科技档案保管期限表

科技档案保管期限表，是用表册的形式列举科技档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是科技档案部门鉴定科技档案价值，确定科技档案保管期限的依据。依据科技档案保管期限表进行鉴定工作，可在一定程度上避免个人认识的局限性和片面性，提高鉴定工作的质量和效益，防止错误地销毁档案。

1 科技档案保管期限表的类型

广义说来，与科技档案鉴定有关、并对科技档案鉴定有一定指导、规定作用的标准、规范，都可纳入科技档案保管期限表体系中。按此理解，科技档案保管期限表有以下几种类型。

（1）通用的科技档案保管期限一般标准。这种文件应由国家档案局制订、在全国范围内颁布、并以此作为其它科技档案保管期限表制订的依据。它的特点是概括程度高、覆盖面广。目前我国尚无这一类标准，各个专业系统在划分科技档案保管期限时，没有统一的规章可循，各自凭经验处理，很容易发生偏差。应该说，这是我国科技档案鉴定工作中的一个薄弱环节。

（2）专业系统科技档案保管期限表。这一类文件应当由中央级专业主管机关根据全国一般标准，结合本专业系统科技档案的实际情况来编制。它是专业系统内贯彻全国一般标准的实施细则。这种保管期限表经专业主管机关的领导批准之后，下发本系统所属各单位执行，并报送国家档案局备案。此外，还应抄送有关地方档案行政管理部门，以利于协同督促本专业系统所属单位贯彻执行。

（3）基层单位科技档案保管期限表。这是各个企事业单位根据全国科技档案保管期限一般标准和本系统的科技档案保管期限表，结合本单位科技档案实际情况制订的。它只在一个单位范围内使用，是一个单位确定科技档案保管期限的细则。它应当包括本单位可能产生的全部科技档案，要求详尽、具体，针对性强。这种科技档案保管期限表经本单位领导批准后即可执行，但应报上级专业主管机关和当地档案行政管理部门备案。

2 科技档案保管期限表的结构

科技档案保管期限表一般由“文字说明”和“条款”两部分组成。

1.文字说明

文字说明部分主要用来介绍科技档案保管期限表的编制情况和使用事项。其内容包括：保管期限表的编制依据，确定保管期限的原则，保管期限表内条款的分类、排列方法，保管期限的计算方法，保管期限表的批准时间和开始使用的日期，使用保管期限表应注意的问题等。

文字说明部分对使用科技档案保管期限表起着“向导”的作用，应置于保管期限表的前部。

2.条款部分

条款部分是科技档案保管期限表的主体，它具体指明了各种不同的科技档案应划定的保管期限。条款部分一般由顺序号、条款名称、保管期限、备注等项目组成。

（1）顺序号。是指条款排列的序号，也是条款的代号。它是在确定了条款的分类、排列次序以后编定的。其作用是固定条款排列次序，便于在鉴定时引证。如在销毁清册上可以标注“根据科技档案保管期限表第XX条，以销毁”的字样。

（2）条款名称。这是一组同类型的科技档案的名称。它不是某一卷或某一件具体的科技档案的名称，而是对一类科技文件名称的概括，如“课题研究报告”、“产品鉴定书”等。条款名称要求准确、明显地反映所包含的科技档案的内容和名称。

当科技档案保管期限表中的条款较多时，为了便于使用，可以分类编制保管期限表，如综合性保管期限表、生产技术档案保管期限表、设备与基建档案保管期限表等；也可以在同一保管期限表中，对条款进行分类，在每一类别内对条款按重要程度或科技档案的形成顺序进行排列。

（3）区别依据。是指区分同一条款文件不同价值的依据。在实际工作中同一条款的文件常常存在价值的差异，鉴定时必须分别确定它们的保管期限。各类型文件区分的依据不同，有的用重要程度来区分，如“重要的”和“一般的”；有的以单位来区分，如“主管单位”、“设计单位”、“建设单位”、“施工单位”；有的以项目的等级来区分，如“国家级”、“地方级”。需要说明的是，虽然同一条款的文件可以有不同的区分依据和相应的保管期限，但它们必须共有一个顺序号，以便查找使用。如：

*水文调查及其分析研究成果

重要的    永久

一般的    长期

*科研课题计划和审批文件

主管单位    长期

研究单位    长久

*可行性研究报告

                   主管部    设计院    建设单位

中央直属项目的     永久      永久       永久

地方限上项目的     长期      长期       永久

（以上“*”为顺序号）

（4）保管期限。它应与每一条款或条款中的各区分依据相对应，准确反映保管期限的具体档次，或直接注明保管年限，这是保管期限表的核心。

（5）备注。必要时，对条款、区分依据以及保管期限进行的注释和说明。

3 科技档案保管期限表的编制方法

编制科技档案保管期限表是一项政策性、业务性要求较高的工作，需要认真组织，认真编写。编制人员要结合实际，加强研究，力求编出高质量的科技档案保管期限表，正确地指导科技档案鉴定工作。

