份，附原稿及电子版）

3

党和国家领导人，上级领导人来校视察时的题词、讲话、报告

4

上级领导的批示、处理结果、处理建议等

5

学校党委发文编号簿

行政类

（XZ）

1

学校工作要点、工作总结、学校大事记、年鉴

2

校长办公会议记录、纪要

3

学校召开的大会领导的讲话、报告

4

学校领导关于办学指导思想、教育理念、教学中心地位等方面的著作、论文、讲话、媒体报道等材料

5

上级来文/校内发文（三份，附原稿及电子版）

6

本部门工作计划、工作总结

7

学校制发的简报、情况反映等材料

8

与有关单位签订的合同、协议、意向书

9

日常收文簿

10

学校发文编号本

11

校庆工作、校友会活动的文件材料、编印刊物及校友名册

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

2

校友信息数据库及其数据库管理软件

实物类

（SW）

1

学校和本部门获得校级以上获奖证书、奖状、奖杯

2

校领导参加国内、外各种活动取得的有保存价值的赠品、纪念品、礼品等实物

3

校友捐赠的礼品、纪念品、题词

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

学校组织工作计划、报告、决定、总结、调查材料

2

学校组织机构设置、变动的请示及决定、批复、通知

3

校内发文（三份，附原稿及电子版）

4

上级组织关于干部任免、离退休人员的决定、批复、通知（如是原件）

5

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法等有关材料

6

党内基本信息统计报表（党内统计年报）、干部名册（附电子版）

7

党组织关系介绍信、党员名册（附电子版）

8

先进党支部、优秀党员事迹及名单、决定

9

党委批准入党、转正、延期、退党和取消党员资格的材料

10

学校党代会文件材料；主持召开的重要会议文件材料、领导讲话

11

本部门会议记录、纪要

12

党员、干部培训教学计划、讲稿、领导讲话等有关材料

13

入党积极分子、预备党员培训班结业单、证书存根

14

党组织建设的工作计划、实施措施、调查研究报告等有关材料

15

有关评优、授奖、惩处的材料

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠纪念品、礼品

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

工作计划、总结、形势报告、中心组学习纪要

2

重要会议记录、纪要

3

本单位制定的规章制度、岗位职责、管理办法等有关材料

4

反映本校情况的各类报刊、简报、《工学周报》年合订本

5

有关“三五普法”、“两课教育”、创建“精神文明”单位等材料

6

学校要求申报的各种报表

7

报上级部门的请示、报告及批复材料

8

新闻报导方面的文字材料、媒体对学校宣传报导一览表

9

新闻发布会有关重要文件

10

统战工作计划、决定、报告、通告、总结

11

出席各级人大代表、政协委员名单及申报审批材料

12

各民主党派组织、负责人、成员名册及有关材料

13

台、港、澳联及侨联工作材料

声像类

（SX）

1

对外宣传工作中产生的各类照片、录像带等

2

《工学周报》拍摄的各类照片（纸质、电子版同时归档）

3

《工学周报》电子版光盘

4

有线电视台摄制的各类录像带、光盘等（自存20年后归档案馆）

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

本部门的工作计划、总结、报告

2

本部门案件检查汇报、党员干部奖惩的有关材料（自存）

3

重要的群众来信、来访、举报、调查及处理意见的材料（自存）

4

党员申诉及复查材料（自存）

5

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法

6

宣传教育材料、执法检查材料、简报合订本

7

立案调查材料、处理材料（自存）

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及受赠有保存价值的礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

