科技档案分类

科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范内的科技档案划分成不同的类别层次，从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。对科技档案进行科学分类，既是管理科技档案的必要手段，也是科技档案整理的核心内容。

1 科技档案分类规则

科技档案分类，是一种严密的思维活动。为了保证其科学性，分类时必须按照一定的要求，遵循一定的规则。

1.严整性规则

科技档案分类的结果，是形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。严整性要求表现在纵向的从属关系和横向的平行关系两个方面。

从纵向的从属关系来说，它表示大类和它所展开的各级属类之间的关系，即上位类和下位类的关系。对于上位类，一定要能包含它所属的下位类，下位类一定要是它的上位类的组成部分，两者之间是总体和部分的关系。

从横向的平行关系来说，它表示同一分类层次上的各类目之间的关系，即同位类之间的关系。对于同位类，相互之间是互相排斥的关系，只能并列、平行，而不能交叉重复。

2.效用性规则

效用性规则要求科技档案分类要适应科技档案及其管理的特点，追求分类的整体适用效果。科技档案分类本身不是目的，而是科学管理的一种手段。因此，衡量科技档案的分类工作，重要的是看它能否为科学管理、方便利用创造条件，这就决定了科技档案分类允许存在一定的灵活性。

比如，科技档案分类层次和类目设置就不强求绝对统一。无论是分类层次，还是分类类目，都要适中。分类层次过少，类目也少，就达不到分类的目的；分类层次过多，类目也多，反而因增加了头绪而使管理变得复杂化。科技档案分类的效用性，就是在不影响分类科学性的前提下，灵活确定分类层次、设置分类类目，满足科技档案科学管理和方便利用的需要。

3.稳定性规则

科技档案的分类，往往牵动着科技档案管理的全局。一方面，如果分类发生变化，则会导致相关工作如排架、编号等一系列的变化，有些甚至需要从头做起。因此，不论是基层科技档案机构还是科技专业档案馆，对科技档案的分类，必须保持较长时期的稳定，不宜经常地或频繁地变更分类方法和分类体系。另一方面，形成科技档案的科技生产活动不是一成不变的，科技生产活动的调整或改变，必然导致科技档案这一分类对象的变化，无论是分类方法，还是分类方案，适时地进行变动、完善也是必须的。

在科技档案分类的“变”与“不变”中取得协调，这就是稳定性规则的要求，准确讲是相对稳定性规则的要求。既不要一成不变，也不要朝令夕改。为此，在确定分类方法、制定分类方案时，一定要进行全面、细致的研究，务使类目体系能够包容基层科技档案机构或科技专业档案馆库藏的全部科技档案，并留有一定的余地，且易于操作，这是确保科技档案分类相对稳定的前提。

2 科技档案分类方案

为了做好科技档案的分类工作，每个基层科技档案机构和科技专业档案馆，都应根据库藏科技档案的实际情况，编制科学的、切实可行的科技档案分类方案。科技档案分类方案，是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。它提供了一个完整的分类体系，使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。同时，科技档案分类方案提纲挈领地反映了库藏的全部内容。因此，编制科技档案分类方案既是科技档案分类工作的一项重要内容，也是科技档案部门的一项基础建设。

1.科技档案分类方案的构成

科技档案分类方案由说明、类目表和类号组成。

（1）说明。“说明”是分类方案的前置部分，它的任务是通过介绍类目及其使用方法，指导人们正确地使用分类方案。其内容一般包括：分类方案编制的指导思想以及分类方案的适用范围、分类标准的选择、类目排列的依据、分类号的含义以及类目表使用中应注意的问题等。

（2）类目表。这是分类方案的主体，它是由纵向类目和横向类目组成的，反映科技档案分类序列的类目体系。

类目是类别的名称，它是根据类别内容概括出来的。科技档案分类方案要求类目确切和稳定。确切，就是要求类目要恰如其分地反映类别的特征，类目的文字表达要准确；稳定，就是要求类目不能随意或经常变动，而应具有相对的稳定性。

