科技档案统计原理

马克思主义哲学告诉我们：任何事物都是质和量的统一体。科技档案统计，就是运用定量的方法对科技档案及科技档案工作进行量的抽象，从质、量的联系中对数量进行观察、分析和研究，以表册、指标数字等形式揭示科技档案和科技档案工作的发展过程、现状与一般规律。列宁曾把社会经济统计看作是“社会认识的最有力的武器之一” 。其道理，就是因为统计是在社会现象数量与质量的相互联系中，来揭示其数量方面的发展变化程度及其规律性。

1 科技档案统计的意义与任务

科技档案统计与其它统计一样，也是根据自身发展的需要而建立的。人们要认识科技档案、科技档案工作这一社会现象，分析、研究和掌握这一社会现象的发展规模、水平、速度、构成、比例和规律，使科技档案事业不断推向前进，就必须要进行科技档案统计。

1.科技档案统计的意义

（1）科技档案统计是了解和掌握科技档案形成、管理及利用情况的重要手段。人们要对科技档案实行科学的管理，办法之一就是依靠统计，把科技档案统计视为最可靠、最有力的“助手”。对科技档案实行科学管理，如库藏管理、组织管理、技术管理、业务管理、标准化管理等，都离不开统计。只有在科技档案部门内建立和开展科技档案统计工作，才能真实地、具体地、准确地反映科技档案工作的情况。

（2）科技档案统计是提高科技档案管理水平，维护科技档案的完整与安全，执行集中统一管理原则的有力措施。为了实现对科技档案的科学管理，充分发挥科技档案的作用，科技档案部门必须建立科学的统计工作，对所保管的科技档案及管理进行及时、全面、准确的统计，从不同的角度了解和分析所保管科技档案的数量状况和管理状况，从中总结工作经验，探索工作规律，发现薄弱环节，提高科技档案管理水平，保证科技档案的完整、准确、系统和安全。

（3）科技档案统计可以帮助科技档案工作者研究档案利用规律，更好地开发科技档案信息资源。科技档案利用的规律，既包括科技档案价值的实现规律，也包括用户利用科技档案的规律。我们在研究科技档案利用规律时，尤其要研究用户利用科技档案的规律，而统计方法是一种经常采用的有效方法。通过统计，我们可以了解和掌握用户的类型、心理、特点；也可以了解用户的利用需求、利用范围；还可以了解和掌握其它因素对科技档案利用的影响。总之，科技档案统计，特别是科技档案利用统计，能使我们将被动的提供利用变成主动的档案服务，更好地服务于各项工作。

（4）科技档案统计可以充分调动广大科技档案工作者的积极性。科技档案工作的活动是千差万别的，用什么方法来衡量科技档案工作者的成绩呢？办法固然很多，但都离不开统计。只有统计，才能计量出每个科技档案工作者的工作数量和质量，从而形成良性的竞争氛围，促使其做好本职工作，共同完成科技档案工作的任务。

2.科技档案统计的任务

科技档案统计的基本任务是：对科技档案和科技档案工作的发展情况进行统计调查、整理、分析、提供统计资料，实行统计监督。科技档案统计通过经常地、及时地对科技档案的收进、移出、整理、编目、鉴定、保管、检索、提供利用和编研等情况，以及对科技档案工作的人员、机构、设备、经费等方面的数量，进行调查登记、分组整理、综合分析，以反映出科技档案管理的状况，提高科技档案管理的水平。科技档案统计的任务，具体可概括为以下五个方面：

（1）组织各种形式的科技档案统计调查，收集有关科技档案工作现状与发展的统计资料。

（2）对收集来的统计资料进行以统计分组和统计汇总为主要内容的系统整理，使之系统化、有序化。

（3）对经过整理的统计资料进行统计分析，以便对科技档案工作的发展作出科学的、总体的评价。

（4）为档案行政管理部门、专业主管部门和国家统计部门提供统计资料，实行统计服务和统计监督。

（5）根据统计资料，对科技档案工作的发展进行预测，并提供预测材料。

3.科技档案统计的层次

科技档案统计，由微观和宏观两个层次组成。微观层次是指基层科技档案机构、科技专业档案馆对本部门、本单位科技档案和科技档案工作所进行的统计，其内容包括档案数量统计、档案管理统计、档案利用统计和人员、设备、环境及财务等辅助统计。宏观层次是指国家各级档案行政管理部门和各级专业主管机关等进行的统计，目前以实施档案统计年报制度为主。