机关党委工作计划、总结、报告、实施办法

2

主持召开的重要会议文件材料、领导讲话

3

本部门制定的规章制度、整改措施、管理办法等有关材料

4

有关评优、授奖、惩处的材料

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

本部门的工作计划、总结

2

职代会、教代会文件材料

3

工会委员会会议记录、纪要、简报

4

有关表彰、奖励、评优、惩处等材料

5

有关工会各种活动的文件材料

6

本部门制定的规章制度、整改措施、管理办法

7

各级工会干部名册、统计报表

8

与有关单位签订的合同、协议、聘书

9

上级主管部门的来文和工会发文（通知、决定等）

二级

财务类

（CK）

会　计　凭　证

1

原始凭证

2

记帐凭证

3

汇总凭证和其他会计凭证

会　计　帐　簿

1

总帐

2

明细帐

3

日记帐

4

固定资产卡片

5

辅助帐簿和其他会计帐簿

财　务　报　告

1

月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告

其　他　类

1

银行存款余额调节表

2

银行对帐单

3

其他应当保存的会计核算专业资料

4

会计档案移交清册

声像类

（SX）

1

主要会议、各种文体活动的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

上级来文／校内发文（三份，附原稿及电子版）

2

本部门制定的规章制度、工作计划、总结等

3

团工作先进集体及个人等评优材料、团员纪律处分决定及有关材料

4

团员名册和统计表（附电子版）

5

团委编制的期刊、简报、信息

6

学生参加社会实践活动、勤工助学活动有关情况材料和总结

7

学生参加各级、各类课外科技文化活动情况及获奖相关材料

8

学生科技创新活动表彰奖励办法及学生参加科研和创新活动的典型材料

9

学生发表论文、参加各类比赛、科技作品、获奖、专利情况统计

10

学校举办大型文化活动、学生捐助贫困生、“希望工程”、青年志愿者活动以及团委组织的其他校内外活动相关材料

11

社会实践基地文件材料

12

校内科研基金管理办法及学生在基金资助下参加科研立项活动相关材料

13

国际大学生雪雕大赛组织、协调与管理工作文件

声像类

（SX）

1

本部门重要活动形成的照片、录像档案

2

团员信息数据库

实物类

（SW）

1

本单位获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌及受赠的有保存价值礼品纪念品等

类别

序

号

归档内容

教学类

（JX）

1

上级来文／校内发文（三份，附原稿及电子版）

2

学生工作计划、总结

3

本部门制定的规章制度、岗位责任、管理办法等材料

4

学生工作中形成的各种统计材料、调研报告、思想动态汇编

5

学生工作评估标准及实施情况、学生工作受上级奖励情况、新办专业的教学质量调查和学生满意程度统计与分析材料

6

各类校级以上学生工作先进集体材料

7

三好学生、优秀学生干部表彰情况及学生个人获奖情况、原始材料及批复文件、辅导员先进事迹材料

8

奖学金评定条例及实施情况总结、奖学金学生名册

9

学校资助特困生有关措施、特困生自强自立、勤奋学习的典型材料

10

各类校级以上学生先进个人材料汇编、省部级以上优秀大学生荣誉称号的学生先进事迹材料

11

学生维护社会公德、助人为乐、弘扬社会主义、爱国主义、集体主义精神方面的先进事迹材料汇编

12

学生心理素质教育活动情况、学校开展心理咨询和健康教育相关材料、大学生文化素质教育基地建设情况

13

学生违纪、违规的有关材料、学生综合测评材料

14

学校对学生进行校规、校纪教育的材料

15

讲座、学术报告及先进事迹报告情况、关于学风建设的有关制度、促进学风建设的典型材料

16

专兼职辅导员招聘、管理、交流、培训、考核相关材料

17

院系年度工作结果记录汇总

18

各类大学生思想政治教育活动材料汇编

19

心理危机干预典型危机帮助建议书

20

少数民族学生各类助学金申报材料、汇总表

21

少数民族学生各类补贴汇总表

22

优秀班主任评比申报、表彰材料

23

哈尔滨工程大学一对一辅导助教岗位管理规定

24

各院系研究生综合测评方案

25

《我的好导师美文集》

26

其他有价值的应归档文件材料

声像类

（SX）

1

受表彰的三好学生、优秀学生干部、优秀毕业生、一等奖学金获得者照片

2

学生工作中形成的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

离退休工作的计划、总结、各类统计报表

2

离退休工作各类请示、报告、批复

3

本部门组织各类活动的材料及领导讲话

4

有关评奖、授奖、惩处等材料

5

参加上级老干部工作会议的文件材料

6

离退休工作规章制度、岗位责任、管理办法

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的各种奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

