档案载体是档案的物质形体，是档案内容的承载物。广义的档案的载体是指记载档案信息的一切物质材料，也包括记录材料，它是档案的物质基础，也是我们进行档案实体管理的对象。在档案构成要素中，载体是最活跃的，它随社会生产力的发展，而不断地发生变化，从古到今，曾出现过泥版、纸草、简牍、金石、缣帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁盘等等，并还在不断的发展演变过程中。每一种载体都会与一定历史时期相对应，从而使档案烙上深深的历史烙印。
一、档案载体的主要类型
（一）泥版。泥版是至今发现的最早的档案载体形式。从已经出土的100多万块泥版档案来看，主要形成于古代两河流域的苏美尔、巴比伦、亚述等地，在埃及、赫梯、波斯以及希腊的克里特岛也有发现，最早的使用于公元前30世纪，最后一件泥版档案是在公元前75年——公元前60年制成的，延续了约2000年。当时已有司书制作泥版：先用粘土制作成一定尺寸和一定厚度的泥版，用削尖的棍棒把文字刻印在半干的泥版上，然后经过焙烧或晒干，使之耐久。目前，存放于各国博物馆比较著名的泥版档案主要有拉伽什泥版（约有5万块）、西帕尔泥版（约有6万块）、哈图萨什泥版（约有2万块）、埃勃拉泥版（约有16000多块）。
（二）纸草。纸莎草是生长在埃及尼罗河河畔的一种植物，古埃及人将纸草经过简单加工，制作成一种新的档案载体——纸草纸，从而替代泥版。其加工方法是，首先剥去纸莎草茎杆的外皮，然后把白色瓤子剖成片状用水浸泡，捞出后捶打、加压，干燥后即可成为用于书写的纸草纸。纸草纸吸水性强，质地柔软，表面光滑，易于书写，既可展开存放，也可卷成卷轴保存，最长的纸草卷甚至可达30米。与泥版相比，纸草纸有着更多的优点。纸草纸最早出现于公元前3000年到公元前2000年，一直到公元前11世纪才停止使用。起初只有埃及人使用纸草纸，以后传到腓尼基，腓尼基商人又把纸草纸传到希腊、罗马等地。目前可见的比较著名的有哈里斯大纸草和伊味浦陈辞。
（三）简牍。把竹简木牍作为档案载体出现于中国古代，始于何时，现在还难以确定。在商代青铜器上，常见“册父乙”“册父丁”的铭文，《尚书·多士》说：“惟殷先人，有册有典”，金文“册”很像竹简的编缀形式，“典”字则像置“册”于几上，可见商周之际已有简册，但所见出土简册，最早是战国时期，还没有发现春秋时代的竹木简。东汉王充《论衡·量知》篇记载了简牍的制作方法：“截竹为筒，破以为牒，加笔墨之迹，乃成文字。大者为经，小者为传记，断木为策，析之为版，力加刮削，乃成奏版。”竹简在书写之前，还得将竹片上的青皮刮去，把竹片里的水分烘干，才能写字，亦可防止虫蠹，这就叫“杀青”，也称“汗青”、“汗简”。古人把把的狭长竹片，称作“简”，把木版称作“牍”，也称作“方”；编联诸简称为“策”。建国以来，先后在湖北、湖南、河南、山东、江西、甘肃、新疆等志发现竹木简共30000余枚。
（四）缣帛。在我国古代，缣帛与简牍曾经同时被作为档案的载体，“著于竹帛谓之书”。在一些古代遗址曾同时出土有简牍和帛书，只是帛书的使用还略长一些。由于缣帛比较珍贵，价格较高，使用者只局限于社会的上层人物，也多用来书写重要的文书，或制图。由于丝织品不易保存，能遗留下来的帛书十分少见，两次重要的考古发现，才使我们有幸看到帛书的真实面目，一次是1942年长沙子弹库出土的战国帛书，一次是1973年马王堆汉墓出土的西汉帛书。从文献记载来看，三国时期帛书仍与纸张并行使用，隋唐以后，缣帛才退位为画家、书法家的使用材料。
（五）羊皮纸。羊皮纸是在经过加工的兽皮而形成的一种档案载体。相传在公元前3世纪，由帕加马王国最先发明，在畜牧业比较发达的地区使用频繁，但直到公元4世纪才取代纸草纸成为主要的档案载体。羊皮纸具有坚固耐用、轻薄洁白、美观实用的特点，而且，羊皮纸便于书写，用钢笔书写十分流利，且吸水性强，能很好的保持字迹。在中世纪的欧洲，各国常用它书写重要文件。羊皮纸是公元前3世纪到公元13世纪欧洲各国长期使用的一种主要书写材料，直到中国造纸技术的传入，才逐渐被纸张所取代。但到了18世纪，有些国家仍用羊皮纸来书写重要法典，以示庄重。如美国的第一部宪法、独立宣言、人权法案均书写于羊皮纸上。现存最早的羊皮纸文件是公元100年的时候留下来的。
（六）纸张。在中国古代很早就有“纸”的记载，但那时的“纸”并不是纸张，而是以丝为原料的缣帛，如《后汉书·蔡伦传》所述：“自古书契多编以竹简，其用缣帛者谓之纸。”真正意义的纸张是以多种植物纤维为原料制造的，最早的应是东汉时期蔡伦在总结前人经验的基础上制造成功，专供书写所用的“蔡侯纸”。中国的造纸术，结束了档案载体直接使用自然物的历史，也逐渐改变了档案载体多元的格局，实现了空前的统一。在我国，东晋元兴三年（404）实现了档案载体的统一。公元8世纪造纸术开始西传，中国造纸术先传入阿拉伯，经阿拉伯传入撒马尔汗、大马士革、巴格达、埃及，公元1100年传到了摩洛哥，公元1150年后，西班牙出现了欧洲最早的造纸作坊，纸张在欧洲大陆迅速普及使用。在17世纪末传到了美洲，至此，纸张在全球范围内实现了统一。纸张的出现，使档案载体发生了一次革命，推动了档案工作的发展，为世界文化的发展起到了不可估量的作用。目前，我们所能见到的最早的纸质档案是辽宁省档案馆保存的6份唐代文书。