2 科技档案统计调查

科技档案统计在确定了有关任务后，首先要进行统计调查。它是按照预定的研究目的和调查要求，灵活运用科学的调查方法，有组织、有计划地搜集各项原始数据资料的工作。这是科技档案统计的第一步，也是进行统计整理和统计分析的基础。

1.科技档案统计调查方案

统计调查是一项比较细致而复杂的工作。为了做好这项工作，在调查前必须制定一个科学的、周密的统计调查方案。有了方案才可使参加统计的工作人员统一认识，统一行动。科技档案统计调查方案的内容包括：调查目的、调查对象、调查单位、调查项目、调查表、调查方式、搜集调查资料的方法和调查组织实施计划。

（1）确定调查目的。制定科技档案统计调查方案时，首先要确定调查目的，明确进行调查的任务或要解决的问题。只有这样，才能使参加调查的人员工作起来有方向、有目标，并按具体要求和需要去做。因此，我们确定的调查目的必须具体，突出一至两个中心，避免面面俱到。

（2）确定调查对象和调查单位。调查对象是指要进行调查的总体，它是由许多性质相同的调查单位所组成的。调查对象取决于调查目的，有什么样的调查目的，就有什么样的调查对象。比如，我们要调查科技档案中产品档案的情况，所有产品档案的案卷构成调查对象，具体的每个产品档案的案卷都是调查单位。确定调查对象，能使我们知道所要调查的总体界限；确定调查单位，能使我们明确具体的调查客体，因为调查有全面调查和非全面之分，在非全面调查中，调查单位并不是构成调查对象总体的全部单位。

（3）确定调查项目和调查表。调查项目是指准备调查的内容，包括要调查的基本统计数字和基本情况。确定调查项目，有以下六点需要注意：

第一，调查项目必须根据调查目的，结合实际和可能的情况来设计，一些不必要的和不可能得到的标志（说明调查单位所具有的属性和特征的名称）不要列入调查项目；

第二，调查项目的含义要明确，不含糊，只能有一种解释，不能有多种解释，必要时可对调查项目的含义作出明确的规定；

第三，调查项目之间要有联系，要成体系，以便对有关项目相互核对和检查错误；

第四，规定计量单位、时期或时点，以便统一标准；

第五，确定调查项目的答案形式，如采用文字式、数字式、是否式等；

第六，注意本次调查项目与过去调查项目之间的衔接，以便进行动态对比。

调查表是把确定好的调查项目按照合理的顺序而排列的一种表格，一般由表头、表身、表脚三部分组成。

（4）制定统计调查的组织实施方案。为了保证科技档案统计调查的顺利进行，还必须制定出调查的组织实施计划，其内容包括：调查时间、调查方式、组织领导、调查前的准备工作等。

2.科技档案统计调查方式

统计调查通常按照其组织方式的不同，分为统计报表和专门调查两类。

（1）统计报表。统计报表是科技档案部门按照国家统一规定的表格、形式、指标体系、报送时间和报送程序，向上级报送统计资料的一种统计调查方式。我国从1983年开始实施统计报表制度，即国家档案局会同国家统计局下发《档案工作基本情况统计年报》，由包括科技档案部门在内的档案机构在规定的时间内统一填报。填报的数字来源于日常的原始记录和统计台帐。

原始记录是档案部门采用一定的表格形式，对科技档案及科技档案工作所进行的最初登记。比如，在收集科技档案时，要建立科技档案收进登记簿；在整理科技档案时，要建立科技档案分类登记簿；在科技档案利用时，要建立科技档案利用记录卡、科技档案借出登记簿等。所有这些原始记录对于做好统计调查，尤其是执行统计报表制度极为重要。

科技档案部门利用原始记录填写统计报表，中间通常需要设置各种统计台帐。统计台帐就是按照统计报表的要求，用一定的表格形式将分散的原始记录资料，按报表的要求和时间顺序，集中登录的各种表册。它实际上是介于原始记录和统计报表之间的一个中间环节，如许多档案部门建立了“科技档案数量统计台账”、“科技档案编研资料统计台账”等。

