由于档案是信息大家庭中的一种特殊的信息，其最大不同点在于必须维持其原始性和真实性，档案的特征与标记是维持其真实性与原始性的必备要素，正是这一要素使档案在众多信息种类中具有最高信用等级，否则，将会等同于一般信息，而失去了档案的重要价值，使档案不成其为档案。
档案是在社会实践活动中直接产生和形成的，由于形成者成分复杂和所处的现实环境和主客观因素等各方面的影响，不可能如图书、报纸、杂志等其它信息那样在形成时便具有整齐的开本、统一的纸张、通用的字型字体、一致的装帧设计，而在格式、字迹字体、语言运用、纸张选择、书写规则、记录手段和技术等诸多方面表现出档案形成时独有的特征，而这些特征在事后往往是难以全面的摹仿和伪造的。同时，为了提高档案的可能性和证据性，在档案形成时，形成者还会有意识地在档案中作些标志，如签名、印章、水印、电子签名等。记录特征是形成者受其主客观条件控制而无意识留下的痕迹，标记则是形成者为加强内容的可信度和法律效用而主动设置的，它们共同构成了档案的DNA或“指纹”，这是其它信息所不具备的基本要素，即档案的凭证要素。
一、档案的记录特征
1、文字。由于档案在形成时是在一定人群中共识的信息，因此，必须使用该人群共识的文字系统。文字将成为该人群档案的共同特征。由于文字也在发展演变之中，文字在档案中表现出特定时空的特点。仅以汉字为例，不同时期会有不同的特点。从纵向来看，在几千年使用汉字的过程中，为了记录语言、相互交际的需要，人们在不断地改进着汉字的书写形体。从甲骨文到现在的楷体，字体的演变经历了五个阶段：甲骨文、金文、篆书（主要指小篆）、隶书和楷书。虽然这几种字体的通行时间有时并非截然有前后明显的划分，而是并行或交叉的，但大体能显示出一定的使用时期。从横向来看，由于方言和地域文化习俗的影响，对于同一事物的文字称谓会有不同，表现出地域的文字特点。同时，一些词汇的出现和运用也会有一定历史特征，如“档案”一词，在清以前尚未发现，而形成于清初，“芬特”使用于上世纪50年代，而之后则称为“全宗”。
2、格式。文本格式是一定时期和一定人群中约定俗成的或社会管理者强行推行的规范，如汉字书写在民国前是从右至左，从上到下，而现在是从左至右，横排书写。古代文字没有标点符号和段落。特别是公文的文种和格式也经历了漫长的历史演变过程，我们从刘勰的《文心雕龙》和许同莘的《公牍学史》中考察出古代应用文的发展演变轨迹。建国以来，中共中央办公厅和国务院曾多次发布公文写作和处理的规范，来实现公文的标准化。公文文种也随着时代的发展而发生变化，上下文和平行文在称谓和语气、用语上都有着明显的区别。这些格式上的表现形式使档案保持着形成时的时代特征。
3、字迹。每个人的字体都会有自己的特点。“每个人笔迹之差异，是由各人书写习惯之差异决定的。所谓书写习惯，指人们通过学习和反复实践而巩固下来的书写文字、表达思想的活动方式。一个人长期习惯于某种方式的书写，必然形成各自的书写习惯，这种书写习惯一经形成，就习与性成，很难改变。”一个人的手写笔迹是一种客观现象。
4、记录方式。在人类文化的进化史中我们可以看到档案的记录方式也经历了一个漫长的发展过程。人类最早的记录方式是刻写，中国人用刀在竹木简牍上刻写，古巴比伦用树枝在泥版上刻写；然后进化到用笔书写，中国人用毛笔，西方人用鹅毛管；随着社会的发展，人类的记录方式出现了多元化的发展趋势，毛笔、钢笔、圆珠笔、铅笔、水芯笔等记录工具不断涌现，特别是在近现代工业发展的过程中，光、声、影、电记录方式的出现，使人类的记录方式和手段更加多样化。
二、档案的符号标记
1、印章。印章是公文具备社会公认有效性的凭信，印章在档案中发挥凭证的作用。印章的形式、字体、用印位置、印泥材料等在档案中为档案内容的真实性提供保障。我国自春秋战国开始使用印玺，历时二千余年，从印章的质地来看，曾有牙、石、木、金、银、铜、玉、玻璃和塑料等化学合成材料；从刻文字体来看，多为篆、隶、楷字体；从形体来看，有方、圆、菱等。这些变化无不与其所处历史时期相对应。
