档案工作是我校各项管理工作的重要组成部分，是提高工作效率，确保工作质量的必要条件。为进一步加强档案收集工作的规范化、标准化建设，建立完善的收集工作机制，结合本单位实际情况，特制定“三纳入”、“四同步”、“四参加”制度。
一、“三纳入”
1、档案管理纳入学校各中心、所、科（室）年度工作计划和中长期规划与业务管理同步发展。
2、档案工作由中心主要领导分管，并纳入领导班子议事日程。
3、档案管理纳入学校各中心所、科（室）目标管理责任制和岗位责任制，与考核奖惩挂钩。
二、“四同步”
1、中心所、科（室）下达工作计划、任务同时提出文件材料的归档要求。
2、检查计划进度同时检查文件材料的形成情况。
3、评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况。
4、上报登记和评审科技成果以及科技人员提职考核，评先评优，档案室同时出具专题归档情况证明材料。
三、“四参加” 1、档案管理人员参加中心计划、规划的制订和论证。 2、档案管理人员参加中心学术委员会会议，参与科研课题鉴定。 3、万元以上仪器设备开箱验收必须有档案人员参加并签字。 4、档案人员参加单位的基建工程竣工验收。
四、文书档案文件材料的归档工作实行“三纳入”
即纳入本单位以及各部门的工作计划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四参加”管理：在布置、检查、总结、验收年度各项工作的同时，综合档案室档案人员或相关部门兼职档案人员参加布置、检查、总结、验收文书档案工作。