类目表的表现形式主要有图示法、表格法和缩行法三种：

图示法，是用展开图表现类目关系的方法。这种方法明确、直观，适用于分类层次简单、类目数量较少的分类方案。

表格法，是用表格的形式反映科技档案的类目结构，其竖栏表示类目的从属关系，横行表示类目的并列关系。这种方法比较简单，适宜反映类别层次少、同位类目多的大型分类方案。

缩行法，是根据类目等级关系，以缩行表示类目层次的方法。这种方法节省空间，便于通览类目，适用于表示多层次、多类目的比较复杂的分类方案。

（3）类号。“类号”是类目的代字或代号，是类目的标识符号。在类目表中，每个类目都配有一个类号，这个类号既是类目的代表，也是类目排列的依据。常用的类号形式有两种：

一是单纯号码制，即由单一形式的代码作为类号。

二是混合号码制，即由两种或两种以上的符号组成类号，如由汉语拼音字母（代字）和数字（代码）作为类别符号。

类目代字的选用，一般提倡采用“汉字声母法”。它是以科技档案类目首字的汉语拼音声母作类目代字。其优点是可以借用代字的谐音，标识鲜明，容易识别与记忆。但由于汉语拼音声母有限，有可能出现重码。类目代码的选用，是在类目顺序确定后，按照阿拉伯数字的顺序或英文字母的顺序依次标注各类目。其优点是不会出现重码，便于识别类目的顺序，但不如代字直观。因此，代字与代码的优缺点是互补的，选择代字还是代码，其原则自然是扬长避短。科技档案的类号形式以混合号码制居多，其中代字一般用于表示一级类目或较高层次的类目，其它则用代码表示。

2.科技档案分类方案的编制

科技档案分类方案的编制，可按下列程序进行：

（1）全面地了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成规律。这是编制科技档案分类方案的基础工作。具体包括：库藏科技档案的基本种类；每类科技档案的内容构成、形成过程及规律；每类科技档案的历史演变和今后发展变化的初步预测。

（2）确定明确的分类标准和分类方法。在正常的情况下，不是在对科技档案进行具体分类时才确定分类标准和分类方法，而是在制定分类方案时，就把分类标准和分类方法确定下来。为此，在全面了解和掌握库藏科技档案内容构成和形成规律的基础上，应根据科技档案的分类原理，对每种科技档案确定具体的分类标准和分类方法。

（3）设置科学、合理的类目体系，以文字叙述或图表的形式表达出来。具体包括：

A.划分大类，确定类列。根据库藏科技档案的基本种类设大类，这就是整个分类方案中的类列。有多少种科技档案，就设置多少个大类。

B.划分属类，形成类系。在每个大类中，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类目展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系。

C.进行类目排序。所谓类目排序，是指横向类目的排序，即给每一个类目确定一个合理的位置。在类目的排序中，一级类目的排序与其它各级属类类目的排序，其要求是不同的。

一级类目即大类的排序，应考虑科技档案种类之间的关系，把反映形成单位基本职能活动的档案文件加以突出，明确科技档案的主体，并把它们置于各大类前列，以便于使用。如工矿企业科技档案的主体是产品档案或生产技术档案，而科研单位科技档案的主体则是科研档案等等。其它一级类目的排列，可根据企事业单位各辅助职能活动的关系，安排次序。

各级属类类目的横向排序比较复杂，应根据具体情况，按照以下几种关系排列。

一是主次关系。同位类目从分类的意义上说，它们的地位是平等的，但就类目内容的重要程度而言，常有主要与次要之分。排列时，主要在前，次要在后。

二是一般和特殊的关系。同级类目在某些特殊情况下还存在着一般和特殊的关系。如普通产品与专用产品。这两种产品档案的排序，就可按先一般后特殊的顺序，将普通产品类排在前，专用产品类排在后。

三是程序衔接关系。科技程序的衔接关系，如作业分工、工序安排、工期确定等是属类类目中常见的衔接关系，可以根据这种关系进行同位类目的排序。

四是位序关系。位序关系是指同位类目之间体现的科技档案内容在空间方面的规定性，如地理位置方面的规定性、物体结构或组成部分的规定性等。

五是时间关系。在科技档案类别划分时，有些类目是以时间或年度标准划分的，以便使同位类目体现出时间的先后顺序。这就要求，在对与此相关的同位类目排序时，按时间顺序进行排列。

