科技档案——协助、指导科技文件整理

在科技文件形成、积累以后，特别是在归档准备过程中，为了确保归档文件的系统和完整，科技档案部门应根据本单位科技活动的特点和科技文件形成的具体情况，协助、指导科技部门和科技人员做好科技文件归档前的整理工作。科技文件整理工作的主要内容包括：对形成的科技文件进行鉴别，把鉴别后的科技文件组成案卷，对组成的案卷进行编目。

1 科技文件鉴别

科技文件鉴别工作的主要内容包括：归档文件完整性鉴别、准确性鉴别、属性鉴别、保存价值与密级的鉴别。

1.完整性鉴别

维护科技档案的完整，是科技档案管理的一项基本要求。实现这一要求，应该从科技档案的前身抓起，做好归档文件完整性的鉴别工作。具体来说，在科技文件整理、归档之前都应按科技生产活动项目收集齐全、完整成套，不能缺项；在一套科技文件内，整套科技文件应该能够完整地反映该项科技生产活动的全部内容和历史过程，其中既有原始性或者依据性文件，又有中间性及结果性文件，不能缺张少页。科技档案部门应根据科技生产活动的专业性质以及内容，认真进行检查并协助、指导科技部门做好归档文件完整性的鉴别工作。

2.准确性鉴别

维护科技档案的准确性，也是科技档案管理的一项基本要求。实现这一要求，保证归档文件的准确性是一个重要方面。围绕一项独立的科技生产活动形成的一套科技文件，只有达到两个“一致”才算准确，一是科技文件同它所记述和反映的科技实体对象或科技生产活动过程一致；二是同一个项目的科技文件相互之间在内容上应该一致，不能前后矛盾，如底图和蓝图应保持一致，成果报告和实验记录或阶段小结应保持一致等。由于科技部门及科技人员最熟悉科技文件的形成规律或内容，因此由他们进行科技文件准确性的鉴别最为适当，而科技档案部门则应给予必要的协助。

3.属性鉴别

即判断文件及相关材料的性质归属。一般来说，主要是进行科技文件、政务文件、科技资料的鉴别区分。科技档案部门要协助和指导科技部门，把三者区分清楚，以便挑选出真正的科技文件整理归档。由于科技档案是由科技文件转化而来的，因此，科技档案与文书档案的区分、科技档案与科技资料的区分，同样适用于科技文件与政务文件的区分以及科技文件与科技资料的区分。这里不再赘述。

4.密级鉴别

即审查确定应该整理、归档的科技文件的机密等级。由于科技文件的性质、作用和重要程度不同，为了便于保管和利用，应该确定科技文件的密级，以便根据不同的密级分别组成案卷。在科技文件的密级划分上，应以国家相关法规和政策以及本单位的保密规定等为依据，结合本专业、本单位划分密级的原则和要求，由项目负责人组织进行，科技档案部门予以协助和指导。目前，常用的密级有三种，即绝密、机密和秘密。

5.保管期限鉴别

归档的科技文件应该是具有保存价值的文件。因此，归档之前，要根据归档制度的有关规定和科技文件的具体情况，鉴别科技文件是否具有保存价值，从而确定哪些文件应该整理归档，哪些文件不必归档，而且对应该归档的科技文件，还应根据其保存价值的大小确定保管期限。保管期限通常有永久、长期和短期三种。确定科技文件保存价值以及保管期限，是归档的要求和组成案卷的前提条件。科技档案部门应主动参与这项工作，从科技档案和科技档案管理的角度出发，向相关部门或人员传授科技文件价值鉴别工作的有关规定、原则和方法，提供科技档案保管期限表，并给予一定的指导

2 案卷组织

归档的科技文件不应是杂乱无章的堆积，而应该经过系统整理，组成案卷。案卷组织是科技文件整理工作的核心内容，这项工作由有关的科技部门承担，科技档案部门履行监督、指导的职责。

1.案卷与案卷组织的要求

案卷是一组具有有机联系的、数量适度的、价值和密级基本相同的科技文件的集合体。它的基本特征体现在质和量两个方面：从质的方面看，案卷是一组具有有机联系的科技文件；从量的方面看，案卷内的科技文件有一个相对的数量界限。在案卷组织时，必须按以下四点要求进行。

（1）案卷是一组具有有机联系的科技文件的组合。“有机联系”是案卷质的特征，它不能是内容毫不相关的一堆文件的随意组合，这是案卷组织的基本要求。如何确定科技文件之间是否具有有机联系呢？方法就是看这些科技文件是不是在一个项目中形成的，如果是，这些文件之间就有联系；如果不是，这些文件之间就没有联系。因此，一个案卷所包括的科技文件必须是在一个项目中形成的。

