电子档案的传输
电子文件管理研究课题组
电子文件的传输与纸质文件有所不同，由电子文件归档而形成的电子档案在传输方面也就具有了新的形式。就目前的电子计算机技术来说，电子档案传输主要有两种形式：
一种是利用存储介质传输。这里所说的存储介质包括磁盘、光盘、磁带等。传输前先把电子档案复制到存储介质上，利用人力送到目的地。这种方式只是利用了电子计算机的存储和读取技术，传送方式跟纸质档案并没有本质的区别。
另一种方式是利用计算机网络技术进行传输。网络技术使得电子计算机应用的领域和作用都有了质的飞跃，电子档案的传输更具有纸质档案不可比拟的优点，使得档案传输不再受地理和人力的限制，传输速度也是纸质档案不可想象的。在网络传输方式中，根据传输区域的大小，又可以分为局域传输和远程传输。局域传输主要应用于单位内部，利用局域网技术，特点是传输速度快，对于一些有实时要求的用户来说非常适合。国内有很多单位目前已经实现了网上办公，各种文件的下发和签阅，工作的安排等都在网络上进行，所形成的电子档案也就可在网上传输。目前有很多单位都开始将纸质档案电子化，各种设计图纸、文书档案等都通过扫描仪进入电子计算机，存在档案馆室的服务器上，其它人员需要某份档案时，就不用再到档案馆室翻阅，直接在自己的电子计算机上进行查阅就行了。另外一种是远程传输，它是利用远程网络技术，现在也得到越来越广泛的应用。特别是近两年互联网技术的发展使得档案的异地传输变得简单易行。通过电子邮件的方式，即使是远在异国他乡，传输一份电子档案也可能只需几秒到几分钟的时间，并且可以在自己的办公桌上进行操作，大家不再共用一台传真机。
利用网络进行电子档案的传输得到了越来越广泛的应用，也给人们的日常工作带来了越来越大的好处。但随着应用范围的推广，也暴露出一些技术上的问题：一是档案传输中的安全问题。
档案在传输过程中，数据很容易被他人窃取。对于一些高度机密的档案，这无疑是一个值得认真对待的问题。目前比较可行的方法是在档案传输前把数据加密，档案达到目的地后再进行解密，这样即使传输中的数据被窃取，也是一堆杂乱无章的数字码，很难直接应用。二是电子档案传输所使用设备可能会携带病毒，对接受单位的电子计算机造成有意或无意的破坏。这个问题一直受到人们密切关注，目前已有一些方法可以部分解决这一问题，主要是在电子计算机上安装防病毒软件，自动对来自网络上的文件进行病毒检测。三是电子档案的合法性问题。纸质档案上的单位盖章和领导签字，是有法律效力的，而在电子档案的签字（即所谓“电子签字”）目前并不受档案部门和其它法律部门的认可。现在有些单位全部使用电子计算机办公，生成的电子文件有没有法律效力，在法律上也还没得到解决。
对于档案部门来说，电子档案的传输主要体现在电子文件的收集整理和电子档案的利用上。一方面把办公部门产生的各种电子文件和生产及设计部门产生的电子图纸通过网络收集到档案管理部门来，在电子计算机上进行分类、组卷、归档；另一方面当其它人员需要某份电子档案时要准确及时地提供给用户。当然，跟纸质档案不同的是，电子档案在网上被查阅后不需要归还，因为原来的的电子数据并没有被“拿走”，而只是“复制”了一份而已。
总之，随着电子窘境和网络时代的的到来，档案生成的电子化，档案传输的网络化正逐步走入人们的日常工作中，利用新的技术来提高档案管理的效率也是档案工作面临的一个新的机遇和挑战。
——1999年6月21日《中国档案报》
