第一条 为了做好我市数字照片的收集、归档与管理工作,按照《西安市电子文件归档与电子档案管理细则》第十二条第(二)款关于“其他属性电子档案档号以此类推，具体方式另行规定”的要求，根据《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）、《照片档案管理规范》（GB／T 11821—2002）、《档案著录规定》（DA／T 18—1999）等标准，结合本市实际，制定本规定，作为《西安市电子文件归档与电子档案管理细则》的补充。
第二条 本规定规定了数字照片（含数码照片和纸质照片、胶卷的扫描件）归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。
第三条 本规定适用于本市各级党政机关、人民团体，国有企事业单位可参照执行。
第四条 下列术语和定义适用于本规定。
数字照片：用数字成像设备拍摄获得的，以及以扫描纸质照片及其胶片方式获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
数字照片档案：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值且归档后的数字照片。数字照片档案由数字照片、EXIF信息和文字说明组成。
EXIF信息：数码成像设备在拍摄过程中采集的并保存在数码照片内的一组参数。EXIF（可交换图像文件）是一个关于存储和交换数码相机图像文件信息的标准，可以记录数码照片的属性信息和拍摄信息，也就是EXIF信息，主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。
亮度：画面的明亮程度。
对比度：对某一设备或环境而言的最亮的白色和最暗的黑色之间的光强度的比例。
饱和度：色彩的纯度。
分辨率：单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
图像压缩：消除图像冗余或对图像近似的任一种过程，其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
JPEG：由ISO/IEC联合图像专家组制定的适用于连续色调（包括灰度和彩色）静止图像压缩算法的国际标准。JPEG格式是目前所有通用格式中压缩率最高的格式，图像质量多数情况下均可接受，并且使用范围最广，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。从存储空间及传输效率考虑，适合于色彩复杂图像的压缩存储。
TIFF：一种基于标记的不丢失信息的无损压缩格式。TIFF是一种灵活的位图图像格式，存储的图像细微层次的信息较多，图像质量较高，适合于色彩单一图像的压缩存储，并适用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。
照片组：有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数字照片为一个照片组。
第五条 数字照片分辨率应符合下列要求
（一） 采用数码相机拍摄方式，应不小于1000万像素。
（二） 采用照片扫描方式，当照片小于或等于10英寸时，分辨率应不小于600dpi;当照片大于10英寸时，分辨率应不小于300dpi.
（三）采用底片扫描方式，当底片小于或等于120毫米时，分辨率应不小于2400dpi;当底片大于120毫米时，分辨率应不小于1200dpi。
扫描后的图像文件应存为TIFF格式或JPEG格式（压缩率为100%）。
第六条 数字照片的归档范围
（一） 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数字照片。
1、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数字照片。
2、本单位组织或参加的重要活动的数字照片。
3、反映本单位重点工程项目、重点科研项目的数字照片。
4、本单位本系统劳动模范、先进人物及其典型活动的数字照片。
5、本单位荣获的荣誉性奖状、证书、锦旗的数字照片。
6、本单位历届领导班子成员的数字照片。
（二）记录本单位本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数字照片。
（三）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数字照片。
（四）其它具有保存价值的数字照片。
第七条 数字照片档案的保管期限
数字照片档案的保管期限按照数字照片的价值划定为永久或定期，其中定期一般为30年或10年。
第八条 数字照片的归档时间
数码照片在拍摄完成后，纸质照片在扫描成数字图像后，应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。
第九条 数字照片的归档要求
（一）归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，一般不能进行修改。经过添加、合成、挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。
应归档的数码照片的属性信息（元数据）应齐全，特别是“标题”、“主题”、“标记”、“备注”内容及拍照者信息要齐全。拍照者不能在属性信息框中输入前述信息的，要在照片下方对话框中输入有关内容信息。
（二）对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，并且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。
（三）归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式进行归档。
（四）归档的数码照片和照片组应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片或照片组所反映的主要内容。
（五）数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。在线归档时，应同时进行离线归档。
（六）归档时，应对数码照片进行真实、完整、可用、安全方面的鉴定和检测。
（七）具有永久保存价值的数码照片，应转换出一套纸质照片同时归档。
（八）扫描型照片归档参照前六款要求。
第十条 数字照片档案的整理和著录
（一）分类和排列
1、在同一全宗内，数字照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。
2、同一照片组内的数字照片档案按形成时间或重要程度排列。
（二）命名
数字照片档案的存储文件名采用“保管期限-年度-照片组号-照片号 .文件格式”命名。
保管期限：分别用“Y”、“C”、“D”代表永久、30年（长期）、10年（短期）。
年度：为4位阿拉伯数字。
照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。
照片张号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数字照片从“0001”开始顺序编号。
例如：2012年某单位（全宗号为15）拍摄的一组某工作会议的数码照片为2012年第一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片档案的存储文件名为：ZP-J015-Y-2012-0001-0001.jpg。
（三）著录
数字照片档案的基本著录要求可参照《照片档案管理规范》GB/T 11821-2002中5.5.1的规定。其中，数字照片档案的著录项目见附件1（用EXCEL表格形式著录成机读目录），建立数字照片档案目录数据库时可参见附件2。
第十一条 数字照片档案的存储和保管
（一） 数字照片档案应存储在安全、稳定、可靠且兼容性好的文件系统或数据库系统等数据存储管理系统，以及符合要求的脱机存储载体中。
（二） 数字照片档案的存储结构
数字照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行分类存储。一般应在计算机硬盘建立“数字照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层级文件夹，并以保管期限和年度命名层级文件夹；在年度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹，并以该组组号加组名（即数字照片主要内容或者事由）命名组文件夹，组号与组名之间加“-”。
例如：某单位的数字照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下，2012年该单位拍摄的一组某工作会议的数字照片为2012年第一组照片，保管期限为“永久”，则该组数字照片应存放在以下路径下：
D：数字照片档案永久20120001-某工作会议
（三）文字说明的存储
文字说明可采用TXT文件形式或数据库的形式保存。若采用TXT文件形式，单张照片说明应保存在该张照片所属照片组的组文件夹下，该组文件夹内所有照片的文字说明应保存在一个TXT文件中；组说明应保存在该组照片形成年度的年度文件夹下，该年度文件夹内所有照片组的组说明应保存在一个TXT文件中。
（四） 脱机存储载体
1、数字照片档案应存储在耐久性好的载体上，一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时可复制第三套用于异地保存。
2、存储载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。推荐使用档案级可记录光盘（DVD-R）。不能用软磁盘、移动硬盘作为数字照片档案长期保存的载体。
3、存储数字照片档案的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、密级、保管期限、存入日期等。
4、光盘等物理载体数据组织方法及光盘等物理载体标注的方法见《西安市电子文件归档与电子档案管理细则》第十四条之规定。其中，物理载体中“电子档案”文件夹下的档案存储结构为：保管期限年度照片组-组名照片。
以光盘等物理载体为单位，填写《电子档案登记表》，并打印成纸质后同该物理载体一同保存。
（五）保管方法
数字照片档案的保管除应符合纸质档案的保管要求外，还应符合以下条件：
1、 存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。
2、 单片载体应装盒，竖立存放，并且避免挤压。
3、 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
4、 环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。
（六） 定期检验
对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
第十二条 数字照片档案的利用和销毁按照《西安市电子文件归档与电子档案管理细则》第三十二条、第三十三条之规定执行。
第十三条 本规定由西安市档案局负责解释。
第十四条 本规定自2012年9月1日起执行。
附件：1、数字照片档案机读目录项目及说明
2、数字照片档案目录数据库结构及字段表
