科技档案利用服务的内容与要求

科技档案利用服务，与建立检索系统、开展档案编研是科技档案工作者开发科技档案信息资源不可分割的两个方面，两者相互衔接，相互促进，其目的都是为了方便用户的利用，实现科技档案的价值。

1 科技档案利用服务的内容

科技档案利用服务，也称科技档案提供服务。它是指采取多种有效的方式，直接提供科技档案及其信息成品，及时、准确地满足用户对科技档案的利用需求。

科技档案利用服务的主要内容是：熟悉库藏科技档案的内容与成分，了解企事业单位的业务活动及业务流程，掌握用户对科技档案信息的需求，通过档案咨询、接待等服务方式，把经过筛选鉴别、整序编研出来的科技档案及信息成品提供给广大用户，满足其利用需要。

前已阐述，科技档案信息资源开发的主体是由科技档案工作者与用户共同组成的，而科技档案利用服务正是连接两者之间的桥梁，科技档案工作的服务性也正是在科技档案利用服务中直接体现出来的。因此，科技档案部门必须重视科技档案利用服务，并将此建设为科技档案工作的“窗口”，从而树立科技档案部门的良好形象；用户也可以更好地了解科技档案和科技档案工作，获取所需要的科技档案及其信息。

2 科技档案利用服务的要求

科技档案利用服务的要求，概括起来主要有以下四个方面：

1.主动性

存贮在科技档案中的信息，内容广泛，门类众多，仅仅依靠用户到科技档案部门查阅，会极大地限制科技档案作用的发挥。科技档案工作者应改变过去“为用户找档案”的陈旧思维模式，确立“为档案找用户”的新观念，抓住企事业单位科技生产活动信息需求量大的特点，主动上门为各部门服务，采取各种方法、手段和技术，使蕴藏在科技档案中的静态信息与生产力各要素紧密结合，转化为现实的生产力。

科技档案工作者主动开展利用服务，其前提必须是要“知己知彼”。一方面，要求他们熟悉库藏科技档案的种类、内容与成分，对哪些科技档案能为科技生产活动提供参考和依据，做到心中有数，以便能全面地挖掘出科技档案信息的价值；另一方面，要求他们了解并掌握科技档案用户的利用需求规律和特点，能根据不同人员的不同需要，准确地提供利用服务。

2.时效性

加强科技档案利用服务的时效性非常重要。首先，科技档案作为一种信息资源，如果长时间被束之高阁，得不到及时的利用，很大一部分科技档案信息就会失去利用价值，造成科技档案信息资源的极大浪费；其次，时间对于企事业单位来说，意味着机会和效益，在决策、研发、生产、经营等活动中需要及时获取各种信息，以满足竞争和发展的需要。

科技档案工作者及时提供利用服务，除了要熟知科技档案种类、内容、特点及用户利用需求两方面的因素外，还要熟悉企事业单位各种工作流程，以便科学地预测，把科技档案利用服务渗透到企事业单位的各项工作流程中。

3.社会性

科技档案利用服务的社会性要求，是指面向全社会的运行机制，这不仅是科技专业档案馆同时也是基层科技档案机构科技档案利用服务的一个发展趋势。一方面，信息是现代社会的一种战略性资源，科技档案信息不仅对企事业单位内部有用，对外部社会也有着重要的作用；另一方面，每个企事业单位自身形成的科技档案为其所独有，因而是稀缺资源，对外提供能为企事业单位带来经济效益和社会效益。从某种意义上讲，社会化程度也是衡量档案馆（室）利用服务水平的重要标志。

可以预料，随着未来社会的发展，科研院所、高等院校、工矿企业等单位与社会联系的加强，社会上利用科技档案的人员会越来越多。科技档案工作者应把目光放得长远一些，认识到利用服务社会性的发展要求，并作出相应的准备。

4.安全性

无论是科技专业档案馆，还是基层科技档案机构，所保存的科技档案在一定时间和空间范围内，都会带有一定的秘密性。因此，在主动提供利用服务时，特别要注意保证科技档案信息的安全。

