科技档案——协助、指导科技文件归档

科技文件归档，是科技文件工作的最后一个环节，也是科技文件转化为科技档案的“关口”。为了保证归档文件的质量和安全，科技档案部门必须积极协助、科学指导，并把科技文件归档与科技档案收集紧密结合起来。在此过程中，核心内容是建立健全科技文件归档制度。科技文件归档制度既是科技业务部门进行科技文件归档的基本规范，也是科技档案部门协助、指导科技业务部门做好归档工作的依据。因此，在一个单位内部，归档制度具有双重性质，它既是一项科技管理制度，又是一项科技档案管理制度。

1 制定科技文件归档制度的要求

建立健全科技文件归档制度，对做好科技文件归档工作、保证归档文件的质量有着重要的意义。科技文件归档制度中的有关规定，是否科学和切实可行，将直接影响归档工作的顺利进行和归档文件的质量。为此，国家和各专业主管机关对建立健全科技文件归档制度提出了基本要求，各基层企事业单位，在制定本单位归档制度时，要遵循集中统一管理本单位科技档案的原则，认真贯彻国家和上级专业主管机关有关归档方面的规定，其具体要求是：

1.必须符合本单位科技生产活动和科技文件的实际状况

制定归档制度，一定要从本单位的实际出发，既要考虑本单位科技生产活动的性质、任务和特点，又要考虑科技文件的种类、内容和形成规律，不能盲目参照，生搬硬套。只有这样，归档制度才能切实可行。

2.必须与本单位其它相关的科技管理制度相协调

归档制度不是一项孤立的管理制度，而应该同其它各项有关的科技管理制度相衔接，使其成为本单位整个管理制度的有机组成部分。

首先，要与相关的科技管理制度（如课题管理、工程管理、设备管理等）相衔接，将有关科技文件的归档问题纳入到相关的管理制度中；其次，要与计划管理制度和有关的奖励制度相衔接，如把归档任务的完成和归档质量纳入计划管理制度，并且同有关人员的经济利益挂起钩来，以保证归档制度的正确贯彻执行；再次，要与科技人员的岗位责任制相衔接，把科技文件的归档要求纳入有关人员的岗位责任制；最后，要与标准化管理制度相衔接，把科技文件的归档问题纳入标准化管理。比如归档文件的完整性、准确性、系统性以及各种书写材料、幅面要求等，都应符合有关标准规定或者经本单位标准化部门的审查。

3.应该具有可操作性

科技文件归档制度作为指导归档工作的依据，必须明确、具体，便于贯彻执行。

4.应该具有群众性

归档制度的制定虽然以科技档案部门为主，但必须广泛听取各专业科技人员和有关科技领导的意见，使所定的归档制度符合客观实际，并有广泛的群众基础。

5.应该具有相对稳定性

归档制度要有一定的稳定性，不要随意变化，但这种稳定必须是相对的。当本单位的科技生产活动发生变化或有所调整时，相应的归档制度也应及时进行修改或调整。

2 制定科技文件归档制度的程序

制定科技文件归档制度，一般采用如下程序：

1.学习文件

在制定归档制度之前，有关人员要认真学习科技档案工作指导性和参考性文件，主要有《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、专业主管机关制订的科技档案管理办法、本单位的各项科技管理制度等。

2.调查研究

在学习有关文件的基础上，对本单位各部门的科技生产活动及其科技文件的形成过程和特点进行调查研究，尤其要有计划、有目的地听取有关人员对科技文件归档的意见。

3.拟定初稿

在科技档案工作基本原则的指导下，密切结合本单位科技生产活动的特点以及科技文件的形成规律，条理清楚、明确具体地拟定出本单位科技文件归档制度的条文，形成归档制度的初稿。

