新中国成立以来，在划分机关文件材料归档范围和档案保管期工作方面，迄今为止经历了五次较大的改革。第一次是1956年、1957年中办秘书局、国家档案局先后制定了《党的机关档案材料保管期限的一般标准》、《国家机关一般档案材料保管期限参考表》；第二次是1964年发布了《机关文书档案保管期限参考表》（试行草案），将党政机关档案保管期限表合二为一；第三次是1983年国家档案局颁发了《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档案的文书材料的规定》；第四次是1987年国家档案局颁发了《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》；这次《规定》的制定与发布，是我国在机关文件材料归档范围和文书档案保管期限界定工作方面的第五次改革，与上次改革时隔过20年。
1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件，在近20年的实践和应用过程中，对划分机关文件材料归档范围和界定机关档案保管期限方面发挥了积极作用。但是，随着我国改革开放不断深入、档案工作理论与实践的发展以及办公自动化的日益普及，两个业务文件难以适应新形势下机关档案工作和档案馆工作的实际需要，尤其是对档案的鉴定销毁工作和档案移交进馆工作带来了一系列影响，如对反映维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够；某些文件材料归档范围界定过宽，导致重复归档；某些条文表述可操作性不强，造成对一些文件价值判断不准确；档案行政管理部门对机关文件材料归档工作缺乏实质性的监督和管理手段等等。针对这些情况，越来越多的档案行政管理部门、综合档案馆和机关档案室以及档案学理论研究部门呼吁对1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件进行修订。
1995年国家档案局制定的《全国档案事业发展“九五”计划》中提出：“重视机关档案的鉴定工作，进行保管期限划分问题的调研工作”。1998年12月，时任中共中央办公厅副主任、国家档案局局长的王刚同志在中央、国家机关档案工作会议上的讲话中指出：“我们要根据‘九五’计划，修改、完善有关机关档案管理的标准，还将有一批关于文件材料整理、保管期限划定、档案鉴定方面的标准陆续出台”。根据王刚同志的讲话精神，国家档案局将修改机关档案保管期限作为1999年的重点工作之一，并列为国家档案局1999年科研项目，正式启动了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的制定工作。
1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件，在近20年的实践和应用过程中，对划分机关文件材料归档范围和界定机关档案保管期限方面发挥了积极作用。但是，随着我国改革开放不断深入、档案工作理论与实践的发展以及办公自动化的日益普及，两个业务文件难以适应新形势下机关档案工作和档案馆工作的实际需要，尤其是对档案的鉴定销毁工作和档案移交进馆工作带来了一系列影响，如对反映维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够；某些文件材料归档范围界定过宽，导致重复归档；某些条文表述可操作性不强，造成对一些文件价值判断不准确；档案行政管理部门对机关文件材料归档工作缺乏实质性的监督和管理手段等等。针对这些情况，越来越多的档案行政管理部门、综合档案馆和机关档案室以及档案学理论研究部门呼吁对1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件进行修订。
1995年国家档案局制定的《全国档案事业发展“九五”计划》中提出：“重视机关档案的鉴定工作，进行保管期限划分问题的调研工作”。1998年12月，时任中共中央办公厅副主任、国家档案局局长的王刚同志在中央、国家机关档案工作会议上的讲话中指出：“我们要根据‘九五’计划，修改、完善有关机关档案管理的标准，还将有一批关于文件材料整理、保管期限划定、档案鉴定方面的标准陆续出台”。根据王刚同志的讲话精神，国家档案局将修改机关档案保管期限作为1999年的重点工作之一，并列为国家档案局1999年科研项目，正式启动了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的制定工作。
来源: 中国档案出版社