教学类

（JX）

1

上级关于本科教学工作的文件材料（上级来文）

2

本校印发的关于本科教学工作的文件、规章制度（校教字文）（三份，附原稿及电子版）

3

教务处下发的关于本科教学工作的文件（教务处文）（一份）

4

教务处工作计划、总结、报告

5

教务处内部各项管理工作规章制度、岗位责任、管理办法等

6

教务处重要工作会议记录、纪要

7

本科教育教学改革、培养目标、培养规格、专业和课程设置、学制等方面的文件材料

8

学校课程建设规划、教材建设规划，推进师资队伍建设等文件材料

9

有关本科教学工作会议的文件材料

10

有关本科教学工作的综合统计材料

11

本科合作办学协议及其他材料

12

本科生教学计划、培养方案、教学大纲、教学进度表、教学任务书、课程表、考试安排表

13

有关教师教学情况调查表、教学质量检查、评价、评估、总结及听课记录

14

院系专任教师、基础课和主干课教师、新办专业、优势专业教师名册和教授本科教学情况及相关措施

15

16

陈赓创新人才培养实验班以及本科留学生教学管理工作有关材料

17

双语教学、精品课程建设中关于任课教师和授课情况的相关材料

教学类

（JX）

18

每学期考试成绩分析报告、期末考试总结，各门课试题、试卷分析

19

各院系实习计划、实习大纲、实习总结、实习基地一览表，实验、实习、课程设计教学大纲

20

毕业设计检查材料、毕业设计总结、优秀毕业论文摘要汇编

21

本科生学籍卡片、新生信息收集表、本专科学生名册

22

四六级外语统考成绩、计算机等级考试成绩单

23

本科生学籍变更（退学、转学、留学、休学、复学、留级、转专业等）材料，考试违规处分材料

24

毕业、授予学位的决定，毕业、学位证号登记册

25

推荐免试攻读硕士学位研究生的有关材料，本硕博连读培养的有关材料

26

辅修、双学位教学计划、证书证号登记册、成绩单

27

多媒体授课情况、现代化管理思想、管理技术应用及网络化、数字化管理实施情况

28

本科教材建设规划，教材建设立项、评审、检查、验收等材料

29

本校自编、主编的讲义、优秀教材（出版的），各院系、学期教材使用计划表

30

教学简报

31

非学历教育培训、进修人员材料

32

学生电子学历注册工作有关材料

33

其他有价值的应归档文件材料

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的有保存价值的照片、录像档案

2

本科生基本信息数据库、成绩数据库及其有关数据库管理软件

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

教学类

（JX）

1

本部门工作计划、总结

2

本部门制定的规章制度、岗位责任、管理办法等材料

3

本科、研究生教育评估工作文件材料

4

学校“优秀、示范主讲教师”的评选工作材料

5

学校“教学指导委员会”“教学督导委员会”的组织、建设工作文件材料

6

教师评学、学生评教工作的有关材料

7

教学事故处理的有关材料

8

高等教育研究课题报告、统计、分析、总结材料

9

教学研究课题立项、教学研究成果奖申报材料

10

《高等教育形式与政策信息》内部期刊样刊

11

其他有价值的应归档文件材料

出版类（CB）

1

《哈尔滨工程大学学报教育科学版》期刊样刊、审稿单

声像类

（SX）

1

《哈尔滨工程大学学报教育科学版》电子版

2

本部门在工作、活动中产生的有保存价值的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

教学类（JX）

1

上级来文（含教学优秀奖评审材料、学科专业申报批复文件）／校内发文（三份，附原稿及电子版）

2

本部门工作计划、总结、报告

3

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法

4

本部门会议记录、纪要

5

主持召开的重要会议文件材料、领导讲话

6

有关评优、授奖、惩处等材料

7

研究生招生简章

8

研究生入学录取通知书存根、录取名单

9

研究生成绩

10

研究生的毕业决定、授予学位决定和毕业证、学位证号登记册

11

研究生培养计划、培养方案、课程大纲

12

本校研究生教育教学改革有关材料

13

硕士、博士授予权的申报、评审等材料

14

入学试题汇编及标准答案（自存）

15

硕士、博士研究生情况登记表

16

其他有价值的应归档文件材料

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的有保存价值的照片、录像档案

2

研究生成绩数据库及其数据库管理软件

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类（XZ）

1

本部门工作计划、总结、报告

2

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法

3

本部门会议记录、纪要、简报

科研类（KY）

1

上级关于科研工作的文件材料、学校关于科研工作的发文（三份，其中一份附原稿）

2

学校制定的有关科研工作的规章制度、科研工作规划、计划、调查报告

3

参加校内外科研工作会议的文件材料（发言、上报材料）

4

中俄科技合作工作的文件材料

5

上级及本校的科研工作先进集体、先进个人事迹材料、申报材料、获奖证书

6

学校科研项目、鉴定项目、获奖项目、专利项目统计表

7

科研工作大事记、收发文登记簿

8

教师承担科研任务、科研成果、获得专利统计表

9

教师发表论文、教学研究论文一览表以及教师学术论文被SCI、EI、ISTP收录的情况表

10

对外各种合同、协议及执行中形成的各种文件材料

11

专利项目申报、审批证书材料

12

科研项目报奖材料、获奖证书

13

其他应归档材料

产品类（CP）

1

质量管理工作文件（一式三份，其中一份附原稿）

2

上级关于质量认证、产品生产的文件材料

3

本部门制订的有关规章制度、产品生产方面的各种文件材料

4

产品统计表

5

根据《质量记录保管期限表》的规定需要归档的各项质量记录

6

在认证、会审中形成的文件材料

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的有保存价值的照片、录像档案

2

获奖科研成果、鉴定科研成果、学术论文、在研项目等各种数据光盘

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

