对归档电子文件档案室（馆）是否需要一件一件地与纸质原件对照检查是否完全一致？由谁来检查？如果出现不一致如何处理？
答：由于电子文件在法律凭证性、管理制度、管理方法等方面的特殊性，目前我国规定具有永久和长期保存价值的电子文件在归档时，应同时保存电子文件的纸质文件，即“双套归档制”。同时还要求，归档电子文件应与相应的纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致。
对于归档电子文件档案室（馆）是否需要一件一件地与纸质原件对照检查确定一致性的问题，各省的规定不一，不同的教科书以及理论文章有不同的观点。有的主张，档案室（馆）应一件一件地对照检查归档电子文件与纸质原件的一致性；有的主张，档案室（馆）应对归档电子文件与纸质原件的一致性进行抽查。我认为，在理论上应该通过技术手段和管理制度来保证电子文件和纸质文件的一致性，档案室（馆）应对电子文件与纸质原件的一致性进行抽查。但是，鉴于我省目前电子文件和电子档案的规范管理还处于摸索阶段，各项管理制度还有待健全，对归档电子文件与纸质原件一致性的检查应该坚持谨慎和从严的原则。在实际工作中，可分两种情况处理：一是对于应向档案室归档的电子文件，档案室（有时由档案室和文件形成部门共同参与）应一件一件地对照检查归档电子文件与纸质原件的一致性。检验不合格的，应退回形成部门，重新制作。当然，档案室对电子文件的检查不止这些，还包括《电子文件归档与管理规范》规定的其他内容。二是对于文件形成单位向档案馆移交的电子文件（电子档案），档案馆可抽查电子文件（档案）与纸质原件的一致性，即应对每套载体及其技术环境进行检验，合格率应达到100%；与纸质原件同时保存的电子档案可以采取抽样检验的方法（建议样本数不少于总数的20%），合格率应达到100%。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。
