(一)数字档案馆的含义 数字档案馆将原有的以纸张为载体的档案进行数字化处理，并通过网络设备进行管理和利用，是传统档案馆功能的延伸。数字档案馆能够存储大量各种形态的信息，信息存储和利用不受地域的限制。在数字档案馆中，可以开展档案的收集、整理、鉴定、保管、编研和利用等各项业务，同时也能开展电子商务、信息咨询、业务培训、探索争鸣等学术交流。数字档案馆同时也能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网上传播。数字档案馆还可以利用多媒体数据库信息技术，在图象检索、视频点播和文献资料等方面提供有效的检索方案。 数字档案馆是信息存储与检索的重大延伸，数字化和网络一起构成它的基本特征。数字档案馆的一个突出特点是所有馆藏信息资料都可以实现数字化。各种介质承载的重要文献资料将被大量数字化，而那些原始档案可能成为“标本”被更好地加以保存。数字化馆藏凭借网络力量，将档案信息快速传播，满足社会各方面的需要，这样档案馆就成为无形观念上的“基地”和“中心”。数字档案馆的主要特征是：档案数字化、存储海量化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化。 (二)数字档案馆主要功能 一、通过多层面的信息采集，形成社会综合信息资源库
与传统档案馆比较，数字档案馆的信息资源库将是丰富多彩的，不仅涵盖了原来的档案信息资源，其信息采集将进一步扩大到现行文件、资料、各行业专业数据库、社会公众服务信息、网上相关信息、数字图书馆信息等，其载体形式包括语音、视频、图形、图象等更为广阔的领域，是一个以档案信息为核心内容的社会综合信息资源库，能满足社会各方面对档案信息资源的需求，从而使其资源库通过计算机通信网络连接成为关乎国计民生的超大规模的战略性知识库群。
二、海量数据存储
数字档案馆保存的各类信息主要是计算机生成的电子文件和用计算机进行数字化处理的各种档案信息及其他社会信息。电子文件的存储介质其密度大大高于以往各种人工可识读信息介质。随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。因此，数字档案馆具有对数据“海量存储”的功能。
三、档案信息的有效访问与查询
数字档案馆建立以用户为中心的服务模式，通过网络技术将各个分散的档案信息数据库连接起来，用户可以通过网络与档案馆建立联系，而不受地理位置和时间的限制，实现跨馆际查询。数字档案馆具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；能根据用户需要设置目录检索、元数据检索、全文检索、图文声像一体化检索；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理；能通过数据调度和数据集成等方式建立检索机制，利用者可以通过网络对电子文件资源（包括目录、索引和全文）进行远程查阅和调用。经数字化处理，进入数字档案馆数据库的各地孤本、珍品档案资料也能在网上查询获取。
数字档案馆的咨询系统分为自我服务信息和请求帮助系统，前者能在各终端或微机上显示利用指南，可用菜单方式或窗口软件，自动指引利用者使用数字档案馆；后者为请示帮助系统，是用户与档案馆联系的渠道，用户可以通过电子咨询信箱向数字档案馆提出咨询，也可接受提供的信息服务。
四、档案信息的发布与传递
数字档案馆的档案信息发布和传递主要有两种形式，一种是光盘发布，一种是网络发布。前者是指将档案信息复制到光盘，用户不需安装应用系统，只需先执行光盘阅读程序，即可对档案信息进行浏览和检索。后者分为INTRANET网上发布（即通过局域网为立档单位提供档案信息查询）和INTERNET网上发布（即在公众网上公布档案信息）。网上发布是通过网页制作软件，将编辑出来的数字档案信息放在网页上，供用户使用。与数字图书馆不同，数字档案馆对于数字档案信息的真实性维护是至关重要的，较少出现版权问题；数字档案馆的信息提供利用受时效与密级的限制，一些内容不能公开，必须分内部网和外部网两个部分，用户可以根据授权度查阅网页所提供的档案信息。
五、数字档案信息的安全保护
数字档案馆的安全包括网络、系统、信息、物理等方面，要由可靠的技术措施和完善的管理制度来保证各方面的安全。
1．网络、系统安全。数字档案馆的权限管理是保障网络、系统安全的重要措施，包括认证和访问控制。通常有三种认证：利用者身份认证、计算机认证（在处理机密档案信息时，系统需确认与哪些计算机相连）、档案信息的认证（用户需要确信接收的信息是真实可靠的，而不是被修改过的信息）。访问控制是指通过授权，控制用户访问资源的范围，防止非授权访问，保证网络和系统的安全。
2．信息安全。这是一个包括管理和技术等多个层面的综合体系，需要从边界保卫、入侵检测和安全反应等环节着手建立信息安全保障体系。
3．物理安全。采取内外网隔离，物理断开的方法，通过防火墙连接内部网和因特网，确保信息安全。防火墙的作用是过滤每个通过的数据包，拒绝那些违反安全约束的数据包。管理良好的防火墙可以有效地阻止外部入侵者，保证涉密档案信息的安全。
六、数字档案信息资源的系统管理
一个现实的数字档案馆将保存三种资源：完全公开的档案信息；有保密要求，需授权才可利用的档案信息；从外界采集的其它数字化信息。数字档案馆能通过专用软件系统，对进入数字档案馆的各类信息按不同的要求进行分类排序、价值鉴定、数据校验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等有序整合，确保其真实、完整、可读，使之形成一个有序的信息空间。能以文件形成者的职能和业务活动为依据，自动鉴定和存储所捕获的电子文件。并能运用身份认证、保密、访问控制等技术，确保档案信息的安全与合理利用，并有效地维护整个数字档案馆系统的安全。
