第一条 为了做好我市音视频电子文件的收集、归档与管理工作,按照《西安市电子文件归档与电子档案管理细则》第十二条第(二)款关于“其他属性电子档案档号以此类推，具体方式另行规定”的要求，根据《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）、《档案著录规则》（DA／T 18—1999）等标准，参照《照片档案管理规范》（GB／T 11821—2002），结合本市实际，制定本规定，作为《西安市电子文件归档与电子档案管理细则》的补充。
第二条 本规定规定了音视频电子文件归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。
第三条 本规定适用于本市各级党政机关、人民团体，国有企事业单位可参照执行。
第四条 下列术语和定义适用于本规定。
音视频电子文件：是指数字录音成像设备形成的，依赖计算机等数字设备阅读、视听、处理，并可在通信网络上传送的数字音频文件和数字视频文件。
音视频电子档案：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，具有保存价值且归档后的数字音频文件和数字视频文件。音视频电子档案由音视频电子文件、元数据和文字说明组成。
音视频文件组：具有密切联系的若干件音频文件或视频文件的集合。如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干件音频文件（视频文件）为一个音频文件组（视频文件组）。
第五条 音视频文件的归档范围
（一） 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的音频文件或视频文件。
1、记录领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的音频文件或视频文件。
2、记录本单位组织或参加的重要会议、重要活动的音频文件或视频文件。
3、反映本单位重点工程项目、重点科研项目的音频文件或视频文件。
4、记录本单位本系统劳动模范、先进人物及其典型活动的音频文件或视频文件。
5、记录本单位荣获荣誉性奖状、证书、锦旗等活动的音频文件或视频文件。
（二）记录本单位本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的音频文件或视频文件。
（三）其它具有保存价值的音频文件或视频文件。
第六条 音视频电子档案的保管期限
音视频电子档案的保管期限按照其价值划定为永久或定期，其中定期一般为30年或10年。
第七条 音视频电子文件的归档时间
音视频电子文件在形成后应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。
第八条 音视频电子文件的归档要求
（一）归档的音视频电子文件应是用数字录音成像设备直接录音拍摄形成的原始音频、视频文件。经过添加、合成等修改内容、颠倒时序的处理过的音视频电子文件不能归档。
应归档的音视频电子文件的属性信息（元数据）应齐全，特别是“标题”、“标记”、“备注”内容及摄录者信息要齐全。摄录者不能在属性信息框中输入前述信息的，要在音视频文件图标下方对话框中输入有关内容信息。
（二）记录活动主要场景、重要人物、完整程序的音视频文件均应收集归档，具有相同场景或内容的挑选一件归档即可。
（三）归档的音视频文件应具备必要的品质，音频文件采样频率不低于44.1KHZ，视频文件比特率不低于8Mbps。
（四）归档的音频电子文件应为WAV、MP3等通用格式,归档的视频电子文件应为MPEG、AVI等通用格式。其它格式的音频、视频电子文件，应在保证其属性信息（元数据）不丢失的前提下，转换成通用格式进行归档。不能转换的，连同其打开软件一并归档。
（五）归档的音视频电子文件和文件组应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄录者等要素，概括揭示该件音频、视频文件或文件组所反映的主要内容。
（六）音视频电子文件可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。在线归档时，应同时进行离线归档。
（七）归档时，应对音频文件、视频文件进行真实、完整、可用、安全方面的鉴定和检测。
第九条 音视频电子文件的归档整理和著录
（一）分类和排列
1、在同一全宗内，音视频档案按“保管期限-年度-文件组”分类。
2、同一文件组内的音视频档案按形成时间或重要程度排列。
（二）命名
音视频档案的存储文件名采用“保管期限-年度-组号-件号 .文件格式”命名。
保管期限：分别用“Y”、“C”、“D”代表永久、30年（长期）、10年（短期）。
年度：为4位阿拉伯数字。
组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的文件组从“0001”开始顺序编号。
件号：为4位阿拉伯数字，同一文件组内的音视频文件从“0001”开始顺序编号。
例如：
1、2012年某单位（全宗号为15）录音的一组某工作会议的音频文件，为2012年第一组音频文件，保管期限为“永久”，存储格式为MP3。则该组第一件音频档案的存储文件名应为：LY-J015-Y-2012-0001-0001.MP3。
2、2012年某单位（全宗号为15）录像的一组某工作会议的视频文件，为2012年第一组视频文件，保管期限为“永久”，存储格式为AVI。则该组第一件视频档案的存储文件名应为：LX-J015-Y-2012-0001-0001.AVI。
（三）著录
音视频档案的基本著录要求可参照《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）中5.5.1的规定。其中，音视频档案的著录项目见附件1（用EXCEL表格形式著录成机读目录），建立音视频档案目录数据库时可参见附件2。
第十条 音视频档案的存储和保管
（一） 音视频档案应存储在安全、稳定、可靠且兼容性好的文件系统或数据库系统等数据存储管理系统，以及符合要求的脱机存储载体中。
（二） 音视频档案的存储结构
音视频档案采用建立层级文件夹的形式进行分类存储。一般应在计算机硬盘建立“音频档案”和“视频档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层级文件夹，并以保管期限和年度命名层级文件夹；在年度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹，并以该组组号加组名（即音视频档案主要内容或者事由）命名组文件夹，组号与组名之间加“-”。
例如：
1、某单位的音频档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下，2012年该单位录音的一组某工作会议的音频文件为2012年第一组音频文件，保管期限为“永久”，则该组音频文件应存放在以下路径下：
D：音频档案永久20120001-某工作会议
2、某单位的视频档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下，2012年该单位录像的一组某工作会议的视频文件为2012年第一组视频文件，保管期限为“永久”，则该组视频文件应存放在以下路径下：
D：视频档案永久20120001-某工作会议
（三）文字说明的存储
文字说明可采用TXT文件形式或数据库的形式保存。若采用TXT文件形式，单件音视频文件说明应保存在该件音视频文件所属文件组的组文件夹下，该组文件夹内所有音视频文件的文字说明应保存在一个TXT文件中；组说明应保存在该组音视频文件形成年度的年度文件夹下，该年度文件夹内所有文件组的组说明应保存在一个TXT文件中。
（四） 脱机存储载体
1、音视频档案应存储在耐久性好的载体上，一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用必要时可复制第三套用于异地保存。
2、存储载体按优先顺序依次为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。推荐使用档案级可记录光盘（DVD-R）。不能用软磁盘、移动硬盘作为音视频档案长期保存的载体。
3、存储音视频档案的载体或装具上应有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、密级、保管期限、存入日期等。
4、光盘等物理载体数据组织方法及光盘等物理载体标注的方法内容见《西安市电子文件归档与电子档案管理细则》第十四条之规定。其中，光盘等物理载体中“电子档案”文件夹下的档案存储结构为：保管期限年度文件组-组名音频或视频文件。
以光盘等物理载体为单位填写《电子档案登记表》，并打印成纸质后同该物理载体一同保存。
（五）保管方法
音视频档案的保管除应符合纸质档案的保管要求外，还应符合以下条件：
1、 存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。
2、 单片载体应装盒，竖立存放，并且避免挤压。
3、 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
4、 环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。
（六） 定期检验
对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
第十一条 音视频档案的利用和销毁按照《西安市电子文件归档与电子档案管理细则》第三十二条、第三十三条之规定执行。
第十二条 本规定由西安市档案局负责解释。
第十三条 本规定自2012年9月1日起执行。
附件：1、音视频档案机读目录项目及说明
2、音视频档案目录数据库结构及字段表