4.征求意见，修改、定稿

初稿拟定后，要就其内容的正确性、可行性，广泛征求科技文件形成者和利用者的意见。然后，汇总和鉴别各方面的意见，对归档制度的初稿进行修改，形成定稿。

5.审查批准，印发执行

归档制度定稿后，经有关会议和主管领导人批准，即可作为本单位的规章制度印发执行。

3 科技文件归档制度的内容构成

科技文件归档制度一般由归档范围、归档时间、归档份数、归档要求归档手续等组成。其核心内容是归档范围和归档时间。

1.归档范围

确定归档范围，就是确定一个单位内哪些科技文件应该归档。要根据科技档案的基本含义和本单位各科技生产活动的范围与任务，具体划定哪些科技文件应该归档，哪些科技文件不必归档。正确划定科技文件归档范围，是保证本单位科技档案完整的关键。

确定归档范围的标准是科技档案是否具有保存和继续使用的价值。这既包括在当前或一定时期内的依据和参考作用，也包括长远的历史价值。凡是直接记述和反映本单位科技生产活动的，具有现实和长远参考价值的科技文件，都应列入归档范围。确定归档范围的基本方法是：

（1）研究和分析本单位科技活动的范围，掌握本单位在科技生产活动中形成的科技文件的种类、成分，最终确定在归档范围中应该包括哪些方面的科技文件。

（2）掌握本单位基本职能活动，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体。首先保证在基本职能活动中形成的科技文件归档范围清楚、明确；然后再以基本职能活动为中心，研究和分析围绕基本职能活动所进行的其他科技生产活动所形成的科技文件，进而确定这些科技文件的归档范围。这样，就能既把握重点，又兼顾一般，所确定的归档范围主次分明。

（3）正确地划定本单位科技文件与科技资料、科技文件与政务文件的界限。在确定归档范围时，一方面要按照区分科技档案与科技资料的原则及方法，避免科技资料混入归档范围；另一方面要按照区分科技档案和文书档案的原则及方法，把政务文件剔除出来，另行归档。

（4）根据科技文件的保存价值，确定归档范围。把具有保存价值的科技文件划入归档范围，没有保存价值的科技文件则剔除出来，另行处理。

2.归档时间

正确规定科技文件的归档时间，对维护科技档案的完整与安全，确保科技部门以及科技档案部门的正常工作秩序，都有实际意义。各种科技文件的归档时间，应该根据科技文件的形成规律和特点来做具体规定。归档时间过晚，科技文件长期滞留在各部门或者人员手中，容易缺损或泄密，也会给文件的形成部门或人员造成负担，还会增加科技档案部门接收时的困难；归档时间过早，则会影响到文件利用部门对科技文件的使用，也会影响科技档案部门正常业务工作的开展。

综合各种科技生产活动的特点与科技文件的形成规律，其归档时间可划分为以下几种类型：

（1）按项目结束时间归档。这是指在一项科技生产活动（如一项工程设计、一个新产品开发或一项课题研究等）结束后归档，主要适用于周期不太长（可以一年为界限）的科技生产活动或者专业性技术会议、学术会议等。按项目结束时间归档，符合科技生产活动的自然进程，易于保持科技文件的完整，并使归档工作和相应科技生产活动的总结收尾工作同步。

（2）按工作阶段归档。周期较长的科技生产活动形成的科技文件，可以按形成阶段归档。当一项科技生产活动按照其工作程序完成一个工作阶段后，即可将该阶段形成的科技文件整理归档。比如，在一项重点工程或一个复杂的新产品设计活动中，可按可行性研究阶段、初步设计阶段、施工图或工作图设计阶段等，分别进行归档。这种归档时间，主要是为了方便科技部门的工作和便于保护科技档案。有些科技生产活动，由于时间跨度比较长，如果不分阶段或程序，而等到活动完结后归档，大量的科技文件长期地散放在形成部门，无疑对形成部门是个负担，而且不利于维护科技文件的完整和安全。所以，对形成周期较长的科技文件，按阶段归档是必要的。

（3）按子项结束时间归档。大型设计项目或科研课题项目，不仅进行的周期较长，而且每个项目往往由若干个子项（单项工程或子课题）组成。比如，一个大型钢铁联合企业的设计和施工，包括烧结、炼铁、炼钢、轧钢等多个单项工程。这些单项工程作为整个工程的组成部分，在工作进展上常常是不平衡的。因此，为了保证工作正常进行和科技档案的完整、系统，当一个子项结束后，即可将其形成的科技文件先行归档。