（2）案卷内科技文件的数量要适度。作为案卷，既要有质的要求，也要有量的规定。这是因为“有机联系”的范围伸缩性很大。比如，一架飞机在研发、生产过程中，仅形成的图纸就有上万张。显然，这上万张图纸组成一个案卷是难以想象的，既不便于管理，也不便于利用。因此，组织案卷除了要保持科技文件之间的有机联系外，还必须有一个量的界限，这就是案卷的组合度。

所谓组合度，一般表现为案卷的厚度，而厚度则是由科技文件的张数决定的。由于科技文件的载体复杂，案卷的形式多样，因此组成案卷的数量界限只能是相对的。具体操作时，可按国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定，依科技文件的具体情况确定。一般卷夹的厚度为20mm，卷盒的厚度则有20mm，30mm，40mm，50mm，60mm五种。

（3）案卷内科技文件的保存价值和密级应基本一致。科技文件整理的目的是便于管理和利用。从这一角度来考虑，这一要求是必不可少的。

在一般情况下，一个案卷，既是一组具有有机联系的文件，也是一组保存价值和密级相同的文件，三者基本上是一致的。但是，这也不是绝对的。这是由于保持“有机联系”和“区分价值”、“划分密级”是从三个不同的角度提出的要求，其衡量标准不可能完全一致。解决这个矛盾一般应以保持有机联系为主，在维护有机联系的前提下，再考虑按不同价值和密级组织案卷；如果因为区分价值和密级而有损于保持科技文件的有机联系，那么就不要硬性分开，其价值和密级按“就高不就低”的原则确定，即价值小的服从价值大的，密级低的服从密级高的。

（4）案卷应力求整齐美观。案卷既是科技业务部门归档的成果，也是科技档案部门管理科技档案的基本单元。不论是科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计工作，还是科技档案的著录检索、提供利用工作，都是以案卷为基本单位进行的。因此，组织案卷是一项基本功，不仅要注重它内在的有机联系和价值、密级的划分，而且要做到整齐美观，便于管理和使用。

2.组织案卷的方法

一个案卷所包含的科技文件必须是在一个项目中形成的；反过来，一个项目形成的科技文件是否只能组成一个案卷呢？答案显然是否定的，因为一个项目形成的科技文件超过案卷组合度的情况是非常普遍的。如何将一个项目形成的科技文件组成多个案卷呢？

（1）按结构组织案卷。主要适用于机械产品和设备类科技文件。其做法是：按照机械产品和设备的部件或系统将科技文件分别组成案卷。比如，一台车床，是由床身、传动机构、变速机构、进给箱、电气系统、润滑系统等部分组成。各组成部分的科技文件，各自是一个有机的整体，即可分别组成案卷。

（2）按子项或子课题组织案卷。按子项组织案卷，主要适用于基本建设工程类科技文件。其做法是：按照基本建设工程的子项将科技文件分别组成案卷。比如，某学校基本建设工程由行政楼、教学楼、实验楼、学生宿舍、图书馆、体育馆等子项组成，各子项的科技文件，各自具有更密切的有机联系，即可分别组成案卷。

按子课题组织案卷，适用于科研课题文件。大的科研课题常常是由若干个子课题构成，每个子课题的科技文件具有更密切的联系，可分别组织案卷。

（3）按工序或阶段组织案卷。这是根据科技生产活动的程序，把反映同一程序或过程的科技文件组成一个案卷。这种方法适用性较广。比如，工艺文件可以按加工工序的不同，组织相应的案卷；科研、设计文件，可以按科研、设计阶段组织案卷；产品文件可以按生产流程组织案卷；地质勘探文件可按踏勘、初探等工作进程组织案卷。

（4）按专业组织案卷。这是按照科技文件内容所涉及到的专业，来分别组成案卷。比如，一个机械产品的工艺材料，可以按铸造、锻造、热处理、焊接、电镀、油漆等不同专业，分别组成案卷；工程设计和基本建设工程的图样文件，可以按土建、结构、水暖、通风、电气等不同专业，分别组成案卷。

（5）按问题组织案卷。这是按照科技文件反映的不同问题，分别组织案卷。比如，某项综合调查或考察、某个专业讨论会、某方面的合理化建议等，均可按照调查或考察、讨论和建议中的不同问题，将科技文件分别组成案卷。

（6）按名称或文件性质组织案卷。前者是按照科技文件的不同名称，分别组织案卷。这种方法适用于所含内容都十分明确的科技文件。比如，设计任务书、计算书、说明书、工程预算或决算、学位论文等，可以分别组成案卷。后者是按照科技文件的不同性质，如原始基础性文件、中间过程性文件、成果性文件等，分别组织案卷。