上级来文／校内发文（三份，附原稿）

2

保密工作计划、总结、报告、实施办法（自存）

3

主持召开的重要会议文件材料、领导讲话（自存）

4

本部门制定的规章制度、整改措施、管理办法等有关材料（自存）

5

有关评优、授奖、惩处的材料（自存）

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

上级来文/校内发文（附原稿及电子版）

2

本部门工作计划、总结、报告

3

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法等

4

上级部门及学校有关机构设置、干部任免的批复、决定、请示

5

上级及学校有关技术职务评聘工作的决定、请示、批复、通知

6

上级部门及学校有关工资总额计划、工资统计报表、工资审批表

7

学校干部、职工名册、实践教学环节教师名册、专业教师名册、外聘教师名册

8

补充教师、调出教师、其他离队教师情况

9

新教师岗前培训情况及相关文件、教师资格审查认定情况

10

博士后流动站申报、评估、管理文件材料

11

博士后进站、出站材料（包括研究工作报告）

12

有关评优、授奖、惩处的材料

13

学校师资队伍建设规划及执行情况，引进人才，加强师资队伍建设的措施及执行情况

14

学校稳定基础教学队伍的措施、师资队伍整体结构状态及发展趋势分析材料

15

学校师资队伍（年龄、学历、职称、学缘、学科专业）一览表、师生比状况统计

16

学校派教师赴国内外进修、培训、参加国际会议、赴国（境）外访问人员情况一览表

17

正在攻读研究生学位的青年教师名册、学校鼓励教师在职攻读硕士、博士学位的有关文件与效果分析材料

18

专任教师中具有研究生学位的名单、45岁以下具有博士学位的专任教师名单

19

国家级、省部级优秀教师、名师典型材料

20

毕业生就业派遣报到证、介绍信

21

有关教职工业务考核材料、表彰、奖励、评优、惩处、下岗、转岗等材料

22

本校教职工致残、死亡、抚恤工作材料

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

2

全校教职工人事档案信息数据库、教师成果信息数据库及其数据库管理软件

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

教学类

（JX）

1

上级来文/校内发文（三份，附原稿及电子版）

2

招生就业工作计划、总结、报告

3

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法等材料

4

重要会议的会议记录、纪要、统计报表

5

发布的各种情况简介、信息

6

招生计划、招生简章、招生专业介绍、总结

7

录取新生名单

8

本科生招生规模与生源质量分析以及学生教研情况统计材料

9

毕业生就业工作的通知、总结、毕业生调查材料

10

毕业生就业情况分析、就业率、新办专业招生就业情况

11

毕业生质量跟踪调查材料汇编、用人单位、社会各界及家长对学校的评价材料

12

毕业生供需统计材料及就业合同、协议书

13

本部门工作受上级表彰奖励情况、毕业生对学校工作的评价建议材料

14

其他有价值的应归档文件材料

声像类

（SX）

1

学生就业、招生宣传活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

哈工程校外字文件（三份，附原稿及电子版）

2

学校外事工作计划、总结、报告

3

学校有关外事工作的规章制度、岗位职责、管理办法

4

外籍专家、教师讲学、访问、学术交流、合作研究等相关材料

5

邀请、聘请外籍人士的计划、批复

6

有关外事工作的各种统计名册

7

学校领导出国访问、讲学等文件材料

8

学校召开的外事工作会议材料

9

留学生招生政策、管理规定

10

本校关于留学生工作向上级部门的请示及批复（留学生录取及毕业工作）

11

录取留学生审批材料（申请表/最高学历证书复印件/成绩单/公证书/学习计划等）

12

留学生录取名册

13

留学生毕业去向及有关材料

14

欧美同学会哈尔滨工程大学分会的管理文件

声像类

（SX）

1

与外国高校、学者参观、互访的照片、录像等

2

中外学生各种交流活动的照片、录像

3

学校派出国考察、进修、留学所获得的照片、录像

4

与外国签订合同的照片、录像

5

各种外事活动的照片、录像等

6

本校人员出国、出境数据库、国际会议数据库、聘请外国专家数据库、授予外籍专家名誉称号数据库、国际合作交流情况数据库及相关数据库管理软件

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

上级来文/校内发文（三份，附原稿及电子版）

2

财务工作计划、总结、报告

3

财务管理方面的规章制度、岗位职责、管理办法等

4

上级下达各项经费指标的通知、文件，学校对上级的请示、报告与批复

5

财务年度预算、决算报告及有关文件材料

6

本单位有关各类收费标准、管理办法等材料

7

学校对外投资、贷款合同及其批件和执行中形成的材料

8

财务工作情况简报

财会类

（CK）

会　计　报　表

1

决算报表（含基建综合决算）

2

预算会计报表

3

年度以上各种统计报表（含工资报表）

4

会计月报

5

季度以下各种统计报表（含工资报表）

会　计　帐　簿

1

外事会计帐簿

2

总帐

3

预算内（外）帐簿（含明细帐，分户帐）

4

学校专项基金帐

5

日记帐

6

现金出纳帐、银行存款帐

7

各类明细帐

会　计　凭　证

1

外事会计凭证

2

债权、债务及未清理完毕的凭证

3

记帐凭证

4

其他会计凭证

工　资　清　册

1

工资发放名册、工资变动单、工资发放签字表、卡片等

2

工资转移、证明、通知存根

3

各种资金、奖学金、贷学金、助学金的名册、卡片等

4

个人所得税审报表

其　它　类

1

会计档案移交清册

2

会计档案销毁清册

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

2

全校教职工工资数据库、会计凭证数据库、各单位经费使用情况数据库及其数据库管理软件

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

上级来文/校内发文（三份，附原稿及电子版）

2

本部门的工作计划、总结、报告

3

审计工作过程形成的文件材料

4

学校审计工作方面的规章制度、岗位职责、管理办法