D.明确代字或代号。类目体系形成后，即可根据已确定的类号形式，给每一个类目配上相应的符号。

E.制成文件或图表。将由类列和类系组成的类目体系，用文字叙述或图表的形式表达出来，最终形成一个完整的科技档案分类方案。

F.撰写“分类方案编制说明”。指出分类方案的编制依据、分类标准、类目代字和代码的使用方法等。

分类方案的初稿形成后，应当在档案部门进行充分的讨论，并征求用户的意见。分类方案还需经有关领导的审查批准才能实行。

3 科技档案分类方法

科技档案分类，是在分类方案的指导下分两步进行。第一步是对全部科技档案，按种类划分大类。如一个企业可将全部科技档案划分为产品档案类、基建档案类、科研档案类、设备档案类等；第二步是对每类科技档案进行分类。以下阐述的是第二步分类。

1.科技档案分类的基本方法

科技档案种类很多，科技档案的形成单位的性质和情况也千差万别，因此科技档案的分类方法较多。但最基本的分类方法可划分成两类。

（1）对象分类法。这是以一个实物对象的研究、设计、生产等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法。具体有型号分类法、工程项目分类法、课题分类法。这种分类方法的特征是：①以套为分类单元，维护了科技档案的完整性；②外部界限明确，便于进行归类；③保持了科技文件之间的有机联系。

以一定实物为对象的科技生产活动，如产品、设备的生产制造活动和基建工程的设计、施工活动等，其目的是为了获得某种物质产品，因此形成的科技档案大都具有以下特点：第一，它们都是以特定的实物对象为中心，围绕着某一实物对象的研制、生产形成的。这些档案实体明确，对象单一，档案内容联系密切，构成一个密不可分的有机整体。第二，它们都是按特定的程序，分阶段、有步骤地自然形成的。第三，它们都是按照结构或专业形成的：产品一般都是由不同功能而又紧密相关的部分构成的具有一定功能的整体，它们的设计、研制和生产，是按各个组成部分进行的；而建筑工程项目的设计和施工都是按专业进行的，是不同专业技术形成“合力”的产物。这类科技生产活动对其档案的利用，要求保证科技档案的成套性，以反映其活动规律，对象分类法则满足了这一要求。

（2）特征分类法。这是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法。具体有专业分类法、时间分类法、地域分类法。

特征分类法适用于针对各种自然现象和自然规律进行的研究活动，如气象观（探）测活动、地震监测活动等。这类科技活动既有三个明显的特征：第一，按专业分工进行，各专业活动形成的科技档案是一个有机联系的整体。第二，按时间进行，具有严格的时间要求。第三，按地域进行，必须在明确的地域进行观测活动。自然现象观测活动的特点，使其档案具有显著的专业和时空特征，这些特征为其分类提供了重要的依据。

科研活动是介于上述两种类型之间，并且常常渗透在两种类型之中的一种科技活动。因此，科研档案的分类方法应依科研活动的具体情况而定：按课题独立进行的，适合采用课题分类法；与实物对象的设计、制造活动融为一体的，其档案则是该实物对象档案的组成部分；伴随自然现象观测活动所进行的科研活动，其档案材料无疑是自然观测档案的有机组成部分。

以上概括了科技档案分类的两类方法，具体方法则由课题分类法、型号分类法、工程项目分类法、专业分类法、时间分类法和地域分类法这六种方法组成。

2.科技档案分类方法的综合运用

（1）基建档案分类

基建档案的基本分类方法是工程项目分类法，即以工程项目作为分类单元进行分类的方法。具体到不同的单位和不同的基建项目，基建档案主要有以下两种分类方法：性质一工程项目分类法和流域一工程项目分类法。

A.性质——工程项目分类法。这种分类方法是以工程项目为基础，结合工程项目的使用性质或专业性质进行分类。

工程设计（包括工业工程设计和民用工程设计）档案和施工档案，适合按性质——工程项目分类法进行分类。以民用建筑工程设计档案为例，其可以分为：办公性建筑设计类、文化性建筑设计类、学校建筑设计类、商业性建筑设计类等。

城市建设档案也适用按性质——工程项目分类法进行分类。它以工程项目为基础，首先按专业或使用性质分为市政工程类、工业建筑类、民用建筑类、名胜古迹和园林绿化类以及人防工程类等，然后再按工程项目分类。

企事业单位的基建档案，也可采用性质——工程项目分类法进行分类。如工厂的基建档案，按建筑物的使用性质和档案内容可以划分为厂区综合性档案、生产性建筑档案、辅助生产性建筑档案、办公和生活性建筑档案等，其下再按单项工程划分。

