一、档案实体分类
根据国家教委下发的《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》（教办[1993]429号文），高校档案实体分为以下十大类：
1、党群类：DQ
2、行政类：XZ
3、教学类：JX
4、科研类：KY
5、产品类：CP
6、基建类：JJ
7、设备类：SB
8、出版类：CB
9、外事类：WS
10、财会类：CK
根据我校的实际情况，实体分类还有以下七类：
1、干部人事档案类：RS
2、学生档案类：XS
3、声像类：SX
4、实物类：SW
5、人物类：RW
6、资料类：ZL
7、死亡类：YG
二、上级来文
归档单位：最终收文单位、文件办理单位。
归档范围：上级有关工作指导万面的文件和与上海体育学院有关的文件。
上级来文包含：文件处理单、正文、附件。
整理方法：
上级下发需要办理或上报的文件，学校正式发文上报办理结果，学校发文在前，上级文件在后；一般性填报类文件，办理结果附在上级文件后面。
上级有关我校请示的批复发文，上级批复在前，我校请示在后。
三、校内发文
归档单位：发文单位。
归档范围：本部门所有的发文。
整理方法：文件排列顺序：正文、附件、发文稿、相关签报、签报附件。其中正文在落款处盖章，印章与落款一致。发文稿在签发处和发文单位加盖对应印章，签报在签报单位和主送单位处加盖对应印章。
请示类发文：我校对上级的请示发文，如果上级有批复，放在上级批复后面归档。如果上级没有批复，归入资料类。
四、重大会议（活动）
归档单位：承办单位归档、如果是联合举办，主办单位负责归档。
归档范围：
1、会议（活动）议程、讲话发言稿、交流材料；
2、会议（活动）的录音、录像、照片、播放的PPT（归入声像类）；
3、签名簿、礼品等（归入实物类）。
整理方法：会议议程、发言稿和交流材料组卷归档。
五、各类校级以上的竞赛（活动）
归档单位：竞赛（活动）承办单位、如果是联合举办，主办单位负责归档。
归档范围：
1、竞赛（活动）通知；
2、竞赛（活动）过程中形成的各类书面、音像材料；
3、获奖名单；
4、获奖成果。
整理方法：获奖名单、过程中的书面材料和竞赛通知需要组卷归档，获奖最终名单放在最上面，过程材料随后，竞赛通知放于最后。
六、校级以上评奖文件
归档范围：评奖通知、上报材料、评奖结果的通知。
整理方法：评奖结果通知放在最上面，上报材料随后，评奖通知放于最后组卷归档。
七、电子文件
归档范围：
1、各类纸质文件的电子版；
2、重大会议（活动）的照片、录音和录像；
3、会议多媒体演示系统及内容；
4、展览或宣传画册的电子版材料；
5、本科生、研究生毕业时采集的电子数码照片；
6、历届毕业生集体合影。
八、实物归档
归档范围：
1、获市级以上的先进集体、先进个人奖状、证书、奖杯、奖牌、奖旗等；
2、各类活动中馈赠的礼品等；
3、各类字画。
