江西省国家综合档案馆馆藏民国档案文件级目录数据库结构规范

1

档案馆代码

C

著录国家综合档案馆代码。

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2

档案馆名称

C

著录国家综合档案馆名称。

必填

3

档案门类代码

C

文书类档案统一著录为“WS”。

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4

全宗名称

C

著录完整规范的全宗名称。

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5

全宗号

C

著录国家综合档案馆为同级各立档单位档案全宗给定的规范化代码。按照档案实体全宗号编制规则著录。

必填

6

目录号

C

著录全宗内案卷所属目录的代码或顺序号，用1位阿拉伯数字标识。

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7

案卷号

C

著录档案所属的案卷号，用5位阿拉伯数字标识。案卷号不足五位，前面用“0”补足，如“00003”。

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8

起始页号

或件号

C

用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足。

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9

档号

C

档号构成规则为：全宗号-目录号-案卷号-起始页号或件号。

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10

年度

C

著录转换成公元纪年的档案形成年度，用4位阿拉伯数字表示。不能确定时著录“XXXX”。

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11

题名

C

按照档案文件原有题名著录。没有题名或题名不能完整表达文件内容的，应重新拟定题名。题名拟定应力求完整，准确揭示责任者、内容、文种。重拟题名用“[]”标识。题名拟写中要注意反映档案内容，直书其事，不加褒贬，“汪伪”、“日伪”政权的档案必须要加“汪伪”、“日伪”，以示区别正统政权。

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12

事由

C

按照档案文件原有事由著录，没有事由则不著录。

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13

人物

C

著录具有检索意义的人物姓名，必要时可同时著录人物的职务、出生地、工作简历等信息。不同人物信息之间用全角的“；”号隔开。

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14

责任者

C

责任者只有一个时，应直接著录，当责任者为两个或两个以上时，立档单位本身是责任者则必须著录。责任者为机关团体时，著录单位全称或规范性的通用简称；责任者为个人时著录姓名，必要时姓名后著录职务，姓名与职务间以“，”相隔。多个责任者之间以全角“；”号相隔。

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15

成文时间

C

著录转换成公元纪年的文件制成时间，由8位阿拉伯数字表示。发文著录其封发盖印时间或领导签发时间。如某文件形成时间为1936年2月18日，应著录为19360218。

当文件形成时间不全时，如缺少年度，或缺少月、日，则在此著录文件时间，缺少部分用“X”补足。如“XXXX0809”表示某年的8月9日。

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16

保管期限

C

民国档案默认保管期限为“永久”。

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17

附件题名

C

有多个附件时，应逐一著录各附件题名，附件题名之间用“；”隔开。

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18

控制标识

C

著录控制档案安全利用的分类标识。根据档案鉴定结果，著录“开放”或“控制”标识。

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19

稿本

C

依据实际情况著录为副本、草稿、定稿、手稿、草图、蓝图等，正本不必著录。

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20

政权标识

C

日（汪）伪政权档案用“#”表示。

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21

语种

C

依据实际情况著录为英语、法语、德语、满语、藏语等，汉语不必著录。

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22

档案所属历史时期

C

统一著录为“民国”。

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23

电子档案生成方式

C

统一著录为“数字化”。

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24

电子档案名

C

著录计算机存储器中唯一标识电子档案的一个字符串，由名称、扩展名二部分组成。

可采用文件级档号或其它命名规则为电子档案命名。

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25

离线存址

C

著录光盘、移动硬盘、磁带等离线备份介质的编号，多个编号之间用“；”隔开。离线备份介质编号规则按照《江西省数字档案与数据离线备份管理规范》编制。

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26

附注

C

著录各著录项需要解释和补充说明的事项。

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