文件的分类是进行归档文件整理时的第二个步骤。即：指所有的归档文件，按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同，分门别类地组放在一起，使所有的归档文件构成一个有机整体的过程。 分类的意义有两条： ①、保持归档文件之间的有机联系，为今后查找和利用提供便利。 ②、为归档文件的编目、保管打下良好的基础。 将分类做为归档文件整理过程中首先进行的环节，是后续环节的基础。如果归档文件实体不经过分类而直接进行后续环节，必然影响整理工作其它环节的开展和档案的保管、利用工作。如果一个立档单位的所有档案没有经过分类，那么档案之间的历史联系必然得不到充分体现，排列结果也不能准确地反映单位各项职能活动的历史面貌。没有分类的归档文件整理一定是不科学的整理，因此，分类又是归档文件整理的必要环节。 分类的方法 分类的方法有二种，即年度—保管期限分类法和年度—机构—保管期限分类法。 ①年度—保管期限分类法：就是将同一年、同一保管期限办理完毕的文件，按归档时间的先后顺序写件号（也可先用铅笔编号，以备年终调整与变更）。 这种分类法易学、易掌握。只要将同一年度、同一保管期限的文件进行有序排列和编号，就能达到分类的目的。需要说明的一点，“年度”是以文件形成的年度，不再考虑“针对年度”的文件，保管期限就是所属文件的价值界定，属永久保存的文件就归永久类，属定期保管的文件就归定期类，以突出本单位主要职能活动和工作的文件本身的价值。 年度—保管期限分类法，适用于较小的和文件较少的单位。如：工、青、妇、科协和县级事业单位的档案的分类整理。 ②年度—机构（问题）—保管期限分类法：就是将办理完毕的同一年度，同一内部组织机构（或问题）和同一保管期限的文件按机构内文件的重要程度和事由的顺序进行分类编号的方法。（也可用铅笔先编号以年终整理或调整）。 各单位在选定分类方法上，要根据各自单位文件的多少，内部机构的多少来决定文件的分类方法。以上的年度—机构（问题）—保管期限分类法适用于较大部门和文件多的单位的分类。如：组织部、政府办、县委办、人劳社保局、财政局、文教体育局等部门的档案分类整理。 应当注意的是，在文件分类前，单位文档人员应根据实际情况编号制分类方案。它的作用就是在确立分类法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗分类体系的分类纲要。各机关单位都必须编制切合实际的分类方案，并且保持相对稳定。