2、签名。签名有两种形式，一是用于官方文书，由行政负责人签署，二是用于民间契约，由契约当事人签名或画押。签名的作用与用印的作用一样，同为文件生效的一种标志。在电子文件出现之后，人们开始使用电子签名来实现其功能。电子签名是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。也就是说，电子签名是通过密码技术对电子文档的电子形式的签名，并非是简单的对书面签名的数字图像化，它类似于手写签名或印章，也可以说它就是电子印章。电子签名实质上是传统印章在新的形势下的一种技术更新。
3、档案的保真技术
由于电子文件的大量出现和广泛运用，使我们在保证档案的原始性和真实性方面面临着巨大的挑战，因此，我们不得不寻求新的技术来解决这一难题，以实现我们维护历史真实记忆的重任。目前，我们正在探讨的是密钥技术和水印技术，所谓密钥技术，20世纪70年代以来，一些学者提出了公开密钥体制，即运用单向函数的数学原理，以实现加、解密密钥的分离。加密密钥是公开的，解密密钥是保密的。它们具有这种性质：每把密钥执行一种对数据的单向处理，每把的功能恰恰与另一把相反，一把用于加密时，则另一把就用于解密。用公钥加密的文件只能用私钥解密，而私钥加密的文件只能用公钥解密。 公共密钥是由其主人加以公开的，而私人密钥必须保密存放。为发送一份保密报文，发送者必须使用接收者的公共密钥对数据进行加密，一旦加密，只有接收方用其私人密钥才能加以解密。 相反地，用户也能用自己私人密钥对数据加以处理。换句话说，密钥对的工作是可以任选方向的。这提供了"数字签名"的基础，如果要一个用户用自己的私人密钥对数据进行了处理，别人可以用他提供的公共密钥对数据加以处理。所谓水印技术，所谓数字水印是向多媒体数据（如图像、声音、视频信号等）中添加某些数字信息以达到文件真伪鉴别、版权保护等功能。嵌入的水印信息隐藏于宿主文件中，不影响原始文件的可观性和完整性。但目前，这些技术还未达到满意的效果，使用时还面临着一定的风险。
三、档案的记录特征和标记的作用
我们之所以将档案的记录特征和标记作为档案的基本要素，是因为它在档案中发挥着不可替代的作用。它使档案维持着真实性和原始性的基本属性，并区别于其它信息。而在实际活动中，由于人们在利用档案时只是对档案内容感兴趣，往往忽视了档案记录特征和标记的存在和重要作用，这也构成了档案学界只重视档案内容价值的鉴定，而缺乏对档案真伪鉴辨的研究盲点，这不能不引起我们的重视。
1、原始性的保障。档案的记录特征是档案形成时无意中留下的，是形成时期的诸多客观条件所决定的，是历史的印记，由于其构成条件的复杂化，参杂了当时的诸多因素，使后人在事后很难摹仿和伪造，形成了档案的原始性的天然保护层。而标记是在档案形成时为保证档案的效力而主动添加的，是档案原始性的人工保护层，在如此双重保护下，档案的原始性才能得到有效的保证。
2、真实性的保障。对于档案的真实性鉴辨，人们一般先从档案的内容着手，如果仅通过对档案内容的分析就能确定档案的真伪，是不会再去鉴辨档案的记录特征和标记的，但真正严谨的研究者或遇到特别复杂的鉴别时，对内容的鉴辨是无法得到满意的结果的，那么就需要更进一步地对档案记录特征和标记进行鉴辨，才能最后确定档案的真实程度。因此，档案的记录特征和标记是档案真实性的最后一道保险。正如人们在确定某人身份时，在凭身份证或外部特征无法认定的情况下，必须查验DNA和指纹一样。
3、具有不可更易性。档案的记录特征和标记的形成和存在，是其先天因素所决定的，正如人的遗传基因一样，后天是无法改变的。尽管现代仿真技术能达到以假乱真的地步，但只要我们认真地分析，最终总会发现其破绽。这也从另一方面给我们启示，我们在档案管理和档案信息化过程中，不要去冒改变档案的记录特征和标记的风险，使真档案因此而变成了假档案。