（2）专门调查。如果说统计报表是定期调查科技档案工作基本情况的话，专门调查则是为了解决某些具体问题而进行的调查。专门调查包括普查、重点调查、典型调查和抽样调查。

A.普查。普查是对科技档案工作在某一时点上状态进行的一种全面年，国家档案局和全国工业普查领导小组联合开展对全国大中型工业企业档案工作的普查，以全面、详细地了解和掌握全国现有重点企业档案工作的基本情况。普查的作用在于搜集比较全面、细致、精确的统计资料，使国家了解科技档案工作方面的全面而具体的情况，为制定科技档案工作的方针、政策服务。

普查具有很强的时效性，工作量大，牵涉面广。普查的一般步骤是：①根据普查的目的和任务颁布普查方案；②组织普查人员学习普查方案和有关文件，进行试点工作；③进行正式普查登记和普查质量登记的抽样检查；④将普查结果及时报送有关机关；⑤汇总出全面资料，并进行分析研究，报送有关部门并公布普查结果；⑥ 总结普查工作。

B.重点调查。重点调查属于非全面调查，即在调查总体中选出少数重点单位进行调查以了解基本情况的一种调查方式。这些重点单位在全部单位中虽然只是一部分，但它们在所研究的标志总量中却占很大的比重，因而对这些单位进行调查就能够反映研究对象的基本情况。例如，要分析科技档案利用情况，可分别调查科技档案和用户。调查科技档案时，可选择利用频率高的科技档案作为重点；调查用户时，可选择利用频繁的用户作为重点。

这种调查方式的优点在于能在节省人力、物力和时间的前提下，迅速取得调查总体基本情况的资料。一般说来，当调查任务只要求掌握基本情况，而部分单位又比较能集中反映所研究的问题时，宜采用重点调查。

C.典型调查。典型调查也是一种非全面调查。它是根据调查的目的和要求，在对所研究的对象进行全面分析的基础上选择具有代表性的典型单位，做周密系统的调查，借以认识研究对象的本质和发展变化规律的一种调查方式。

典型调查的关键是确定典型单位，常用的方法是“划类选典”。例如，要分析影响科技档案利用的因素，可先将科技档案划分为若干类型：产品档案类、基建档案类、科研档案类、设备档案类等；然后在每一类科技档案中，选择一定数量的案卷进行重点“解剖”。

典型调查虽然和重点调查一样，都属于非全面调查，但两者还是有所区别的。首先调查目的不同，重点调查是为了了解对象某一方面的发展趋势，而典型调查则是为了“解剖麻雀”，认识其本质；其次调查单位不同，重点调查的单位是某种现象较为集中的单位，而典型调查则是选择具有代表性的单位。

D.抽样调查。抽样调查同样也是一种非全面调查。它是按随机原则在总体中选取一部分调查单位进行观察，用以推算全部总体的一种调查。比如，要调查某档案部门的科技档案查全率、查准率的情况，就可从利用登记单中随机抽取一部分作为调查单位，进行分析、核查。

抽样调查和其它非全面调查相比，有两个特点：一是按随机原则抽取调查单位。重点调查也好，典型调查也好，它们都是按照一定的主观要求，有意识地选择若干调查单位进行调查、观察。抽样调查从原则上说，它完全排除了人们主观上有意识的选择；二是从数量上推算全体，抽样调查的任务就是通过对部分调查单位的分析研究，计算综合指标，从数量上推算总体。

3 科技档案统计整理

统计整理是根据科技档案统计任务的要求，为了反映研究对象的特征及其规律，对统计调查所取得的各项原始资料进行加工与综合，使之系统化的过程。

1.统计整理的内容

统计整理既涉及到理论问题，又包含了综合汇总的技术问题，是一项细致的工作。要做好统计整理工作，必须事先制定出一个整理纲要。整理纲要集中体现了统计整理的主要内容。

（1）统计审核。统计审核是统计整理的开始。调查资料是统计整理的工作对象和统计分析的依据，不能出现遗漏和错误。因此，必须对所占有的调查资料进行认真的检查、审核。其内容包括准确性审核和完整性审核。

（2）统计分组。统计分组是统计整理的基础。按照最基本的、最能说明问题的本质特征进行统计分组以及利用相应的统计指标对统计资料进行加工整理，能对科技档案及科技档案工作进行细致的数量描述和数量分析。

