浙江省最低生活保障档案管理办法

第一条  为了加强最低生活保障档案的管理，维护档案的完整与安全，更好地为最低生活保障工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》、《城市居民最低生活保障条例》、《浙江省最低生活保障办法》及国家有关档案工作的规定，结合我省最低生活保障工作实际，特制定本办法。

　　第二条  本办法所指的最低生活保障档案（以下简称低保档案）是指在最低生活保障工作过程中直接形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　第三条  低保档案是最低生活保障工作的真实记录，应纳入民政部门、乡镇人民政府（街道办事处）等相关单位的档案全宗，实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于档案的有效利用。

　　第四条  低保档案工作实行分级负责制。各市、县（市、区）民政部门、乡镇人民政府（街道办事处）、村（居）委会分别负责辖区内的低保档案工作。各级档案行政管理部门负责对低保档案工作的监督和指导。

　　第五条  各级民政部门要加强对低保档案工作的领导，建立管理责任制，并与低保工作同步开展。

　　第六条  凡是在低保工作中形成的具有查考和保存价值的公文管理类、业务数据类、低保对象类等不同内容和不同载体的文件材料都应归档。低保档案归档范围和保管期限表详见附件《浙江省低保档案归档范围和保管期限表》。

　　第七条  归档的低保档案应完整、准确，字迹工整，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。

　　第八条  低保档案由各市、县（市、区）民政部门、乡镇人民政府（街道办事处）和村（居）委会分别保管。市地民政部门负责保管低保工作中形成的综合性文件材料；县（市、区）民政部门负责保管申请表、审批表及汇总性文件材料；乡镇人民政府（街道办事处）负责保管低保工作中形成的全部文件材料；村（居）委会负责保管花名册。其中低保对象类文件材料若原件只有一份，则应由乡镇人民政府（街道办事处）负责归档，其他单位保存副本或复制件。

　　第九条  低保档案的整理

　　归类时，各单位可将低保档案单独设类，亦可归入文书档案类，作为二级类目进行管理。

　　（一）低保工作中形成的公文管理类档案的整理按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）执行。

　　（二）低保工作中形成的业务数据类档案的整理：

　　1、市、县（市、区）民政部门按年度—问题进行分类、排列装盒，并根据文件排列顺序编制盒内目录并放置备考表；

　　2、乡镇人民政府（街道办事处）应将变动及复审形成的文件材料，及时归档，按先后时间顺序排列在原有低保对象类材料之后，同时填写袋内文件目录。

　　（三）低保工作中形成的低保对象类档案的整理：

　　1、县（市、区）民政部门按年度—问题进行分类整理、同类文件按形成时间先后排列、组卷、编目；

　　2、乡镇人民政府（街道办事处）按户为保管单位进行整理，一户一袋；袋内文件材料参照《浙江省低保档案归档范围和保管期限表》规定的顺序排列编流水号，编制低保对象档案袋目录放置于每袋的首页。

　　对村（居）委会产生的低保档案的整理不作要求，可灵活执行。

　第十条  录音带、录像带、磁盘、照片等特种载体应另行分类整理编目存放，并填写相应的参见号。可参照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)、《电子文件归档与档案管理规范》(GB/T18894-2002)及《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等有关标准整理。

　　第十一条  低保工作业务部门应于次年3月底前将上一年度的低保文件材料整理完毕，将保管期限为15年以上的低保档案移交本单位综合档案室，移交时应编制档案移交清册，并按规定办理移交手续，保管期限为5年的可由业务部门自行保管。

　第十二条  低保档案保管期满应及时鉴定。鉴定应在本单位分管负责人的领导下，由业务部门和档案人员共同组成鉴定小组，按照保管期限表准确判定档案的存毁。对失去保存价值的档案，应清点核对，并编制销毁清册，经分管领导审批，到指定地点销毁。

　　第十三条  各单位要确保低保档案的完整与安全，根据档案工作的要求，采取必要的保管和保护措施，将低保档案与本单位档案一起存放。

　第十四条  将低保档案查阅、借阅制度的有关内容纳入本单位档案借阅利用制度。外单位借阅低保档案，必须凭单位介绍信，经领导批准，并办理登记后，方可借阅，并限时归还。

　　第十五条  在对档案信息实行有效保密的前提下，积极利用各种现代化技术手段，建立低保档案数据库，为统计汇总、综合调研、分析决策、查找利用等创造便捷条件。

　　第十六条  本办法适用于全省各级民政部门对低保档案的管理工作。

　　第十七条  本办法由省民政厅、省档案局负责解释。

　　第十八条  本办法自发布之日起实施。

　　附件：

浙江省低保档案归档范围和保管期限表