本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本。《文书档案保管期限表》第8条第4款将这些文件定为保管30年。
在机关行使职能活动过程中，要代上级机关起草有关属于本机关、本行业、本系统业务的法规政策性文件，以上级机关名义制发或转发。例如，《机关档案工作条例》是一部重要的有关机关档案工作的法规性文件，起草机关是国家档案局，最后以中央办公厅、国务院办公厅名义联合印发。国家档案局上报给中办、国办的最后稿本就由国家档案局归档，保管期限定为30年；中办、国办对国家档案局上报的《机关档案工作条例》稿本可能有某些改动，也可能没有改动，最后以两办名义联合下发。归档时，联合发文的双方，中办作为主办单位，将该文件定为永久保管；国办作为协办单位，将该文件定为保管30年。国家档案局收到该文件的正式文本时，按照“上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”将其定为永久。
在机关行使职能活动过程中，要代上级机关起草有关属于本机关、本行业、本系统业务的法规政策性文件，以上级机关名义制发或转发。例如，《机关档案工作条例》是一部重要的有关机关档案工作的法规性文件，起草机关是国家档案局，最后以中央办公厅、国务院办公厅名义联合印发。国家档案局上报给中办、国办的最后稿本就由国家档案局归档，保管期限定为30年；中办、国办对国家档案局上报的《机关档案工作条例》稿本可能有某些改动，也可能没有改动，最后以两办名义联合下发。归档时，联合发文的双方，中办作为主办单位，将该文件定为永久保管；国办作为协办单位，将该文件定为保管30年。国家档案局收到该文件的正式文本时，按照“上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”将其定为永久。
来源: 中国档案出版社