（7）按地域组织案卷。这是按照科技文件所反映或形成的地域特征，分别组织案卷。主要适用于自然现象观测活动中形成的文件，如地质勘探文件、地形测量文件以及水文、气象观测文件等。

（8）按时间组织案卷。这是按照科技文件所反映或形成的时间特征，分别组织案卷。这种方法同样适用于自然现象观测活动中形成的文件。如气象预报，可按时间把一年内形成的气象月报集中在一起组成一个案卷；也可把一年内形成的月报和本年度的年报集中到一起，组成一个案卷。

（9）按责任者组织案卷。责任者，即作者，包括个人作者、集体作者或机构。按责任者组织案卷，就是把同一责任者形成的科技文件，单独组成案卷。比如，专家关于科学技术问题的建议、科学家考察报告、论文、专著手稿等，均可以按不同的责任者分别组成案卷。

以上所述的是组织案卷的基本方法。由于科技文件种类繁多，类型和载体复杂，在具体运用时，可根据科技文件的具体情况，选用既能保持科技文件的有机联系，又便于科技档案管理和使用的方法。

3.案卷内科技文件的排列

案卷内科技文件的系统排列，也是组织案卷的一项工作内容，其目的是为更好地保持和正确地反映案卷内科技文件之间的有机联系，便于日后的管理和查找利用。科技文件排列，必须遵循一定的原则：第一，遵循科技文件的自然形成规律，尽可能按自然形成过程进行排列；第二，充分考虑科技文件所反映的对象在结构上的隶属关系或工作程序上的衔接关系；第三，把握文件形成的重要程度。

（1）图样文件排列。图样在形成时，一般有两种情况：一种是形成时编制了图样目录；另一种是形成时没有编制图样目录。对于第一种情况，只需按已编制的图样目录顺序排列即可。对于第二种情况，排列图样有以下几种方法可供选择：

A.按隶属关系排列。主要适用于机械产品图样文件的排列。机械产品图样文件一般是运用结构特征组织案卷，同这种组织案卷的方法相适应，案卷内的图样文件可按“隶属关系”进行排列。其一般排列顺序是：总图在前，其他图样排后；部件图在前，分部件图和零件图排后，即按照总图→部件图→ 分部件图→零件图的顺序进行排列。如果按部件组织案卷，其排列顺为部件图→第一分部件图及其所属各零件图→第二分部件图及其所属各零件图→直属部件的零件图等。如果图样是按隶属编号法进行编号的，即可按图号依次排列。

B.按总体和局部关系排列。主要适用于基本建设工程图样文件的系统排列，其总的排序是：总体布置图→系统图→平面图（或立面图、剖面图）→大样图等，即总体性、综合性的图样在前，局部性的图样居中，细部的、大样性的图样在后。

C.按图幅比例进行排列。主要适用于大地和地形测绘、测量图样的系统排列。

D.按地区特征进行排列。主要适用于地质勘探图样、地震观测图样文件的系统排列。

E.按时间顺序排列。主要适用于某些自然现象观测图样，如水文观测图样、气象观测图样文件的系统排列。

（2）文字文件排列。案卷内科技文件如果单纯是文字文件，有以下几种排列方法可供选择。

A.按重要程度排列。一般是重要文件在前，次要文件在后。比如，在一个案卷内，既有成果性文件，又有原始记录和过程性文件，则根据重要程度排列的顺序为：成果文件→原始记录文件→中间性文件，这样不仅可以体现出科技文件的重要程度，而且也符合人们的查找利用规律。

B.按地区排列。根据科技文件的形成或内容所反映的地区特征，按顺序进行系统排列。

C.按时间排列。按科技文件的形成时间或其内容所反映的时间进行排列。

D.按科技文件之间的逻辑关系排列。这主要是指：对反映同一问题的来文和复文，正文和附件，正本和原稿的排列，一般应是复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，原稿在后。

（3）图文混合文件的排列。在由图样文件和文字文件混合组成的案卷中，其系统排列只要区分以下两种情况：

A. 如果案卷内的文字文件是对整个对象（如产品、工程、课题等）或整个案卷（如部件、专业等）或多份图样进行的总说明，则文字在前，图样在后。

B. 如果案卷内的文字文件只是对案卷内的某份图样文件进行补充或局部性的说明，这时，图样在前，文字在后。

3 案卷编目

案卷编目，是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的，它是科技文件归档前整理工作的一项重要内容。科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷的编目工作。

1.案卷编目的内容和要求

案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理的成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。案卷编目的内容包括：编页号，填写案卷内科技文件目录，填写备考表，填制案卷封面和脊背标签等。