要保证科技档案信息的安全，必须对科技档案信息内容与科技档案用户采取区别对待的原则，并加以严格的控制。首先，对不同机密程度的科技档案信息要分别对待。比如，一般的科技档案可以提供阅览、借阅，技术专利、产品配方等则须严格保管，只有具有利用权限的用户才能查阅、利用。其次，对不同的科技档案用户也应区别对待。在档案馆（室），科技档案信息秘密是相对的，没有绝对机密而不能利用的科技档案信息。所谓机密性，是指科技档案信息被控制在一定的用户范围内，密级越高，用户范围越小，密级越低，用户范围则越大。因此，要保证科技档案信息的安全，对不同级别的用户应分别对待，授予不同的用户以不同的利用权限。

要做到对上述两因素的有效控制，必须采取可行的措施，如实行完整的利用登记制度，制定利用奖惩措施，鼓励积极利用档案，惩罚借利用之名，行窃取情报之实的行为，等等；特别是要把有关规定、办法等写入企事业单位的各项规章制度中，并建立相应的监督体系，保证实施。

3 科技档案利用服务的制约因素

科技档案利用服务，受到档案部门内部和外部的多种因素制约，必须认真研究这些因素，理顺各种关系，才能使利用服务工作有效地开展起来。

1.利用与保密的关系

做好科技档案利用服务工作，是科技档案工作的根本目的；保证科技档案的安全，特别是保守科技档案机密，是科技档案利用服务乃至整个科技档案工作必须遵循的基本原则之一。显然，这两者之间存在着一定的矛盾。

（1）保守科技档案机密的根本原因。科技档案是国家或企事业单位科技机密的一个重要组成部分。科技档案的机要性，是由科技档案的内容性质所决定的，主要表现在以下两个方面。

一是科技档案的经济性。科技档案产生于国家经济建设的各个领域，记录和反映了企事业单位的各种科技活动内容与各项科技成果。随着我国正式加入WTO，企业与企业之间、行业与行业之间、地区与地区之间的竞争不断加剧，要想在竞争中处于有利地位，就必须充分发挥自己的科技优势，合理使用和保护本单位、本部门、本行业、本地区的尖端技术和科技成果，从而使自己保持在科技上的领先地位或提升竞争能力，这就需要适当地保守有关的科技档案机密，避免因泄露科技秘密而有损单位、部门、行业或地区的利益。

二是科技档案的政治性。这是科技档案经济性的一种最高表现。由于人类社会的各类政治矛盾无不源于经济利益的冲突，而科技档案的许多内容又与各种经济利益有着最为直接的联系，因此，从政治矛盾的基本性质出发，我们就不难发现，科技档案机密在阶级与阶级、国家与国家之间，更多地体现在政治上。在我国，科技档案是国家财富的重要组成部分，其内容体现了整个国家的利益，这一点在国家各类尖端技术生产科研部门和军事设施设计建设部门表现得尤为突出。所以，从国家的角度强调保守科技档案机密，实际上是突出科技档案内容的政治性，这在当今纷繁复杂的国际环境下是非常必要的。那种认为科技档案无密可保或忽视科技档案机密政治性质的观点是不利于国家安全和政治利益的。

（2）利用与保密是辩证统一的关系。开发利用科技档案和保守科技档案机密，是党和国家赋予档案部门的两个不同方面的重要职能，都具有一定政策性和科学性，二者之间的关系是辩证统一的。

首先，利用和保密都是相对的。开发利用科技档案，是科技档案工作的根本目的，科技档案的利用是否科学有效，直接影响到科技档案工作的效益及其存在的价值。但是，毫无限制地利用科技档案，任何人在任何情况下都可以随意利用科技档案，是不符合我国现代化建设的根本利益的。这种“利用”并不是科学意义上的开发利用，它缺乏利用科技档案中所规定的目的性，是盲目和无原则的“利用”。因此，毫无原则和毫无控制地利用科技档案对我们的各项工作是有害无益的，这就必须要引入适当的控制机制。从科学管理的角度来看，保守科技档案机密，实际上是一种控制手段，同时也是开发利用目的的组成部分。

但是，毫无政策性地扩大保密范围，使科技档案保密绝对化，则无异于禁止科技档案的利用。科学正确的保密观念和保密措施，应当有助于科学有效地利用科技档案，对开发利用起着良好的促进和控制作用。因此，要进行科技档案的利用，就必须同时做好科技档案的保密工作；保守科技档案机密，也必须在有助于促进开发利用的前提下进行。特别应指出的是，开发利用科技档案与保守科技档案机密，二者都是为现代化建设服务的，应当在这个基础上协调两者的关系。