5

审计工作会议记录、纪要

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

本部门工作计划、总结、报告

2

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法等材料

3

重要会议的会议记录、纪要、统计报表

4

学科、专业、实验室建设、规划的有关材料

5

学科、重点学科一览表

6

有关政策信息研究的研究报告、工作方案

7

学校各种统计年报表、对外联络材料

基建类

（JJ）

1

上级来文/校内发文（三份，附原稿及电子版）

2

学校总体计划、规划、总结及实施情况

3

学校中长期发展规划、年度发展计划、总结

4

年度计划申请表、其他申请表、项目论证报告、可研报告、初步设计及有关部门指示、批复及执行情况材料

5

重大工程验收汇编材料

6

其他有价值应归档材料

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

2

校园规划等电子版档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

本部门工作计划、总结、报告、会议纪要

2

本部门工作规章制度、岗位职责、管理办法等

3

有关评优、授奖、惩处等材料

4

主持召开的重要会议文件资料、领导讲话

5

质量体系认证资料；工作简报

6

与有关单位签订的合同、协议、聘书

基建类

（JJ）

1

校内发文（三份，附原稿及电子版）

2

工程前期文件资料、监理文件、工程施工技术文件

3

工程竣工验收文件、工程竣工图

4

工程管理、财务、器材管理、生产技术准备、生产中产生的各类文件材料

5

基建项目底图

6

其他应归档材料

声像类

（SX）

1

本部门产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及受赠的有保存价值的礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

本部门工作计划、总结、报告

2

本部门工作规章制度、岗位职责、管理办法等

3

与有关单位协作的材料

4

资产管理的各种统计报表

设备类

（SB）

1

上级来文/校内发文（三份，附原稿及电子版）

2

仪器、设备的订购合同、协议、开箱验收记录等

3

十万元以上仪器设备的总帐、移交、销毁、报废清单以及重大事故调查分析处理意见

4

设备家具往年转固、报废单据

5

往来函件等资料

6

各类教学行政用房统计材料（包括实验室、行政办公用房、辅助用房、多媒体教室、语音室、计算机房、多功能教室、图书馆）

7

学生宿舍统计（面积、房间数、人均面积等）及达标情况

8

实验室建设规划及落实情况

9

教学仪器设备明细总帐及各实验室分帐、教学科研仪器设备总值及生均值统计材料

10

新增教学科研仪器设备材料及各类教学实验室利用分析统计分析材料

11

实验教学管理文件汇编、实验室管理文件汇编

12

本科教学大纲规定的实验开出情况记录与统计

13

“双基”实验室评估、专业实验室评估材料、实验室评估标准及实施情况

14

综合性、设计性试验的实验课程一览表、新办专业试验开课情况一览表

15

实验室开放情况及开放实验室一览表、实验室开放对学生创新能力培养的分析及典型案例材料

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

2

全校仪器设备、实验项目、实验室人员统计等有关数据光盘

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

学校后勤工作计划、总结、报告、规章制度、岗位职责、管理办法

2

学校安全工作计划、安全检查、宣传教育等管理工作文件

3

环境保护、卫生、校容校貌等校园环境综合管理文件

4

水、电、暖、房等相关管理工作文件

5

住房制度改革、货币化分配等管理工作文件材料

6

校计划生育工作文件材料

基建类

（JJ）

1

房屋产权证、土地产权证

2

基建工作中产生的文件资料（招投标、施工管理、竣工验收等文件）

3

基建项目建设或改造工程中产生的各类文件材料、竣工图（蓝图）、基建项目底图

4

其他应归档的材料

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

2

房产管理数据库、教职工住房情况数据库及其数据库管理软件

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

学校有关保卫工作的规章制度、岗位职责、管理办法

2

本部门工作计划、总结、报告、调查、统计材料

3

有关案件侦察、调查、处理结论材料及批复

4

治安、消防、政保、户政等业务工作形成的材料

5

有关评优、授奖、惩处的材料

声像类

（SX）

1

本部门产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

本部门的工作计划、总结

2

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法

3

会议纪要

4

业务统计（包括采编部、流通阅览部、信息部、技术部的业务统计信息）

5

图书科研有关资料

6

哈尔滨工程大学年鉴图书馆组稿材料

7

其他有价值的应归档文件材料

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

上级下发的有关文件材料

2

本部门工作计划、总结、报告、批复

3

本部门的工作规章制度、岗位职责、管理办法

4

本校召开的档案工作会议文件材料

5

统计年报

6

有关评优、授奖、惩处等材料

7

档案管理考评定级的办法、自评报告、评估结论

8

档案编研材料

9

馆务会议记录、纪要、信息简报

设备类

（SB）

1

十万元以上仪器、设备的验收报告

2

十万元以上仪器、设备的全部随机资料（软件光盘、使用说明书、用户指南等）

3

十万元以下仪器、设备的随机资料档案目录清单

声像类

（SX）

1

本部门产生的照片、声像档案

2

各类档案目录信息数据库、全文数据库、多媒体档案数据库等及其数据库管理软件

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖章、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