案卷编目，是在案卷组织的基础上进行的，用以固定案卷组织的成果，便于日后案卷的管理和利用。因此，案卷编目应符合以下要求：

（1）要正确地反映案卷系统整理成果，揭示出案卷内科技文件的内容与成分，便于迅速、准确地查找和提供科技档案。

（2）要能够固定案卷内科技文件的排列顺序和位置，为日后科技档案管理提供基础，确保科技档案的完整与安全。

（3）使用语言、符号要标准化或规范化，文字简明、书写工整、字迹清楚。

2.案卷编目的方法

（1）编页号。编页号的目的是为了固定案卷内科技文件的排列顺序，便于确定案卷内科技文件的数量，便于保护和查找使用。其方法是：在案卷内科技文件排列顺序确定以后，统一采用阿拉伯数字从“1”开始依次标注。某些科技文件，如成套图样、说明书、计算书、论文等，在编制时已经编有页号，就不必另行重复编号。只有在案卷内科技文件没有统一顺序号，或者编号顺序不连贯，或者排列次序有了变动及出现误差时，才需要编页号或重新编页号。页号位置：单面书写的科技文件在右下角编页号；双面书写的科技文件，正面在右下角，背面在左下角。

（2）填写案卷内科技文件目录。案卷内科技文件目录，是案卷内每一份文字文件或每一张图样文件的明细表。它通常放在案卷内文件首页之前，对于管理和使用案卷具有重要作用。成套图样文件或科技文字文件，一般在编制时就有图样目录或文件目录，在编目时应尽量利用原有目录。如”起依次标注；文件编号，指该份果在科技文件形成时没有编制目录，或原有目录不适用时，则要编制或重新编制目录。

案卷内科技文件目录，其主要项目有：序号，指该份文字文件或图样文件在案卷内的排列序号，用阿拉伯数字从“1”起依次标注；文件编号，指该份文字文件的文件号或图样文件的图号；责任者，指该份文件的编制单位或个人；文件题名，亦称文件标题；日期，指该份文件的编制日期；页次，指该份文件首页上标注的页号；备注等。

（3）填写备考表。备考表是用来记载和说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况的一种工具。它对于案卷的保管、使用、鉴定和统计都有一定的作用。

备考表一般置于案卷内文件尾页之后。其主要内容包括两部分：一部分是组织案卷时，案卷内科技文件基本情况的有关记载和说明，如图样文件、文字文件、照片材料等数量的记载，以及归档单位或案卷组织者对案卷内科技文件完整、准确性的说明。这部分内容由整理人员填写。另一部分，是科技文件归档后，在科技档案日常管理工作过程中，对有关该案卷变化情况的记载和说明，如缺损、修改、补充、移出或销毁等需要说明的情况。这部分内容由科技档案部门填写。

（4）编制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介绍案卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。它不仅对案卷的查找和利用起到一个检索入口的作用，同时又对案卷内的科技文件起着外壳保护作用。封面编制的质量和水平，将直接影响到对科技档案著录和检索工具的编制，关系到科技档案的保管和开发利用。所以，编制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容。

案卷封面可采用外封面和内封面两种形式。外封面印制在案卷的正表面，内封面排列在案卷内目录之前。但这两种不同形式的封面，其内容项目是一致的。

案卷封面的内容项目，主要由三部分组成：

A.案卷题名。又称案卷标题，是案卷内科技文件的综合名称，用来概括地反映案卷的内容与形式特征，也是日后管理科技档案的依据。因此，案卷题名是案卷封面的核心内容，应置于封面的中心突出部位。

在结构上，案卷题名一般由三个部分组成：一是项目名称，即案卷内科技文件所属工程、产品、课题或设备等的名称或代号；二是案卷内科技文件的内容特征，如机械产品某组成部分的文件（结构特征），工程设计某设计阶段的文件（阶段特征），等等；三是科技文件名称特征，即文种，如装配图、明书、计算书、实验记录、成果报告、学位论文等。

拟制案卷题名，要注意做到文字简练、表达准确，但也要注意完整性，能够恰当地揭示案卷内文件的内容和成分。

案卷名称，举例分析如下：

B.案卷管理性内容项目。包括：编制单位（责任者），指案卷内科技文件的形成单位或主要责任者；编制日期，指案卷内科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填写经鉴别划定的保管期限；密级，根据保密规定填写。这些项目，填写在案卷封面的下半部。

C.档号项。包括：档号，即本案卷的科技档案号，由分类号和案卷排列顺序号组成；档案馆（室）号，填写国家给定的本档案馆（室）的编号；缩微号，填写缩微时给定的本案卷的编号。

（5）填写案卷脊背标签。脊背标签是管理和使用案卷的必备工具。其项目有案卷题名和档案号。