（3）统计汇总。统计汇总是统计整理的中心内容。它包括选择适当的汇总组织形式和具体方法，按分组要求对原始资料分组汇总，计算各组的单位数和合计数，计算各组指标数值和综合指标数值。

（4）编制统计表。统计表是统计整理的有效表现形式。它以简明扼要的表格形式，表述统计汇总的结果，反映统计研究对象在数量方面的具体表现和有关联系。

2.统计分组

统计分组是根据科技档案统计的任务和科技档案工作的特点，按一定的标志把调查的总体单位划分为若干部分或组。统计分组的结果是形成总体单位在各组间分配的一系列数字，即分配数列。按照分组所采用标志的不同，分配数列有品质数列和变量数列之分。品质数列是按品质标志分组形成的分配数列，如表15-1所示。                                              

变量数列包括单项数列和组距数列两种。单项数列是用变量的一个特定数值来表示，表15-2所示的就是单项数列。一般说来，如果变量变动的范围较小，项数不多，就可采用单项数列。组距数列，各组并不是用变量的一个特定数值来表示，而是用变量的变动范围或变动幅度来表示。比如，我们可按年龄的不同对某市科技档案工作者进行分组，每组的年龄不是一个具体的数值，而是一个范围，如表15-3所示。这样形成的变量数列，就是组距数列。

组距数列一般是在变量值范围很大，或连续变化的情况下采用。编制组距数列，每组的变量范围常用“xx-xx”表示。根据各组组距是否一致，组距数列又可分为等距数列和异距数列两种。

3.统计汇总

调查资料经过科学分组以后，就要进行具体的汇总工作。所谓汇总，是将总体的各单位数和标志数值归纳到各组中去，计算出整个总体单位数及标志数值的工作过程。目前汇总主要有手工汇总和计算机汇总两类。手工汇总是用手工技术进行统计汇总的方法，通常有点线法、过录法、折叠法、卡片法等。这种方法虽然落后，但简单易行，在汇总量较小的情况下应用较多。计算机汇总则是统计工作现代化的一个重要标志，其特点是快速、准确。

统计汇总的组织方式主要有两种：一是逐级汇总，其特点是便于逐级审查，逐级发挥作用，但中间环节多，所需时间长。二是集中汇总，其特点为时间短，准确率高，但不易发现或纠正存在问题。

4.编制统计表

经过统计汇总以后，把说明科技档案工作的数字资料按照一定的顺序在表格上表现出来，这种表格就叫做统计表。统计表从形式上来看，由标题、标目、横行、纵栏、数字资料五个部分组成。其中：统计表的标题就是统计表的名称，它简明扼要地说明全表的内容，一般放在表的上端中央；标目是指横行和纵栏的名称，分别说明横行和纵栏的内容，也可分别称为横行标题和纵栏标题，或横标目和纵标目，其位置分别在表的左方和右上方；数字资料就是用数量来说明科技档案工作的具体情况，它填在表格内。

统计表从内容上来看，包括主词和宾词两部分。主词就是统计表所要说明的总体，或者是总体的各个组、各个单位的名称，也可由排列的时间所构成。宾词是用来说明主词的各种指标。在通常情况下，主词排在表的左方，列于横行；宾词排列在表的右方，列于纵栏。表15-4是统计表的一般表式。

4 科技档案统计分析

统计分析是指对科技档案统计资料进行加工研究，以求认识科技档案工作的现状及发展规律。它是科技档案统计的最后阶段，是提供科技档案统计成果的阶段，也是充分发挥统计认识作用和监督检查作用的阶段。

科技档案统计分析通常分为三个层次：第一，计算符合分析内容所需要的分组数、平均数、相对数、动态数列等各种分析资料；第二，由量的分析过渡到质的认识，阐明科技档案工作发展的规律，观察其发展变化的来龙去脉，分析影响的因素和原因；第三，抓住当前亟待解决的问题，进一步分析产生和发展的主客观条件，提出解决矛盾、改进工作的建议。

科技档案统计分析成果的表述形式很多，其中以统计分析报告的形式居多。所谓统计分析报告，是指将统计分析成果用文字报告的形式表达出来，以供有关方面使用和参考的一种书面报告。