本部门工作计划、总结、报告

2

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法

3

统计年报

4

本部门会议记录、纪要、简报

出版类

（CB）

1

上级、本校制发的有关出版工作的文件材料

2

出版工作中产生的文件材料：出版合同、协议书、选题申报表、出版登记书、审稿意见、编辑加工记录、发稿单、付印单、与作者往来信函、出版发行记录、发稿后的变动情况、版税通知单、再版意见、重要评论、出版物的样刊、原稿（电子版）

二级

财会类

（CK）

会　计　凭　证

1

原始凭证

2

记帐凭证

3

汇总凭证其他会计凭证

会　计　账　簿

1

总帐

2

明细帐

3

日记帐

4

固定资产卡片

5

辅助帐簿和其他会计帐簿

财　务　报　告

1

月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告

其　他　类

1

银行存款余额调节表

2

银行对帐单

3

其他应当保存的会计核算专业资料

4

会计档案移交清册

5

增值税发票

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及受赠的礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

本部门的工作计划、总结、报告

2

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法

3

校园信息化整体规划、建设工作文件材料

4

校园数据标准

设备类

（SB）

1

十万元以上仪器、设备的验收报告

2

十万元以上仪器、设备的全部随机资料（软件光盘、使用说明书、用户指南等）

3

十万元以下仪器、设备的随机资料档案目录清单

声像类

（SX）

1

本单位在工作、活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本单位获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

