根据《规定》第三条，机关文件材料归档范围包括四个方面：一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌 的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
机关文件材料归档范围四款原则规定，既是机关判断文件材料是否归档的价值标准，同时又赋予了机关在编制本机关文件材料归档范围的自主性和灵活性，便于各机关从实际工作出发，根据本机关具体职能活动，合理开展机关文件材料归档范围的编制工作。
《规定》对机关文件材料归档范围只是作上述四款原则上区分，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料，不仅包括了文书材料，而且包括了非文书材料，如科技文件材料、人事文件材料等；不仅包括了纸质文件材料，而且也包括非纸质文件材料，如磁性载体文件、电子文件等。文件材料的内容及其载体差异性较大，内容也较为庞杂，如果在《规定》中详细概括或全部指明机关文件材料的归档范围既不科学，也不实际，在技术处理上也存在操作上的困难。因此，国家档案行政管理部门只对机关各类文件材料的归档范围作宏观、指导性规定。本着“先易后难，分开处理”的原则，《规定》对机关文书材料的归档范围有具体要求，对非文书和非纸质载体文件材料归档范围也提出了要求，即“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行”。
机关文件材料归档范围四款原则规定，既是机关判断文件材料是否归档的价值标准，同时又赋予了机关在编制本机关文件材料归档范围的自主性和灵活性，便于各机关从实际工作出发，根据本机关具体职能活动，合理开展机关文件材料归档范围的编制工作。
《规定》对机关文件材料归档范围只是作上述四款原则上区分，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料，不仅包括了文书材料，而且包括了非文书材料，如科技文件材料、人事文件材料等；不仅包括了纸质文件材料，而且也包括非纸质文件材料，如磁性载体文件、电子文件等。文件材料的内容及其载体差异性较大，内容也较为庞杂，如果在《规定》中详细概括或全部指明机关文件材料的归档范围既不科学，也不实际，在技术处理上也存在操作上的困难。因此，国家档案行政管理部门只对机关各类文件材料的归档范围作宏观、指导性规定。本着“先易后难，分开处理”的原则，《规定》对机关文书材料的归档范围有具体要求，对非文书和非纸质载体文件材料归档范围也提出了要求，即“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行”。
来源: 中国档案出版社
