科技档案收集的含义与要求

科技档案是开展科技档案管理的物质基础，也是科技档案信息资源开发的必要条件。因此，科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的工作环节。做好科技档案的收集工作，单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够，还需要科技档案部门明确其指导思想与要求，掌握收集工作的途径与方法，积极、主动地开展科技档案收集工作。

1 科技档案收集的含义

科技档案收集，就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度，通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动。它包括两个层次、三种方式。

1.科技档案收集的两个层次

（1）基层科技档案机构的收集。这是企事业单位的科技档案机构为集中保管本单位科技档案，按归档制度的有关规定，收集本单位各部门在科技生产活动中形成的有保存价值的、经过整理的科技文件。

（2）科技专业档案馆的收集。这是各级各类科技专业档案馆根据其馆藏范围，有计划地收集基层科技档案机构及其他科技档案所有者移交的科技档案。

在科技档案收集的两个层次中，前者所实现的是科技档案在一个单位范围内的集中，而后者则意味着科技档案实现了国家规模的集中。因此，前者是一种低层次的集中，后者则是一种高层次的集中，但后者必须以前者为基础。

2.科技档案收集的三种方式

由于现阶段我国存在着多种形式的所有制，科技档案收集工作与此相适应，也有接收、征集、征购三种方式。

（1）接收。这是一种按照归档制度无偿接收科技档案的方式，包括成套科技档案的收集和零散科技档案的收集。其特点是制度性和无偿性。因为基层科技档案机构和科技专业档案馆分别代表单位和国家，对应接收的科技档案拥有所有权，所以这种接收方式不仅是无偿的，而且也是无须协商的。科技档案部门的科技档案，绝大多数是通过这种方式获得的。

（2）征集。这是向不同所有制单位或个人搜集具有国家保存意义的科技档案的一种方式。在征集过程中，科技档案部门需要与被征集者相互协商。其特点是收集单位对所要征集的科技档案一般不拥有所有权，因此，通常要给被征集者以必要的精神鼓励和物质奖励。

（3）征购或购买。这是一种向不同经济核算单位计价购买科技档案的一种方式。征购，一般是指科技档案售让方有义务向科技档案部门出售科技档案而形成的一种收购方式。购买则是指科技档案售让方无出售义务，科技档案部门完全是通过平等协商的方式从科技档案所有者手中购买所需科技档案的方式，购买方式可以在不同所有制及不同核算单位之间普遍使用。

2 科技档案收集的意义

1.科技档案收集是贯彻科技档案集中统一管理原则的重要措施

从科技档案收集的结果来考察，科技档案通过收集，在不同层次上实现了集中统一管理。首先是由基层科技档案机构收集，实现在每一个企事业单位范围内的集中统一管理；然后是由各级各类科技专业档案馆把具有长久保存价值的科技档案收集起来，实现在国家范围内的集中统一管理。经过这样两个层次的集中，就使科技档案成为一个单位乃至一个国家重要的科技信息资源、宝贵的科技文化财富，从而得到应有的保护和广泛的开发利用。

2.收集工作是科技档案工作的基础，是丰富库藏的重要手段

科技档案作为科技档案管理工作的物质对象，它并不是科技档案部门自己形成的，而是由各有关单位的科技业务或管理部门在相应的科技生产活动中形成的。只有通过收集工作才能将它们集中到科技档案部门，才能进一步进行科技档案的整理、鉴定、保管、统计，才能进一步进行科技档案信息资源的开发利用。因此，不论是对一个单位还是对整个国家来说，科技档案收集既是建立科技档案工作的基础，又是扩大科技档案存储规模、丰富库藏、发展科技档案工作的基本手段。

3 科技档案收集的要求

1.遵守国家的相关法律法规

首先，集中统一管理科技档案是《档案法》的明确规定。任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集，实行统一管理，这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础。其次，科技档案的具体收集工作，要符合档案法规、知识产权法规等有关规定。在市场经济的条件下，科技档案收集的范围必须与相应的所有权相适应，征集和征购科技档案必须以自愿为前提，且要处理好不同所有权的科技档案的收集工作，尽可能使科技档案信息资源在合法的原则下得到妥善保管，为国家和民族的长远利益服务。

2.遵循科技档案的自然形成规律

基层科技档案机构的收集，标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化；科技专业档案馆的收集，标志着科技档案运动进入到一个新的阶段。由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的，这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律。尤其是在基层企事业单位内科技文件的归档，实际上是相关科技生产活动的一个具体程序或一项工作内容。因此科技档案的收集工作，必须符合科技生产活动的规律和科技档案的形成规律，并据此确定适当的收集归档制度。这样，才能既保证科技档案的集中统一管理和科技档案的完整、安全，又不影响现行工作的秩序。

3.保证科技档案的完整、准确和系统

收集是保证科技档案质量的重要“关口”，只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用。所以，科技档案的收集必须把好质量关。科技档案部门除抓好科技档案的超前管理外，特别要加强接收归档文件的质量验收工作。为此，可以实行“成套科技文件参考表”、“科技档案质量检验单”制度，对准备入库科技档案逐项进行严格的质量验收，发现问题，及时解决。待问题解决后，才能接收入库。

4 科技档案收集的环境

科技档案收集，归根到底，是科技档案部门从科技业务部门与管理部门收集来的。因此，做好科技档案收集工作，就不仅仅取决于科技档案部门，科技部门的科技生产活动的状况也是影响科技档案收集的重要因素，是科技档案收集工作的外部环境。按照系统管理的理论，研究并分析收集工作的外部环境及其环境因素，对于做好收集工作也是必不可少的。在一般情况下，主要有以下一些环境因素影响科技档案的收集工作。

1.科技管理水平

科技管理水平不高，就会出现不遵循客观规律，不按科学程序办事的情况。十年动乱期间的“边设计、边施工、边使用”就是如此。这样必然会造成应当产生的科技档案没有产生。

2.科技管理人员和业务人员的档案意识

如果科技管理人员和业务人员的档案意识不强，只重视物质形态的“硬成果”而不重视知识形态的“软成果”，或只重视“软成果”中的总结性材料，而不重视原始记录性材料，那就会使一部分应归档的科技文件，在其产生之后由于没有妥善的保存，而无法收集齐全。

3.科技政策法规的影响

我国的科技法规以及配套政策的贯彻与实施，也将对科技档案的收集工作带来很大的影响。

科技档案部门应当自觉地去了解和掌握环境情况，力所能及地改善环境条件，为做好收集工作创造一个良好的外部环境。