B.流域（水系） 工程项目分类法

这种分类方法，一般适用于水利、水电设计部门及其管理部门，如水利勘测设计院、黄河水利委员会、长江流域规划办公室、淮河水利委员会以及水利厅、局等单位。这些单位的工程设计或工程项目，都分布在整个流域或水系上面，其工程设计档案或工程建设档案，不仅以工程项目为一个独立的整体，而且与整个流域或水系联结在一起。这样一种特点决定了它适合采用流域（水系）——工程项目分类法进行分类。

以辽宁省为例。该省境内分布着辽河、浑河、太子河、鸭绿江等几个较大河流，分别构成若干流域（水系）。这里的水利部门即可按流域（水系）一工程项目分类法，对水利工程设计档案或水利工程建设档案进行分类。其具体的分类方法是：以全省的各个流域（水系）的干流为大类，在每个大类中以本流域的各个支流为属类，然后以每个支流上面的工程项目为分类单元，保持一个工程项目档案的完整性。

无论是性质一工程项目分类法，还是流域（水系） 工程项目分类法，均维护了工程项目档案的完整，并且体现了工程的使用性质和地域特征，便于管理和使用。

（2）产品档案分类

产品档案的基本分类方法是型号分类法，即以一个型号产品的科技档案为分类单元，对产品档案进行类别划分。产品档案之所以可以采用型号分类法，是因为型号是产品的标识，而型号本身就是对产品进行分类的结果。所谓型号，就是表示产品的品种、性能、规格、技术参数和结构特征的一种代号。按产品型号对产品档案进行分类，实际上就是按产品的品种、使用性质等特征对产品档案进行科学分类。比如X2010，是一种铣床产品的型号，如果把这个型号分解一下，就可以看出产品型号本身就是一种分类的结果。

“X2010”体现了三个层次的分类：                                               

第一层分类，是机床产品品种的分类，即车床（C）、钻床（Z）、镗床（T）、磨床（M）、铣床（X）、刨床（B）等等。

第二层分类，是在每种铣床（C）产品内部，按其不同的结构特征，划分组别。如表12-1。

第三层分类是在每组铣床产品内部，按其使用性质划分型别。如龙门及双柱铣床X2可分为下列型别，见表12-2。

型号X2010中的最后两位数字“10” ，则是铣床主参数的代号。

由于产品种类繁多，各种产品代号也不尽相同，因此，在型号分类法的基础上，派生出许多具体的分类方法，比较常用的有：

A.性质--型号分类法。以型号为基础，首先将产品档案按产品的使用性质进行类别划分，然后再按型号分类。比如，船舶产品档案分类时，一般采用性质--船舶分类法。首先按船舶性质划分类别，如分成客货轮类、油轮类、拖船类、驳船类等，然后在每个类别内以每条船舶作为分类单元。

B.系列--型号分类法。产品的生产，往往是围绕某一基型产品形成不同规格或参数的一组产品即系列产品。对系列产品档案可采用系列--型号分类法，即以型号为分类基础，首先将产品档案按不同系列划分类别，然后再按型号进行分类。以服装产品档案为例，一般采用号型系列一品种分类法，或品种--号型系列分类法。服装号型是服装规格的标志，是设计和生产服装的规格尺寸依据。号，指人体的高度，它是设计和生产服装长短的依据和标志；型，指人体的围度，它是设计和生产服装肥瘦的依据和标志。根据人体变化规律，按照不同的分档，号和型组成若干系列。这是国家制订的服装标准，因此，服装产品档案可以采用号型系列与服装品种相结合的方法进行分类。

C.年度一纱号分类法。纱号是棉纺产品型号的一种特殊形式，是表示棉纱粗细程度的代号，即以1000米长的棉纱重量为标准，重量多少克就称为多少号纱。由于每年原料来源和质量不同，纺纱产品一般采用年度--纱号或纱号—年度分类法，即将纱号和年度结合起来进行棉纺产品档案的分类。

