归档文件经过分类，整体上具有了一定的系统性，但具体到每一类的文件，仍处于零散杂乱的状态，需要通过排列使之进一步系统化。 对于文件的排列，要突出“事由”原则，既由同一事物形成的相关文件应排列在一起。其含义是一件具体的事情。一个具体的问题，一项具体的工作（活动），一次会议一个工程、一次事故、一起纠纷、一个案件都是一件具体的事情，这就是“事由”。这与原文书立卷中分类组卷的“问题”有着许多的不同。一是“问题”的概念大，是一类事情；二是“问题”包含“事由”，是由多个“事由”的集合体；三是“问题”的灵活性大，“事由”的灵活性小。例，“开展保持共产党员先进性教育活动”形成的相关通知、总结、安排、报告等文件，这些文件就构成了一个“事由”是密不可分的整体，必须排列在一起。在归档文件整理及排列中，主要是按事由结合时间、重要制度排列，统计报表可成套性文件可集中排列。通过界定“事由”使密切相关，参照性强的文件从实体上相对集中并保持“事由”办理过程的原始状态，以便以后的查找。将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观的反映某一事物的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的有机联系。也有利于目录检索和实体存取工作；有利于计算机检索。 由此可见，“事由”排列原则，不但保持了文件之间的有利联系，而且是为现代化检索奠定了基础，在整理与利用之间寻找到了一个最佳结合点，事由”就是这样一个结合点。由于“事由”的概念即简单又灵活，所以以事由为单位排列归档文件，既顺应工作活动的自然面貌，易于理解和掌握，又能集中反映事由的全程，是兼顾整理和检索两方面的合理选择。要牢牢把握“年度”、“价值”、“事由”三大主题，最好是“办结即归”突出“事由”，化整为零的原则。
