第一条 为建立健全行政村档案工作，加强行政村档案的规范管理，更好地为行政村工作和农民服务，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局有关规定，并结合我省实际，制定《江西省行政村档案管理暂行办法》（以下简称《暂行办法》）。
第二条 行政村档案是指行政村及其社会组织和个人在履行职能、从事政治、经济、科学技术、文化教育等社会实践活动中直接形成的、具有查考保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 行政村应建立档案工作，所形成的档案实行集中统一管理的原则，任何团体和个人不得据为己有，确保档案安全、完整、规划和有效利用。
行政村档案工作应在村党支部（总支）、村委会领导下，明确一位领导分管，确定一名兼职档案员，业务上接受县（市、区）、乡镇档案管理部门的监督、指导。
第四条 行政村应有适当档案工作需要的档案存放室、装具和防火、防盗、防尘、防潮、防虫、防鼠等设施，经济条件好的行政村应配置现代化管理设备。
第五条 行政村从事档案工作的人员应具有高中以上文化程度，并经过县（市、区）以上档案行政管理部门业务培训。
第六条 每个行政村民委员会为一个立档单位，所形成的档案原则上自行保管，方便利用；保管条件暂不具备的，其档案可由乡镇档案部门代管。
第七条 行政村所办企业能构成立档单位的，其档案可以独立构成全宗，自行管理；不能构成立档单位的，以及改革调整中撤、停、并、转、拍卖企业，其档案移交行政村集中统一管理。
第八条 行政村应根据本《暂行办法》，搞好文件材料的收集、整理、鉴定、保管和利用工作。凡列入归档范围的文件材料均应归档保存，任何团体和个人不得私存。
第九条 文件材料归档的基本范围、档案分类及划定保管期限，按下列方法进行：
（一）文书档案
1、党群类
（1）本村党支部（总支）会议、民主生活会记录（永久）；工作计划、总结、重要的对外行文（永久）；党员名册、年报表（永久）；发展党员材料、党员培训、党员民主评议、党员组织介绍信存根（长期）。
（2）本村团支部会议记录、工作计划、总结（永久）；团员名册、年报表（永久）；团员培训、发展团员材料、团员组装介绍信存根（长期）。
（3）本村妇联组织在工作活动中形成的材料（重要的永久，一般的短期）。
（4）本村在历次政治运动中形成的重要文件（永久）。
（5）本村干部、村小组、村办企业干部、预备役、民兵名册（永久）。
（6）本村各种经济、协会组织形成的文件材料（重要的长期，一般的短期）。
（7）上级党委及所属部门下发的有关规章、制度、政策性文件（短期）。
2、村务类
（1）本村综合性计划、意见、总结、目标管理、制度、村规民约、会议记录、重要的请示、报告、汇报材料（永久）。
（2）本村换届选举会议记录、选民登记表、选票、选举结果文件材料（长期）。
（3）本村干部考核、工资福利、奖惩文件材料（永久）。
（4）创五好家庭、双文明建设模范表彰以及村民获县、乡镇先进劳模文件材料（长期）。
（5）本村区划、地名更改、大事记、村史、村机构沿革、家族谱、产权契据、财产清册、基本情况综合统计表册（永久）。
（6）本村军烈属、救灾抚恤等文件材料（永久）。
（7）本村有关劳务输出、义务工，以工代赈、文教、卫生、宗教、治安环境保护等文件材料（长期）。
（8）社会综合治理、解决纠纷等文件材料（重要的长期，一般的短期）。
（9）本村村务公开有关的文件材料（重要的长期、一般的短期）。
（10）有关抗洪抢险，重建家园，重大事件处理，上级派出工作组调研、总结等材料（永久）。
（11）有关村民家庭成员、经济状况、奔小康、精神文明建设评选等材料按专门档案收集整理（重要的长期，一般的短期）。
（12）本村土地管理重要文件材料（永久）。
（13）本村计划生育管理重要文件材料（永久）。
（14）本村人口、土壤普查重要文件材料（永久）。
（15）本村有关村办企业管理重要文件材料（长期）。
（16）上级针对本村人事任免、表彰、奖惩的通知、通报、决定、批复、意见（永久）。
3、生产经营类
（1）本村山林水利、塘、堰、土地承办合同、协议、证书（永久）。
（2）经济结构调整总体规划、优化产业、产品的执行安排意见等文件材料（长期）。
（3）招商引资的意见书，考察论证、实施方案、选项、选址等重大经济活动文字、图纸材料（重要的永久，一般的短期）。
（4）现代农业经营、市场信息、订单、合同、契约等文字材料（重要的长期，一般的短期）。
（5）示范服务基地，种植、养殖专业户生产经营规模效益、典型事迹等文字和报表材料（重要的长期，一般的短期）。
（6）上级有关部门历年来针对本村下发的农林水、牧副渔、粮棉油等征购任务，计划指标统计报表材料（重要的长期、一般的短期）。
