《规定》第一条指出，制定《规定》的目的是“为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用”。
制定《规定》的主要依据是《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》和有关法规。《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”。《档案法》第十五条规定：“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案”。《档案法实施办法》第十二条规定：“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。”《机关档案工作条例》第十六条规定：“机关档案部门应根据国家的有关
规定，编制本机关或本专业系统的《档案材料保管期限表》”。这些法规文件都是制定《规定》的法律法规依据。
制定《规定》的主要依据是《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》和有关法规。《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”。《档案法》第十五条规定：“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案”。《档案法实施办法》第十二条规定：“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。”《机关档案工作条例》第十六条规定：“机关档案部门应根据国家的有关
规定，编制本机关或本专业系统的《档案材料保管期限表》”。这些法规文件都是制定《规定》的法律法规依据。
来源: 中国档案出版社