（4）按年度归档。这是在每年的初始阶段，将上一个年度形成的科技文件整理归档，主要适用于年度特征明显的气象、水文等自然观测活动中形成的科技文件。此外，作为科技档案归档保存的科技管理性文件一般也按年度进行归档。

（5）随时归档。主要适用于下列三种情况：

一是科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位。这些单位为了保证科技文件的积累、复制和传递，常常对设计图样随设计随归档随复制随传递，而不等项目设计完毕，甚至不等一个设计阶段完毕。

二是机密性强的科技文件。由于保密的需要，要求相关科技文件随时形成，随时归档。

三是外来文件。如外购设备的随机文件，委托外单位设计的文件等。要求在收到文件时立即归档，然后再按规定提供给有关部门使用或者将复制件提供使用

3.归档份数

在归档制度中，应对科技文件的归档份数作出原则的规定。归档份数应适当合理，归档份数过多，会造成人力物力的浪费，不利于管理工作；归档份数过少，则不能满足利用需要，也不利于保护科技档案。原则上，凡是需要归档的科技文件，一般归档一份；但重要的、使用频繁的、需要汇总上报的或移交科技专业档案馆的、原件不允许外借的，则应当酌情多归档几份。因此，确定科技文件的归档份数不宜笼统，也不能按套作出统一规定，而应根据不同文件的具体情况和客观需要，分门别类地作出规定，只有这样才符合工作需要，也便于贯彻执行。比如，基建工程设计文件，其设计依据性文件往往只有一份，也只能归档一份；但施工图样，却可根据需要，除底图归档外，还可以归档若干份蓝图。又如科研课题的文件，原始记录只有一份，也只能归档一份；而课题报告却有足量的副本，可根据实际需要归档一份或几份。

4.归档要求

归档要求的提出，是确保科技文件质量的直接手段。归档要求因具体单位和各种科技文件的不同而不尽一致。最基本的要求，主要有以下几个方面：

（1）由科技业务部门或有关科技人员负责归档工作，科技档案部门进行指导和协助。这是由科技生产活动的特点、科技文件的形成规律以及科技档案管理的需要所决定的。

（2）归档文件在内容与形式上要达到“档案化”的标准。这主要是指归档文件应当做到内容完整、字迹工整、图形清晰、材料优良，有利于长久保存。

（3）归档的科技文件必须经过系统整理。凡是需要归档的文件，由科技部门及其有关人员收集齐全，核对准确，并加以系统整理，组成案卷，方可归档。

（4）实行科技文件归档审签制度。为确保归档文件的完整和系统，凡需要归档的科技文件，都应经过项目负责人审定和有关领导人审批签字。为此，有必要建立和健全科技文件归档审批表制度。审批表的内容主要包括：归档文件的项目名称、项目代号、归档文件形成时间、项目主要责任人、归档文件完整情况评价、审批人签字和日期等。归档审批表，须同归档文件一起移交给科技档案部门。

5.归档手

（1）编写归档文件的简要说明。为了便于对归档文件进行检查和验收，有助于日后的管理和使用，在归档时，应由有关的归档人员编写归档文件简要说明。其内容包括：本项目的名称和代号，项目的任务来源和工作依据，本项目的科技水平、质量评价和技术经济效益，项目科技文件完整、准确、系统的状况及价值说明，项目主持人和参加人姓名和分工，归档文件整理人和说明书撰写人姓名、日期等。

（2）填写归档文件移交清单。移交清单，也可称移交目录或清册，是科技文件归档和接收的凭证。它由科技档案部门设计，归档者填制一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留一份，以备查考。

科技文件归档，是科技文件工作的最后一个环节。归档的结束，也使科技文件完成了向科技档案的转化。科技档案部门至此也完成了以检查、监督、协助、指导为主要内容的科技档案超前管理，此后便真正开始科技档案的诸项管理了。