本部门的工作计划、总结、报告

2

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法

3

本部门会议纪要、简报

4

统计年报

5

对外签订的各种合同、协议

出版类

（CB）

1

上级、本校制发的有关出版工作的文件材料

2

出版工作中与作者往来信函

3

《学报》、《应用科技》、《智能系统学报》、《学报英文版》的样刊、审稿单

4

各类杂志的原稿（电子版）

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

本部门工作计划、总结、报告

2

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法等

3

有关医疗、医药管理等方面的文件

4

本部门年度统计报表

财会类

（CK）

会　计　报　表

1

决算报表（含基建综合决算）

2

预算会计报表

3

年度以上规划表、分配计划、测算表

4

年度以上各种统计报表（含工资报表）

5

会计月报

6

季度以下各种统计报表（含工资报表）

会　计　凭　证

1

原始凭证

2

记账凭证

3

汇总凭证和其他凭证

会　计　帐　簿

1

总帐

2

明细帐

3

日记帐

4

固定资产卡片

5

辅助帐簿和其他会计帐簿

财　务　报　告

1

月、季、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告

其　他　类

1

银行存款余额调节表

2

银行对帐单

3

其他应当保存的会计核算专业资料

4

会计档案移交清册

设备类

（SB）

1

十万元以上仪器、设备的验收报告

2

十万元以上仪器、设备的全部随机资料（软件光盘、使用说明书、用户指南等）

3

十万元以下仪器、设备的随机资料档案目录清单

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

上级来文

2

校内发文（三份，附原稿及电子版）

3

本部门工作计划、总结、报告

4

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法

5

与有关单位签订的合同、协议、聘书

6

发布各种信息、情况简介、统计报表

7

各类产业遗留问题的处理工作、学校集体企业身份进校服务人员社会统筹工作文件材料

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案，建筑物照片

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

行政类

（XZ）

1

上级来文

2

校内发文（三份，其中一份附原稿）（电子版）

3

本部门工作计划、总结、报告

4

本部门制定的规章制度、岗位职责、管理办法

5

与有关单位签订的合同、协议、聘书

6

发布各种信息、情况简介、统计报表

基建类

（JJ）

1

基建工作、房地产开发中产生的文件材料（项目论证报告、设计、施工、验收中形成的文件材料）

2

竣工图（蓝图）

3

基建图纸的CAD文件

4

其他应归档的材料

科研类

（KY）

1

在科研开发（自主或合作开发）、成果转化工作中形成的文件资料：项目论证书、成果鉴定书、获奖证书、专利证书等

设备类

（SB）

1

十万元以上自研仪器、设备的验收报告

2

十万元以上自研仪器、设备的全部随机资料（软件光盘、使用说明书、用户指南等）

3

十万元以下自研仪器、设备的随机资料档案目录清单

声像类

（SX）

1

本部门在工作、活动中产生的照片、录像档案，建筑物照片

实物类

（SW）

1

本部门获得的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

教学类

（JX）

1

上级有关文化素质教育教学工作的文件材料（上级来文原件）

2

学校印发的有关文化素质教育工作的文件、规章制度（校教字文）（三份，附原稿及电子版）

3

本部门工作计划、工作要点、总结、报告

4

本部门制订的各项规章制度、岗位责任制度、奖惩制度、管理办法等

5

本部门重要工作会议记录、纪要、大事记、申报材料等，出版的通讯、读本等

6

工作情况简报、信息统计报表

7

本部门形成的干部任免、机构建制的文件材料

8

有关评优、授奖、惩处等材料

9

有关教师教学情况调查表、教学质量检查、评价、评估、总结及听课记录

10

学生成绩报告单

11

专任教师名单

12

使用的教材目录、自编教材

声像类

（SX）

1

本部门在重大工作、活动中产生的照片、光盘等（启航讲坛、艺术活动等的照片、录像）

2

获得校级以上部门授予的证书、奖状等的电子版照片

3

课程建设、学生培养实践教学等方面的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本单位获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

1

本部门工作计划、总结、报告、批复

2

有关幼教、绿化、维修、接待等工作规章制度、岗位职责、管理办法

3

有关集团财务管理、经济创收等规章制度

4

本单位机构设置、人事任免等材料

5

党务、纪检监察、工会等工作文件材料

6

有关评优、授奖等材料

7

《后勤服务专刊》

基建类

（JJ）

1

本单位水电、通讯等各种管线布置(维修)图及说明材料

二级

财会类

（CK）

会计凭证

1

原始凭证

2

记帐凭证

3

汇总凭证和其他会计凭证

会计帐簿

1

总帐

2

明细帐

3

日记帐

4

固定资产卡片

5

辅助帐簿和其他会计帐簿

财务报告

1

月、季、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告

其他类

1

银行存款余额调节表

2

银行对帐单

3

其他应当保存的会计核算专业资料

4

会计档案移交清册

设备类

（SB）

1

十万元以上仪器、设备的验收报告

2

十万元以上仪器、设备的全部随机资料（软件光盘、使用说明书、用户指南等）

3

十万元以上仪器、设备履历书（安装调试、运转、维护、检修、事故记录等）

4

十万元以下仪器、设备的随机资料档案目录清单

声像类

（SX）

1

本部门产生的照片、声像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖章、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

党总支、党建工作、共青团工作中形成的文件材料：工作计划、总结，调研报告、会议记录等

2

党员民主生活会、党风廉政建设等材料：会议记录、宣传教育材料等

教学类

（JX）

1

工作计划、总结、报告；规章制度、岗位职责、管理办法

2

校内发文（三份，附原稿及电子版）

3

本单位召开的重要会议文件材料、领导讲话

4

有关评优、授奖、惩处、干部任免、机构建制等材料

5

办公会议记录、纪要、备忘录、大事记

6

与有关单位签订的合同、协议、聘书

7

工作情况简报、信息、统计报表

8

招生计划、招生简章、总结

9

招生录取名单

10

国际合作教育学生各专业学生名册、外国留学生预科、本科、硕士、博士各专业学生名册、继续教育学生名册（函授）

11

学习成绩单、成绩报告单、成绩更正审批材料（含预科、本、硕、博留学生）

12

学籍变更（退学、转学、留学、休学、复学、留级、转专业等）材料，考试违规处分材料（含预科、本、硕、博留学生）

13

优秀本科生毕业论文（包含电子版）论文手册、立题论证书（含本科留学生）

14

毕业、授予学位的决定，毕业、学位证号登记册（含本科留学生）

15

自编教材、讲义

16

其他有价值的应归档的文件材料

声像类

（SX）

1

学生班级（院系）集体毕业照（附学生名单、电子版，含本科留学生）

2

学生参加各种大赛、参加社会实践的照片、录像档案

3

留学生参加国家级、省级、市级、校级各种大赛、参加社会实践的照片、录像档案

4

重大事件及活动的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本部门获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等（含留学生）