（7）其它有关生产经营方面的文件材料（重要的永久，一般的短期）。
（二）会计档案
1、会计财务报告（永久）；季、月份报表（5年）；会计帐簿（15年）；总帐、明细帐、现金出纳帐、银行帐（25年）；会计凭证（15年）。
2、本村经济公开、民主管理会议记录、制度等文件材料（重要的长期、一般的短期）。
3、本村财务审计违规处理文件材料（15年）。
（三）科技档案（永久）
1、产品档案。本村产品，特别是名优特产品的科研试制、品牌、注册商标、专利等文字、图纸材料（永久）。
2、科学技术研究应用档案。本村开发、引进推广等农业科研活动中形成的计划、报告、鉴定材料，包含课题立项、研究准备、研究试验总结、鉴定、成果报奖、推广应用、项目研究和管理的材料（永久）。
3、基本建设档案。本村公用建筑、水利设施、道路桥梁、涵洞等工程的计划、立项、可行性研究、勘探测绘、设计、施工、竣工中形成的文字、图表、声像和本村的总体规划、地下管网等隐蔽工程材料（永久）。
4、设备仪器档案。本村购买、制造的农业生产、水利主要设备仪器的说明书、合格证、结构图、组装图、安装运行、维护和设备管理材料（永久）。
（四）声像档案（永久）
1、各种重要录音、录像带，照片。
2、旅游景点、人文景观、历史遗址照片。
（五）实物档案（永久）
1、县以上领导人、名人的题词、留言、书画、捐赠品。
2、荣誉奖状、奖杯、奖旗、证书。
3、废止印章、重要纪念品等实物。
第十条 各类档案按下列规定进行整理
1、文书档案先区分年度，再分类别按问题进行整理。
2、会计档案按凭证、帐簿、财务报告和其他四个属类整理。
3、科技档案：产品档案按种类、科研档案按课题、基本建设档案按工程项目、设备档案按型号分别进行整理。
4、声像实物档案按载体形式分年度按问题或按问题跨年度整理。采用那一种方法，由乡镇统一确定。
第十一条 案卷质量基本要求
1、案卷应符合组卷原则，按文件材料内在联系和其它特征，区分文件材料的价值，分别组成案卷。
2、案卷题名要简明确切，标明责任者、问题、名称。
3、卷内文件排列有序并编写页号。
4、卷内文件目录填写清楚、准确。
5、案卷封面填写准确、齐全。
6、卷内备考表填写真实、清楚。
7、保管期限划分准确。
8、卷内无金属物。
9、案卷装订结实、整齐。
第十二条 各类档案按下列方法排列编目。
1、文书档案的排列与编目。卷内文件排列按时间的先后顺序排列，一份文件做到正本在前底稿在后，批复在前请示在后，正件在前附件在后。在一个全宗内的案卷排列，首先分年度，然后分保管期限，先排永久卷，后排长期、短期卷。在同一种保管期限内，按党群类、村务类、生产经营类进行排列，每一类目内，先排本级，再排上级的案卷。
2、会计档案的排列与编目。会计档案按凭证、帐簿、财务报告和其他四个属类分年度排列、编号。也可先分年度，再按属类排列、编号。采用那一种方法，由乡镇统一确定。
3、科技档案的排列与编目。科技档案分为产品、科学技术研究与推广应用、基本建设、设备仪器档案四大类。每个大类内按单个项目（即一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）的顺序排列编目。并保持其文件材料的系统和完整性，便于满足用户利用的要求。
4、声像档案的排列与编目。声像档案按照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等载体，按时间顺序进行排列，每年度各自编一个流水号。
5、实物档案。实物档案按照荣誉性实物、废止印章、题词书画、名优产品分类整理，各自按时间顺序排列，分别编一个流水号。
6、村民档案按村民小组顺序，以户为单位排列。
第十三条 行政村应编制适应档案提供利用需要的检索工具。
行政村主要编制文书档案案卷目录、会计档案目录、科技档案分类目录、声像实物档案目录、村民档案目录等。
第十四条 有条件的行政村应编写本村大事记、机构沿革、重要数字汇编、名优特产品介绍等参考资料。
第十五条 行政村应建立档案查阅登记和利用效果登记簿。每年向乡镇档案室（馆）报送查档典型事例。
第十六条 行政村档案的鉴定、销毁工作，由乡镇党政办负责人、乡镇档案室（馆）专职档案员、行政村领导、兼职档案员组成鉴定、销毁小组负责进行，对需要销毁的档案进行逐卷、逐件登记造册，报乡镇领导人审批，由两人以上监销。登记表一式两份分别归入乡镇、行政村全宗卷长期保存。
第十七条 行政村应制定档案保管、保密、借阅利用、鉴定销毁等项制度，由乡镇档案室（馆）指导制定。
第十八条 行政村对于损毁、丢失、出卖、涂改、伪造档案的违法行为应及时制止，并立即上报乡镇领导和县档案行政管理部门，以便依法查处。
第十九条 本办法由江西省档案局负责解释。
第二十条 本办法自下发之日起执行。