其次，利用和保密的政策性和科学性也是一致的。利用科技档案与保守科技档案机密，都是政策性和科学性很强的工作，在利用科技档案的过程中，二者的政策性和科学性是统一的，这是因为二者的根本目的是一致的。当然，在具体的工作中，保守科技档案机密更侧重于突出政策性，而科技档案利用则更强调科学性，这实际上是科学有效的要求在两个工作方面的不同体现。重视保密的政策性和利用科学性的统一，有以下四点需要认真地对待：一是正确划定保密的范围，保密不仅不能影响科技档案的正常利用，而且还应促进科技档案利用更为科学有效地进行。二是在保密范围内也要开展科技档案利用，保密不等于完全封闭，即使密级最高的科技档案，也总是要在一定范围内利用的。因此，对于保密的科技档案，必须依据其密级确定相应的利用范围以及需办理的相关手续。三是保密是有时间性的，科技档案的机密等级不是一成不变的，随着时间的推移和科学技术的不断发展，原定的密级会逐步降低直至完全开放。科技档案机密的时间性要求档案部门及时做好科技档案利用范围的调整和利用手续的简化。四是单纯源于科技档案经济性的保密，档案部门可以通过有偿服务的方式从受让方得到必要的经济补偿，从而使保密与利用的矛盾在经济杠杆的作用下得到解决。当然这只局限在部分科技档案的范围之内，对于那些有关国家利益的科技机密，是不可能用金钱来衡量的。所以，科技档案的有偿服务只是处理保密与利用关系的一种特殊形式。

综上所述，在利用和保密两者关系的处理上，对保密放松警惕或不负责任的轻率态度是必须加以克服的；把保密与利用对立起来，使保密扩大化、绝对化的做法也是必须要加以纠正的。

2.针对性与多元化的关系

提高科技档案利用服务的质量，既离不开服务对象与服务内容的针对性，也离不开服务方式与服务手段的多元化，更离不开这两者的有机结合。科技档案形成于科技生产活动中，其管理和利用的最终目的同样也是服务于科技生产活动。因此，科技档案利用服务必须直接针对科技生产活动的客观需要来展开。有针对性地服务，主要表现为两种形式：一是科技档案利用服务的经常性，二是科技档案利用服务的偶然性。前者是指科技档案利用服务，应立足于那些经常性的利用需求；后者是指这项工作还应满足某些专门的特殊利用需要。科技档案工作者要把为那些经常利用档案的部门和人员服务作为工作的基础，提高服务的质量；把根据特定需要开展的特殊服务作为拓宽工作范围的契机，从偶然性中发现必然性，将一些偶然提供科技档案用户分析的专门服务，转化为经常性的利用服务活动，从而明确科技档案利用服务的范围。

多元化服务是针对性服务要求的必然补充，它是由科技档案的特点和用户对科技档案信息需求的特点决定的。一方面，科技档案门类众多、载体复杂；另一方面，利用科技档案的部门和人员种类多、数量大，往往带有不同的利用目的。多元化的档案内容和形式、多元化的利用需求，必然要求科技档案工作尤其是科技档案利用服务工作以多元化的服务方式与之相适应。

多元化的服务，主要表现为两个层次：一是提供利用服务方式的多元化，即采用出借、阅览、复制、咨询等多种方式开展利用服务；二是提供给用户利用的信息内容多元化，包括综合档案信息和其它非档案信息。现代社会信息综合集成的趋势越来越明显，单纯的科技档案信息利用，已不能满足用户所有的信息需求。以现代企业为例，企业信息流的成分十分复杂，除了内部形成的被记录下来的原生信息外，还包括其它形式的、来源于报纸、图书、资料等载体的政策、技术、标准、人才等信息，单纯的科技档案或档案利用服务肯定不能胜任企业信息服务的全部职责，档案利用服务只是企业信息服务工作的一部分。档案部门应同图书、情报以及其它业务部门密切配合，采取跟踪服务、定题服务等多种形式，把整合集成的信息提供给用户。

在多元化服务的过程中，科技档案工作者应认识到：第一，科技档案信息是信息“家族”的重要组成部分，其真实性、准确性独占鳌头，无可替代；第二，科技档案信息必须与其它信息综合运用，才能全面发挥其价值；第三，科技档案信息必须在利用服务中保持相对独立性，以保证科技档案信息的安全。

实践证明，凡是在科技档案利用服务方式上走针对性与多元化相结合道路的档案部门，科技档案工作就充满生机、富有活力，最终取得良好的经济效益和社会效益。