《规定》第二条指出：“本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”。
“文件材料”一词在档案工作中被广泛使用，例如，《机关档案工作条例》第十二条，机关档案部门接收的档案，要符合“应归档的文件材料齐全、完整”，“归档的文件材料，保持它们之间的历史联系”；《档案法实施办法》第十二条，“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。”
这次《规定》第二条明确了“机关文件材料”是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录，对“机关文件材料”的内涵有了明确的界定。从门类上分，“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。《规定》界定“机关文件材料”的内涵，就是要使《规定》适用于机关各种门类或载体的文件材料的归档工作，而不是仅仅针对机关文书材料的归档工作。《规定》虽没有其他门类文件材料的归档范围和档案保管期限表，但根据《规定》第九条，“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行”。
来源: 中国档案出版社
