划分有效证件办理、审批过程中形成档案的保管期限，主要依据了有效证件的有效时限。《文书档案保管期限表》第8条第7款中，20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，机关在归档时要永久保管，20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，机关在归档时定为30年保管。
对有效期为20年的证件办理、审批过程中形成的文件材料，在《文书档案保管期限表》中定为30年保管期限，这种划分方法虽显简单，但按照《规定》的精神，对“定期”这一时限可以按照档案的具体内容，结合工作实际作出适当调整。一般有效证件的有效期种类较多，有1年、2年、3年、5年、10年乃至更长，在办理、审批有效证件的过程中形成的文件材料相当一部分是原件的复印件，且数量较多，机关对10年以下有效期证件办理、审批过程中形成的文件材料，在归档时就不一定界定为30年保管期限。比如，出入境管理过程中公民因私出国办理护照，护照有效期为10年，有效期满后，公民得重新更换护照，又会产生一些文件材料，而且公安机关办理公民因私出国护照过程中形成的文件材料绝大多数是有关公民个人情况的复印件，如果将这类档案的保管期限都界定为30年，期限过宽，在管理上不免带来人力、物力和财力的浪费。又比如出入境档案中有公安机关办理、审批公民往返港澳的通行证，通行证有效期一般在5年以下不等，到期重新办理、审批，如果将这类档案保管30年，期限过长。因此，在划分机关在办理有效证件过程中形成的档案的保管期限时，既要以证件的有效期作为主要参考，同时要结合机关工作实际，合理确定档案保管期限。
对有效期为20年的证件办理、审批过程中形成的文件材料，在《文书档案保管期限表》中定为30年保管期限，这种划分方法虽显简单，但按照《规定》的精神，对“定期”这一时限可以按照档案的具体内容，结合工作实际作出适当调整。一般有效证件的有效期种类较多，有1年、2年、3年、5年、10年乃至更长，在办理、审批有效证件的过程中形成的文件材料相当一部分是原件的复印件，且数量较多，机关对10年以下有效期证件办理、审批过程中形成的文件材料，在归档时就不一定界定为30年保管期限。比如，出入境管理过程中公民因私出国办理护照，护照有效期为10年，有效期满后，公民得重新更换护照，又会产生一些文件材料，而且公安机关办理公民因私出国护照过程中形成的文件材料绝大多数是有关公民个人情况的复印件，如果将这类档案的保管期限都界定为30年，期限过宽，在管理上不免带来人力、物力和财力的浪费。又比如出入境档案中有公安机关办理、审批公民往返港澳的通行证，通行证有效期一般在5年以下不等，到期重新办理、审批，如果将这类档案保管30年，期限过长。因此，在划分机关在办理有效证件过程中形成的档案的保管期限时，既要以证件的有效期作为主要参考，同时要结合机关工作实际，合理确定档案保管期限。
来源: 中国档案出版社
