第一条 为了加强全省新型农村合作医疗档案（以下简称新农合档案）科学化、制度化和规范化管理，维护新农合档案真实、完整和安全，更好地为农民群众提供服务，依据《陕西省档案条例》和《陕西省关于进一步加强新型农村合作医疗制度管理工作的原则指导意见》的有关规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条 新农合档案是指各级新型农村合作医疗管理、经办机构、定点医疗机构从事新型农村合作医疗管理各项活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子数据等不同形式和载体的历史记录。
第三条 新农合档案工作实行统一领导、分级负责制。
各级卫生行政管理部门负责本辖区范围内的新农合档案管理工作，其新农合管理机构形成的新农合档案应纳入同级卫生行政管理部门档案全宗集中管理；
县级卫生行政部门可在县（区）新农合管理、经办机构建立专业档案室，配备具有大专以上文化水平的专（兼）职档案管理人员，集中统一管理各自范围内形成的新农合档案。
各级定点医疗机构应将新农合档案纳入其机构档案全宗进行管理。明确新农合档案管理场所，配备具有大专以上文化水平的专（兼）职管理人员，管理好本定点医疗机构形成的新农合档案。
各级档案行政管理部门负责对新农合档案工作的监督和指导。
第四条 各级新型农村合作医疗管理、经办机构、定点医疗机构应按照《新农合管理、经办机构、定点医疗机构文件归档范围和保管期限表》（见附件）所列内容，本着“谁办理谁立卷、边办理边收集的原则”，将各自职责范围内形成的新农合文件，区分不同类别、不同年度和不同保管期限进行整理、排列后于第二年3月底前向本单位档案机构移交归档， 任何人不得据为己有或者拒绝归档。
第五条 归档的新农合文件应做到齐全完整、内容真实准确、规格统一、字迹工整，载体材料和书写材料应符合档案保管要求。列入“永久”、“30年”保管的新农合文件不得使用纯蓝墨水笔、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。
第六条 新农合档案原则上分为文书类、业务类、会计（基金会计）类、特殊载体四类。
第七条 新农合档案的保管期限划分为“永久”、“30年”、“10年”和“3年”（见附件）。
第八条 新农合档案的整理：
（一）文书类档案的整理：应按照《陕西省归档文件整理实施细则规则》要求，以件为单位按照年度—机构—保管期限或年度—保管期限分类方法进行分类、整理、装订、编号和排列。
（二）业务类档案的整理：应在同一个年度、月度内，按照住院补偿、分娩补偿、定额补偿、慢性病补偿、门诊补偿等不同属类，将每一属类内每一诊次所形成的全部文件做为一件，依照《新农合管理、经办机构、定点医疗机构文件归档范围和保管期限表》（见附件）所列文件名称顺序依次排列、装订后，按结算时间依次排列、编号。分类方法应采用“年度--属类--定点医疗机构”或“年度--定点医疗机构--属类”两种方法。
（三）会计（基金会计）类档案的整理：应按照《会计档案管理办法》要求，在同一个会计年度内，按照凭证、账簿、报告、其它等不同属类分别整理。
（四）特殊载体类档案的整理：新农合工作形成的奖牌、证书、锦旗以及照片（含底片）、录音带、录像带、磁盘等特殊载体类档案应按照《磁性载体档案管理与保护规范》和《照片档案管理规范》的有关要求分类排列、整理、编目存放，同时填写相应的参见号；
电子文件归档时应按照《电子文件归档与档案管理规范》有关要求，同时生成纸质文件一并归档整理、保存，其保管期限与相对应的纸质档案保管期限一致。
第九条 各级新型农村合作医疗管理、经办机构、定点医疗机构建立的档案室应满足档案安全保管基本要求，存放新农合档案柜架、库房应具备防盗、防火、放水、防鼠虫、防高温、防潮、防尘、防磁等防护措施，定期检查，确保新农合档案的完整与安全。
第十条 严禁擅自销毁新农合档案。销毁新农合档案应按以下程序办理：
（一）各保管单位应成立新农合档案鉴定销毁领导小组。其成员分别由分管档案工作的领导和分管新农合工作的领导，以及新农合业务工作人员、档案管理人员共同组成。
（二）对保管期限已满的新农合档案应逐卷、逐件进行鉴定并编制新农合档案销毁目录，经新农合档案鉴定销毁领导小组组长审核、签字后，由指定的监销人、经办人送指定地点集中销毁。
（三）新农合档案销毁目录应移交本单位档案室永久保存。
第十一条 新农合档案管理人员调离工作岗位时，应在分管部门领导的监督下办妥档案交接手续后再调离。
第十二条 各级新型农村合作医疗管理、经办机构、定点医疗机构应建立新农合档案查、借阅制度，严格履行查、借阅登记手续。外单位查、借阅新农合档案，应凭单位介绍信，经新农合主管单位领导批准，并办理登记手续后方可查、借阅。
查、借阅新农合档案时严禁在档案上勾划、涂改、标记、折叠、撤换、添加内容等。
第十三条 各级新型农村合作医疗管理、经办机构、定点医疗机构应积极利用现代化手段，建立新型农村合作医疗档案数据库，为统计汇总、分析决策、查找利用创造便捷条件。
第十四条 各级档案行政管理部门、卫生行政管理部门对新农合档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应按有关规定给予表彰、奖励。
对新农合档案管理工作中失职造成档案损毁、丢失的，应依照《中华人民共和国档案法》和《陕西省档案条例》有关规定进行查处。
第十六条 本办法由陕西省档案局、陕西省卫生厅负责解释。
第十七条 本办法自二○一○年一月一日起实施。