1.编制要求

编制科技档案保管期限表的要求，可概括为以下四条：

（1）要符合本系统、本单位科技档案的实际情况，内容全面，有适当的概括性或专指性。

（2）保管期限档次清楚，跨度适当。在科技档案保管期限表中，保管期限应力求准确，并结合实际需要，选择“三分法”、“两分法”或“标时法”。

在科技档案保管期限表中，最常见的是将保管期限划分为永久、长期、短期三个档次，即所谓“三分法”；也有些科技档案工作者主张改为永久、定期两个档次，即所谓“两分法”；还有些科技档案工作者认为“三分法”也好，“两分法”也好，都太“粗线条”，主张直接标明具体的时间，如5年、8年、30年等，即所谓“标时法”。目前在国家档案局还没有决定调整之前，各单位仍应按照“三分法”确定保管期限， “标时法”则可作为“三分法”的补充，根据实际需要酌情处理。

确定科技档案保管期限时，应保持一定的“弹性”，避免走极端、绝对化。例如对某一文件或案卷的保管期限划分没有很大把握时，应“从宽”处理。所谓“从宽”，归纳起来讲就是：保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本单位文件从宽，外单位文件从严；介于相邻保管期限档次之间的则“就高不就低”。采取上述“从宽”的弹性处理方法，就是要极其慎重地判定科技档案的价值，留有以待实践检验的余地，减少对科技档案价值预测上的失误，提高科技档案价值鉴定工作的质量。当然，过分“从宽”，片面延长保管期限，也是在实际工作中应该努力避免的。

（3）便于查用。要使科技档案保管期限表结构完整，条款排列有序，尽可能避免内容交叉重复，文字要简洁、清晰，以便查用。

（4）通用的、专业系统的、基层单位的科技档案保管期限表应统一、衔接。尤其是基层单位科技档案保管期限表，必须以前两种保管期限表为依据，各条款的保管期限应与所依据的保管期限表中的相关条款相同，或适当延长，但不可任意缩短。

需要指出的是，由于基层单位科技档案保管期限表的对象与科技文件归档范围相同，目前不少企事业单位在制订科技文件归档制度时，把它们合二为一，即在归档范围的项目中增设保管期限的有关内容，简化编制工作，这也是可行的。

2.编制步骤

科技档案鉴定小组编制保管期限表的基本步骤，分为三个阶段。

（1）调查研究。在编制科技档案保管期限表之前，编制人员必须广泛、深入地进行调查研究。其主要内容包括：

第一，学习研讨。鉴定小组成员要认真学习科技档案工作尤其是鉴定工作指导性和参考性文件，着重研讨对科技档案保管期限表的编制起着依据和规范作用的通用科技档案保管期限一般标准、专业系统档案保管期限表等。

第二，分析借鉴。收集兄弟系统或单位制定的科技档案保管期限表及有关经验材料，并加以分析、吸收、借鉴。

第三，深入实际。鉴定小组成员在学习有关文件的基础上，要深入各单位、各部门，了解本系统、本单位所开展的科技生产活动，掌握科技文件的形成过程、种类和特点，听取有关领导、技术人员的情况介绍以及对各种科技档案的价值认识，获取第一手资料，以便准确划定科技档案的保管期限。

（2）拟订初稿。在调查研究的基础上，编制人员可开始设计科技档案保管期限表的结构体系，研究确定对各类文件划分保管期限的原则，然后着手草拟条款。

拟写条款可采用卡片形式，即首先把条款和保管期限拟写在卡片上，再将卡片加以排列和编号，最后誊抄或打印在文件用纸上，形成档案保管期限表的草案。

（3）征求意见，修改定稿。草案拟订后，应将其打印、分发有关单位及部门，就其内容的正确性、可行性广泛征求意见，编制人员将意见汇总归纳后，吸收其中合理的内容对草案加以修改，必要时再征求意见再修改，或在相关单位或部门试行一段时间，总结经验。形成定稿后须经领导审查批准，并报档案行政管理部门和主管领导机关备案。

3.科技档案保管期限表的修订

科技档案保管期限表正式出台、并执行一段时间后，一方面科技生产活动可能会有所变化或调整，另一方面人们对表中条款的内容和保管期限的认识也有可能会有所变化。所以，必要时对其进行修改和完善是非常必要的。适时修订科技档案保管期限表，使之符合发展变化了的文件状况和认识水平，对于提高科技档案鉴定工作的质量具有重要的意义。