（七）现代纸。尽管都称为“纸”，但现代纸与古代纸张有着质的变化。在19世纪前，造纸术还是一种物理方法，现代纸则大量使用化学方法，而且以机械制造代替了手工制作，工艺上有了较大的变化。现代的造纸方法是，先将原料打浆，再放入大汽锅内用高压蒸煮，再添加硫酸氢钙或苛性碱和硫化物的一种混合物，用以清除纤维材料中的杂质，有效地除掉或破坏木质素，使纤维素不易受到侵害，从而提高纸的耐久性。并要经过漂白，防止纸张褪色。并针对纸张的不同要求和用途，增添填充物，以制作不同类型的产品。现代纸具有产量高、用途广，形式多样和美观价廉的特点，是档案的主要载体形式。现在，各档案馆所保存的档案绝大部分是以现代纸为载体。
（八）胶片。凡见光能发生变化，经曝光和一定的化学、物理等加工处理后能得到固定影像的材料，称为感光材料，胶片是感光材料的总称，胶片的构造主要有片基和感光层两个部分。胶片是照相机和摄影机成为社会记录的新手段之后成为档案载体的，它在复制、重现、传递等方面，比起以纸为载体采用雕版印刷、铅字印刷要快速得多、方便得多、准确得多，而且能使档案内容能更直观地表现出来。特别是缩微摄影所产生的胶片，不仅利用方便，而且能便于携带、交流，实现档案的高密度存储。是目前将档案内容从原始载体上转移出来的最可靠的方式。
（九）磁带。凡涂有磁性材料的带子，称为磁带。通常在塑料材料的薄带上，涂敷一层粉状磁性材料制成。在磁性录音、磁性录像或数字记录中，磁带可以记录声音、图像、数据或其它电信号，免去文字印刷和书写，是记录和储存档案内容的最新载体。但以磁带为载体的档案内容不能直接识读，必须借助于相应的设备才能重现。
（十）数字存储器。随着计算机的普及，电子文件大量出现，数字存储设备不断翻新，使档案载体进入了一个新的领域。如磁盘、光盘、U盘、移动硬盘、服务器等。这些新型载体的一个共同特点在于存储量大、体积小，处理和交流方便快捷，但却丧失了原始性特征，依赖于硬软件环境才能利用，具有较大的风险。
二、档案载体的作用
在几千年的档案发展史中，尽管档案载体因不断发展演变而丰富多彩，但载体在传统档案中的地位却难以动摇。这是因为档案载体并非简单的物质存在，而在档案中发挥着不可替代的作用。
（一）档案载体是档案原始性的物证
档案内容在形成时必须依附于一定的载体才能识别，而档案内容形成时所选用的载体有历史的局限性，受社会生产发展的影响十分明显，在生产力低下的时期，人们只能选用稍加整饬的自然物品，如泥版、纸草、简牍、缣帛，当生产力有所发展时，则会有别于自然物的人造品，如金属、纸张，在今天，人们又创造出了胶片、磁盘、光盘等高密度的档案载体，每一种载体都带有明显的时代特征。由于载体发展的这一特征，档案载体一定会与档案内容同步，并成为档案内容原始性的重要物证。我们如需对档案原始性和真实性进行鉴别，特别在对档案内容的鉴别存在困难时，则必须通过对档案载体的原始性特征进行鉴别后，才能作出判断。因为档案内容虽有可能作伪，而对档案载体的作伪的难度则较大，难免露出作伪的痕迹。
（二）档案载体是档案内容存在的保证
档案内容必须依赖于载体而存在，档案内容与档案载体构成了不可分离的生命共同体，作为档案内容的承载物，档案载体是档案内容的生命保证，档案载体的生命的终结，也是档案内容生命的终结。在人类社会的档案工作史上，曾产生过难以计数的档案资料，可真正能留存至今的却十分稀少，正是因为档案载体的难以长久保存的必然结果。
（三）档案载体是考证档案的依据
通过以上的分析，我们可以看出，不同的时期会使用不同的载体，不同的地域也会使用不同的载体，而且同一种载体也会因为所处地域、时间不同而表现出不同的制作工艺，不同的原材料成分，这为我们判断档案内容的形成时间或真伪提供了重要的物证。
三、信息时代档案载体的变化
由于计算机的出现，人们的信息记录与传播的方式发生了巨大变化，档案内容与档案载体的结合不再像传统档案那么样牢不可分，载体失去了原始性物证的重要作用，但我们并不能因此而否认档案是档案的重要构成要素。我们知道，电子文件归档有两种方式，一是物理归档，二是逻辑归档案，不论那种归档案方式都必须有载体承载。物理归档自不必说，保证归档的物质载体的原始性，是我们必须要做的工作，即使要转录也必须以母本为根据。逻辑归档的服务器也必须是指定的，并严格地保证其安全。档案载体仍然是档案内容存在的必要条件。档案管理说到底是物理管理，所谓知识管理或信息管理都必须有档案载体作前提。对此，我们应有清醒的认识。