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

党总支、党建工作、共青团工作中形成的文件材料：工作计划、总结，调研报告、会议记录等

2

党员民主生活会、党风廉政建设等材料：会议记录、宣传教育材料等

教学类

（JX）

1

本单位工作计划、总结、报告

2

本单位发文、制定的规章制度、岗位职责、管理办法

3

本单位召开的重要会议文件材料、领导讲话

4

有关评优、授奖、惩处、干部任免、机构建制等材料

5

办公会议记录、纪要、备忘录、大事记

6

与有关单位签订的合同、协议、聘书

7

工作情况简报、信息、统计报表

8

自编教材、讲义

9

本科生成绩报告单、成绩更正审批材料

10

其他有价值的应归档的文件材料

二级

财会类

（CK）

会　计　凭　证

1

原始凭证

2

记帐凭证

3

汇总凭证其他会计凭证

会　计　账　簿

1

总帐

2

明细帐

3

日记帐

4

固定资产卡片

财　务　报　告

1

月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告

其　他　类

1

银行对帐单

2

会计档案移交清册

科研类

（KY）

1

科研项目的全套文件资料（任务书、合同书、计划书、设计说明书、总结报告、奖励申报书、科技报告、图纸、鉴定证书、推广应用总结等）

2

科研项目的用户反馈意见及经济效益分析材料

3

成果宣传报道、对外学术交流材料

产品类

（CP）

1

《质量记录保管期限表》中规定应归档的各项质量记录

设备类

（SB）

1

十万元以上仪器、设备的论证报告、验收报告

2

十万元以上仪器、设备的全部随机资料（软件光盘、使用说明书、用户指南等）

3

十万元以下仪器、设备的随机资料档案目录清单

声像类

（SX）

1

重大事件及活动的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本单位获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

党总支、党建工作中形成的文件材料：工作计划、总结，调研报告、会议记录等

2

党员民主生活会、党风廉政建设等材料：会议记录、宣传教育材料等

教学类

（JX）

1

工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查报告

2

本部门工作规章制度、会议记录、纪要、简报

3

学校田径运动会材料及获奖队员名单

4

学生体育锻炼达标情况及汇总表

5

高水平运动员名单

6

各类运动场、运动场生均面积统计表，体育馆面积、功能及为本科生教学使用情况

7

有关评优、受奖、惩处等材料

8

体育课教学大纲、教学计划和总结、工作安排及考核标准材料

9

体育课程和体育选修课建设计划、总结材料

10

体育设施清单、学校特色的专项体育设施情况以及体育设施满足教学情况的文字材料

11

学生体育课成绩、健康标准合格率及统计分析材料

12

教师教学任务安排，有关教师教学情况调查表、教学质量检查、评价、总结及听课记录

13

学校开展课外体育活动情况及各类运动员一览表

14

学校体育竞赛、体育工作获奖情况统计表及体育（教学）工作评估相关材料

15

自编教材、讲义

16

其它应归档材料

科研类

（KY）

1

在体育教学科研中产生的文件资料：科研项目论证报告、成果鉴定材料、获奖证书等

设备类

（SB）

1

十万元以上仪器、设备的论证报告、验收报告

2

十万元以上仪器、设备的全部随机资料（软件光盘、使用说明书、用户指南等）

3

十万元以下仪器、设备的随机资料档案目录清单

声像类

（SX）

1

运动会、各种比赛及体育训练等活动中产生的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本单位获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等

类别

序

号

归档内容

党群类

（DQ）

1

党总支、党建工作、共青团工作中形成的文件材料：工作计划、总结，调研报告、会议记录等

2

党员民主生活会、党风廉政建设等材料：会议记录、宣传教育材料等

教学类

（JX）

1

本单位工作计划、总结、报告

2

本单位发文、制定的规章制度、岗位职责、管理办法

3

本单位召开的重要会议文件材料、领导讲话

4

有关评优、授奖、惩处、干部任免、机构建制等材料

5

办公会议记录、纪要、备忘录、大事记

6

与有关单位签订的合同、协议、聘书

7

工作情况简报、信息、统计报表

8

研究生学位论文（包括电子版）

9

本科生学习成绩单、成绩报告单、成绩更正审批材料

10

优秀本科生毕业论文（包含电子版）论文手册、立题论证书

11

研究生学位档案

12

硕士期末考试试题、答案；博士期末考试试题、试卷（5年前）

13

专业双语教学以及“两课”教学改革方案及实施情况

14

自编教材、讲义

15

短期培训班学员名册、登记表、成绩等材料

16

其他有价值的应归档的文件材料

科研类

（KY）

1

科研项目的全套文件资料（任务书、合同书、计划书、设计说明书、总结报告、奖励申报书、科技报告、图纸、鉴定证书、推广应用总结等）

2

科研项目的用户反馈意见及经济效益分析材料

3

成果宣传报道、对外学术交流材料

产品类

（CP）

1

纳入学校质量管理体系管理工作的产品：全套技术文件材料

2

《质量记录保管期限表》中规定应归档的各项质量记录

设备类

（SB）

1

十万元以上仪器、设备的验收报告

2

十万元以上仪器、设备的全部随机资料（软件光盘、使用说明书、用户指南等）

3

十万元以上仪器、设备履历书（安装调试、运转、维护、检修、事故记录等）

4

十万元以下仪器、设备的随机资料档案目录清单

声像类

（SX）

1

学生班级（院系）集体毕业照（附学生名单、电子版）

2

博士研究生毕业答辩会的照片、录音光盘

3

学生参加各种大赛、参加社会实践的照片、录像档案

4

院（系）重大事件及活动的照片、录像档案

5

十万元以上仪器、设备开箱验收过程的照片、录像档案

实物类

（SW）

1

本单位获得校级以上的奖励证书、奖状、奖牌、奖杯及有保存价值的受赠礼品、纪念品等