在产品档案的分类中，还有一种特殊的方法，即十进分类法。这种方法突破了最终产品的形态以及产品内部的隶属关系，把产品、部件、零件的科技档案作为分类单元，按其特征、结构或用途，以十进制的方法划分类别。其特点有二：一是打破产品界限进行分类，不考虑产品组成部分之间的隶属关系；二是突破形成单位的界限，按事先规定好的十进制分类表，实行全国同行业或同专业系统的统一分类，因此可以按行业或专业实现产品档案分类的标准化。十进分类法一般适应于专业化生产方式和产品的通用化、组合化程度较高机电生产部门，电器、仪表等产品档案多采用此种分类方法。

（3）设备档案分类

设备就其实质来说，属于产品的范畴。设备的标识也是型号，因此，设备档案分类的基本方法同样也是型号分类法。根据生产组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类方法有以下两种：

A. 性质一型号分类法。该方法就是按照设备的使用性质结合设备型号，对设备档案进行分类。首先，按照设备性质归类，如工矿企业的设备可分为金属切削设备、锻压设备、起重运输设备等；然后，在每一个类别内，以型号为单元划分档案类别。凡是独立性较强的单体设备，其档案适合采用这种分类方法。

B.工序一型号分类法。这种方法是以型号为基础，按生产或工艺过程对设备档案进行类别划分。该方法一般适用于生产连续性较强的设备或装置档案（如轻工、纺织或炼油、化工等生产设备档案）的分类。例如，毛纺厂的设备档案，按工序--型号分类法分类如下：首先，将毛纺设备按其对应的工序，分成原毛加工类、毛条加工类、绒线加工类、染整类等；然后每类下再细分，如原毛加工类分成开毛、洗毛、烘毛等设备，毛条加工类分成梳毛、针梳、精梳等设备，最后以型号为单元划分档案类别。

这种方法的特点是：以型号为基础，保持了一个型号设备档案的完整；设备档案的分类和排列，直接反映生产工艺或工序的连续性和阶段性；从类别的划分和排列来说，每一个大类（原毛加工类、毛条加工类、绒线加工类和染整类）既是一个独立的类别，相互之间又以生产流程紧密连接，反映着绒线生产的整个过程；各大类中的每一个属类，其划分和排列也是以生产工艺过程联系着；在每一个属类中排列着本工序使用的各型号设备的档案。

（4）科研档案分类

科学技术研究一般分为基础研究、应用研究和开发研究。基础研究大多不与实物对象相联系；应用研究有一部分与实物对象有一定联系；开发研究则绝大多数为研制活动，与实物对象直接联系。由于科研活动通常是按课题来组织管理的，围绕一个科研课题形成了科研档案的有机整体，所以，科研档案适宜按课题进行分类。常见的科研档案分类方法有：

A.学科一课题分类法。这种方法是以课题为基础，结合所属学科进行分类。它一般适用于基础科学研究档案的分类。

B.专业课题分类法。由于科学技术研究活动都是在一定的学科范围内分专业进行的，而许多科研院所的机构也是按专业设置的，因此，形成了专业课题分类法，即以课题为基础，结合专业分工进行分类。该方法一般适合应用研究和开发研究档案的分类。

（5）自然观测档案分类

由于自然观测活动的时空特点和专业特点，使自然观测档案的分类适宜采用特征分类法，即以反映时空特征的测站、年度为标准，结合各项观测活动的专业特点进行类别划分。这里以气象档案为例，来说明自然观测档案的分类。

在气象部门形成的档案中，以气象观测记录档案为主体。因为气象观测记录档案是气象观测活动最原始的记录，而气象观测活动又是整个气象工作的基础，它对一定范围内气象状况及其变化，进行系统、连续的观察和测定，为天气预报、气象情报、气候分析和气象科研提供重要依据。气象观测活动的突出特点是时间性强、地域性强，根据一定的专业分工严格地在规定时间和地域范围内进行。而气象观测记录档案准确地记载和反映了相应时间和观测地区内的各项气象要素和气象现象。所以，气象观测记录档案在分类时必须突出其专业、时间和地域特征。

国家气象局为适应现代化管理的需要，根据标准化、规范化发展的要求，于1986年制定了《气象科技档案分类法》，其中对气象观测记录档案正是按照上述特征进行分类的。该分类法是从气象工作宏观的角度对整个气象档案进行分类的。具体到一个省气象局或市（专区）、县气象局（台、站），并不完全具有“分类法”中所列类目，因此，在具体分类时，可以根据《气象科技档案分类法》的分类体系，结合本单位的实际情况，合理取舍。